У конфігурації 1С "Управління виробничим підприємством для України" процес по нарахуванню та виплаті заробітної плати реалізований в управлінському та регламентованим видах обліку . У даній статті буде розглянуто управлінський вид обліку.
Кожному співробітнику в кінці місяця повинна бути нарахована і виплачена заробітна плата, яка є винагородою за виконання його трудових обов'язків.
Для нарахування заробітної плати необхідно прийняти співробітника на роботу за допомогою документа "Прийом на роботу". Для створення документа необхідно зайти в розділ "Документи / Управління персоналом / Прийом на роботу" і скористатися кнопкою "Створити".
У відкритому документі в шапці реквізит "Відповідальний" автоматично заповнюється ініціалами користувача, який створює документ.
У закладці "Працівники" вказуємо працівника, підрозділ, посада, дату прийому і графік роботи. У реквізиті "Спосіб відображення в управлінському обліку" необхідно вибрати на які статті витрат в управлінському обліку відображатимуться витрати на заробітну плату. Реквізит "Враховувати нарахування по організації" призначений для відображення регламентованої зарплати в якості управлінської.
При цьому методі нарахування вкладка "Нарахування" в документі "Прийом на роботу" не заповнюється. Всі операції з нарахування і виплати заробітної плати оформляються за допомогою бухгалтерських документів. Для того, щоб відобразити всі бухгалтерські документи в управлінському обліку необхідно створити документ "Відображення в обліку бухгалтерських розрахунків з персоналом", який розташований в розділі "Документи / Розрахунки з персоналом / Відображення в обліку бухгалтерських розрахунків з персоналом".
У закладці "Нарахування" необхідно вказати співробітника, вид розрахунку і суму окладу. Реквізит "Показники для розрахунку нарахування" заповнюється автоматично на підставі виду розрахунку.
У вигляді розрахунку задаються правила розрахунку нарахування. Щоб відкрити список усіх видів розрахунку (нарахувань) необхідно зайти в розділ "Довідники / Розрахунок зарплати / Керуючі нарахування".
У картці "Вид розрахунку" у вкладці "Розрахунки" описана формула, по якій програма прораховує нарахування. Показника для розрахунку нарахування - це показники, на підставі яких будуть вираховуватися нарахування. Список всіх показників зберігається в довіднику "Показники схем мотивації". Для того щоб створити новий показник необхідно зайти в картку "Вид розрахунку", яку можна відкрити з кадрового документа і натиснути на кнопку "Редагувати формулу розрахунку".
У вікні редактора формули, в нижній частині, розташовані всі показника для розрахунку нарахувань. Щоб додати новий показник необхідно натиснути на кнопку "Додати показник".
У самій картці показника необхідно задати найменування та налаштування. У прикладі вказані налаштування для нарахування за фіксованим окладу, який вказується в кадрових документах.
Для додавання / редагування формули розрахунку нарахувань можна використовувати показники, розташовані в нижній частині картки в підрозділі "Показники", перетягнувши їх лівою кнопкою миші в поле формули.
Для перевірки коректності формули розрахунку необхідно використовувати кнопку "Перевірити", при натискання на яку, з'явитися службове повідомлення з інформацією про те, чи правильно задана формула або в ній є помилки. У більшості випадків, помилки в формулах через зайвих прогалин в рядку з формулою.
Варто відзначити, що система забороняє змінювати формулу розрахунку нарахування, який уже записано в проведених кадрових документах. В цьому випадку в сервісну нотатку програма вкаже перелік документів, в яких задіяно це нарахування і після скасування їх проведення можна буде записати зміни формули розрахунку.
У прикладі розглянуто нарахування заробітної плати по фіксованому окладу. При вказуванні розміру окладу у вкладці "Нарахування", автоматично підтягується валюта управлінського обліку, яку користувачі задають в "Налаштуваннях параметрів обліку" при заповненні базових налаштувань ведення обліку. У ці настройки можна перейти за допомогою розділу "Сервіс / Налаштування обліку / Налаштування параметрів обліку / Вкладка валюти". Валюта управлінського обліку встановлюється на початку роботи з програмою і надалі не може бути змінена, якщо в програмі вже існують проведені документи.
При необхідності можна змінити валюту в документі "Прийом на роботу".
