Адміністратор офісу: обов'язки і тенденції розвитку професії

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Чим адміністратор офісу відрізняється від секретаря і офіс-менеджера?
3. Від офіс-менеджера до адміністратора проектів: тенденції професії
4. На адміністративних працівників все частіше покладають традиційні обов'язки адміністратора проектів:
5. Посадова інструкція адміністратора офісу
6. Посадові обов'язки адміністратора офісу
7. Підготовка офісу до робочого дня
8. Складання кошторисів на забезпечення офісу всім необхідним для роботи
9. Підтримка чистоти і порядку
10. Контакти з експлуатаційними службами
11. диспетчеризація транспорту
12. організація діловодства
13. обслуговування відвідувачів
14. Управління офісним персоналом
15. внутрішній контроль

Адміністратор офісу - управлінська посаду, включена до штатного розпису багатьох великих компаній. Дізнайтеся, як він впливає на роботу офісу, чим відрізняється від рядового секретаря і що входить в коло його обов'язків.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Одна з головних тенденцій сучасного діловодства - зростаючі темпи автоматизації. Сучасні технології дозволяють значно спростити роботу секретаря. Багато рутинні і навіть інтелектуальні функції тепер можна здійснювати за допомогою комп'ютерних технологій. Єдине, що поки не навчилися робити машини - активно брати участь в управлінні бізнесом. Поки що великим компаніям не обійтися без адміністратора офісу, який координує їх роботу і створює для неї оптимальні умови.

Чим адміністратор офісу відрізняється від секретаря і офіс-менеджера?

Подібна посаду з'явилася у вітчизняному бізнесі порівняно недавно. Її введення стало вимушеним заходом для успішного функціонування більшості великих компаній. Як правило, при відкритті вакансії адміністратора офісу вказують ті ж вимоги, що і до претендентів на посаду офіс-менеджера або секретаря керівника :

• наявність досвіду адміністративно-господарської роботи і навичок управління персоналом;
• додаткову освіту в області менеджменту;
• знання офісної оргтехніки;
• Знання іноземних мов;
• розуміння специфіки діяльності компанії;
• навички ділової комунікації та знання бізнес-етикету;
• пунктуальність, працездатність, стресостійкість;

Відмінності між цими двома професіями все ж є. Адміністратор офісу частіше виступає в ролі менеджера, тобто він керує адміністративним підрозділом організації. Коло його повноважень значно ширше, як і перелік обов'язків. Він включає ряд управлінських і навіть контрольних функцій. На цього співробітника, як і на офіс-менеджера, можуть бути покладені господарські функції, але вони не є пріоритетними.

Від офіс-менеджера до адміністратора проектів: тенденції професії

В даний час в адміністративній діяльності офісних працівників намітилися прогресивні тенденції . З допоміжних функцій вона поступово переходить в розряд управлінської діяльності.

Довідка

На адміністративних працівників все частіше покладають традиційні обов'язки адміністратора проектів:

1. Планування та реалізацію конкретних проектів;
2. Участь в діяльності різних комітетів комісій, створюваних для вирішення стратегічних питань компанії;
3. Підготовку та проведення презентацій ;

Адміністратор проектів - це співробітник, який відповідає за ведення документації, підтримка діяльності керівника проекту, в частині планування та контролю робіт, забезпечення учасників, необхідної для успішного виконання робіт інформацією. Багато управляючих в великих організаціях знаходяться в центрі перетину потоків інформації і здійснюють оперативну інформаційну підтримку керівника і працівників компанії.

Посадова інструкція адміністратора офісу

Основним локальним нормативним документом, що регулює роботу адміністратора офісу, є посадова інструкція. Вона чітко визначає його посадові обов'язки, права і зону відповідальності. Крім того, в даному документа прописують вимоги до кандидата стосовно рівня освіти і професійних навичок.

У багатьох компаніях посадову інструкцію розробляють на основі існуючої інструкції секретаря та офіс-менеджера, додаючи в неї додаткові положення , Що описують адміністративні функції даного працівника. Істотна відмінність керівника полягає в тому, що він має низку керівних повноважень: управляє офісними працівниками, діловодством і матеріально-технічним забезпеченням.

Посадові обов'язки адміністратора офісу

Обов'язки адміністратора офісу регламентує посадова інструкція. Як правило, він має широкий спектр повноважень і виконує функції організаційно-контролюючого фахівця. У багатьох організаціях в одній посаді об'єднують функціонал секретаря, завгоспа та керуючого. У великих компаніях цей фахівець перетворюється в керівника, в підпорядкуванні якого знаходяться: секретаріат, кур'єри, діловоди, обслуговуючий персонал.

Пропонуємо короткий чек-лист обов'язків адміністратора офісу, які можуть бути включені в його посадову інструкцію:

Підготовка офісу до робочого дня

Рутинні справи адміністратора офісу починаються з підготовки офісу до нового дня. Приїжджаючи на роботу, він деактивує охоронну систему, підключає оргтехніку, перевіряє наявність необхідних витратних матеріалів та канцтоварів. Потім йому необхідно проаналізувати список відвідувачів і підготуватися до їх зустрічі: перевірити стан приймальні, переконатися наявності рекламних та інших матеріалів, підготувати переговорні і конференц-зали.

Читайте також:

Складання кошторисів на забезпечення офісу всім необхідним для роботи

Завдання адміністратора офісу - розрахувати потреби компанії в канцтоварах витратних матеріалах, зробити їх закупівлю і врахувати витрата.

Це можуть бути як періодичні, так і разові потреби, інформацію про яких можна отримати трьома способами:

За ситуації (купівля канцтоварів без урахування їх витрачання);

За заявками (потреби визначаються шляхом збору заявок);

Системний (враховуються не тільки запити персоналу, а й фактичний стан справ);

Підтримка чистоти і порядку

Адміністратор офісу - це співробітник, в чиї посадові обов'язки входить укладання та переукладання договорів з клінінговими компаніями, координація роботи обслуговуючого персоналу. Він повинен розглянути пропозиції, узгодити вибір компанії з керівництвом, підготувати необхідну для укладення договору документацію. Керуючий повинен підібрати доцільну періодичність прибирання, обумовити її час і тривалість.

Контакти з експлуатаційними службами

Нерідко одним з обов'язків, прописаних в посадовій інструкції адміністратора офісу, є встановлення контактів з експлуатаційними та комунальними службами. Від нього залежить ресурсозабезпечення приміщень, своєчасне проведення ремонтних робіт, підбір оптимальних постачальників послуг зв'язку . Він відповідає за відповідність стану приміщення правилам і нормам виробничої санітарії та протипожежного захисту.

диспетчеризація транспорту

Якщо в організації є диспетчерська і кур'єрська служба , Транспортний відділ, їх часто передають у відання адміністратора офісу. У деяких компаніях співробітник, котрий обіймає цю посаду, відповідає за оперативну передачу інформації, оптимізацію маршрутів, моніторинг стану і розподіл завантаження, тобто частково виконує обов'язки логіста.