У вкладці "Стягнення" вказуються всі стягнення, за порушення службової дисципліни або будь-яких зобов'язань.
У підвалі документа можна вказати необхідний коментар до документа. Для нарахування заробітної плати працівнику необхідно перейти в розділ "Документи / Розрахунки з персоналом / Нарахування зарплати працівникам" і натиснути на кнопку "Створити".
У відкритому документі в шапці розташовані реквізити:
- реквізит "Підрозділ" - відображає підрозділ, за яким буде заповнюватися документ;
- реквізит "Месяц начисления" - місяць нарахування заробітної плати;
- реквізит "Відповідальний" - автоматично заповнюється ПІБ користувача, який створює документ.
Документ заповнюється вручну або автоматично. Для додавання нарахувань вручну необхідно натиснути на кнопку "Додати", яка розташована зверху табличній частині. Автоматичне заповнення реалізовано за допомогою кнопок, які розташовані на панелі інструментів документа:
- кнопка "Заповнити" призначена для заповнення табличній частини працівниками, для яких буде розрахована зарплата і утримання з відбором по підрозділу, яке зазначено в реквізиті "Підрозділ";
- кнопка "Розрахувати" - розраховує нарахування та утримання працівників;
- кнопка "Очистити" використовується для очищення даних в табличних частинах документа.
Закладці "Нарахування" заповнюється працівниками, які прийняті на роботу за допомогою документа "Прийом на роботу" (управлінський облік). Співробітники, які були прийняті за допомогою аналогічного бухгалтерського документа "Прийом на роботу в організацію" (регламентований облік) не відобразяться в табличній частині.
Реквізити "Працівник", "Підрозділ", "Нарахування", "Показники для розрахунку нарахування" і "Результат" заповнюються на підставі даних занесених в кадрові документи. Реквізити "Відпрацьовано днів" і "Відпрацьовано годин" при необхідності заповнюються користувачем вручну. При натисканні кнопки "Розрахувати" автоматично розраховуються нарахування співробітника в реквізиті "Результат". Сам розрахунок нарахувань здійснюється у валюті управлінського обліку. У розглянутому раніше прикладі, оклад працівника в кадровому документі "Прийом на роботу" вказано в гривнях, тому програма перерахувала нарахування в валюту управлінського обліку - долари.
Курс, за яким здійснюється перерахунок валют задається в спеціальному періодичному регістрі відомостей "Курси валют розрахунків з персоналом". Для того, щоб відкрити регістр необхідно зайти в розділ "Довідники / Розрахунок зарплати / Курси валют розрахунків з персоналом". Користувач може задати будь-який потрібний йому курс валюти.
Закладка "Утримання" заповнюється автоматично, на підставі даних в кадровому документі або вручну.
Закладка "Погашення позик" заповнюється на підставі даних зазначених в документі "Договір позики з працівником". Документ розташований в розділі "Документи / Розрахунок зарплати організацій / Первинні документи / Договір позики з працівником".
Договір позики - це двостороння угода, в якому перша сторона (позикодавець), надає іншій стороні (позичальникові) грошові кошти або ж будь-які інші ресурси, визначені родовими ознаками. При цьому позичальник бере на себе зобов'язання повернути позикодавцеві ту ж суму грошових коштів або рівну кількість інших ресурсів тієї ж різновиди або якості.
В даній вкладці необхідно вказати умови позики: фіксовану суму або в процентному співвідношенні, валюту, місяць, з якого будуть утримувати суми позики і період виплати позики.
Сума позики, зазначена в договорі, ділиться на число місяців, протягом яких необхідно погасити позику і перекладається в валюту управлінського обліку.
Для аналізу загальної суми нарахувань і утримань призначений розрахунковий лист, який відкривається за допомогою кнопки "Відображати розрахунковий лист за поточним співробітнику", розташованої у вкладці "Нарахування" праворуч від кнопки "Підбір".
У програмі існує можливість відобразити виплату регламентованої заробітної плати в управлінському обліку. Для цього існує документ "Відображення в обліку бухгалтерських розрахунків з персоналом", який розташований в розділі "Документи / Розрахунки з персоналом / Відображення в обліку бухгалтерських розрахунків з персоналом". Дату документа необхідно заповнювати останнім днем і годиною місяця, щоб відбилися всі виплати.
Після проведення документа необхідно перенаповнений документ "Нарахування зарплати працівникам". У розрахунковому листі в загальній сумі утримань відбилася бухгалтерська виплата на суму 1610 грн., Яка була зроблена за допомогою документа "Платіжне доручення вихідне". Проаналізувавши розрахунковий лист, видно, що працівникові нараховано заробітну плату в сумі 300 дол., В лютому були утримання за запізнення на суму 7,41 дол., Також працівник заплатив 3,09 дол. За погашення боргу. Таким чином, за вирахуванням всіх утримань і виплат підприємство має працівникові 229,87 дол.
У підвалі документа можна вказати необхідний коментар до документа.
Наступним етапом для розрахунку заробітної плати є формування розрахункової відомості, згідно з якою буде виплачуватися зарплата. В системі це реалізовано за допомогою документа "Зарплата до виплати", який розташований в розділі "Документи / Розрахунки з персоналом / Зарплата до виплати".
У шапці знаходяться три реквізиту:
- реквізит "Виплачувати" заповнюється видом виплати: зарплата або аванс;
- реквізит "Відповідальний" заповнюється ініціалами користувача, який створює документ;
- реквізит "Підрозділ" - вказується підрозділ, за яким буде заповнюватися документ.
Для ручного заповнення документа призначена кнопка "Додати", яка розташована під шапкою документа. Автоматичне заповнення здійснюється за допомогою кнопок:
- кнопка "Заповнити" заповнює табличну частину працівниками, для яких буде видана зарплата з відбором по підрозділу, яке зазначено в реквізиті "Підрозділ";
- кнопка "Розрахувати" розраховує суму заборгованості по заробітній платі перед працівником;
- кнопка "Очистити" використовується для очищення даних в табличній частині.
У кнопки "Заповнити" є дві операції:
- операція "Заповнити за характером виплати" заповнює документ даними на підставі документа "Нарахування зарплати працівникам" (якщо документа нарахування немає, відомість не заповниться);
- операція "Списком працівників" призначена для заповнення відомості в разі, якщо документ нарахувань ще не створений. Наприклад, для виплати заборгованості по заробітній платі за минулий місяць.
У табличній частині документа "Зарплата до виплати" розташовані співробітники і суми виплат. При необхідності суму виплат можна відредагувати. Для виплати заробітної плати необхідно створити документ "Видатковий касовий ордер" з документа "Зарплата до виплати" за допомогою кнопки "Ввести на підставі".
Після проведення видаткових платіжних документів на підставі документа "Зарплата до виплати", програма автоматично заборонить редагувати відомість. Щоб відредагувати документ слід скасувати проведення всіх платіжних документів, підв'язаних до відомості.
У самому витратному документі всі дані заповняться автоматично.
Звіти по заробітній платі.
Для аналізу і перевірки розрахунків по заробітній платі існують звіти, які розташовані в розділі "Звіти / Розрахунок зарплати":
Звіти по заробітній платі: "Розрахункові листки", "Розрахункова відомість", "Аналіз нарахувань працівникам", "Звід нарахувань". Звіт "Розрахункова відомість" дозволяє детально проаналізувати всі нарахування, утримання та виплати. Всі суми відображаються у валюті управлінського обліку. За даними звіту видно, що нарахована зарплата працівникові на суму 300 дол., Утримано суму за запізнення 7,41 дол., Також на суму 3,09 дол. Був погашений борг за договором позики. За допомогою документа "Відображення в обліку бухгалтерських розрахунків з персоналом" відображена виплата зарплати за регламентованим обліку на суму 59,63 дол. Виплата зарплати з управлінського обліку на суму 289,5 дол. Відображена документом "Видатковий касовий ордер".
Щоб дізнатися яким саме документом сформовані суми, необхідно подвійним клацанням мишки натиснути по сумі, яку потрібно розшифрувати. Зі списку операцій вибрати операцію "Розшифрувати" і у вікні, вибрати поле "Документ".
Таким чином, користувач може переглянути, якими саме документами формуються суми.
За даними звіту можна зробити висновки, що заборгованість перед працівником повністю погашена.
Матеріал наданий компанією 1С - Раруc Дніпропетровськ
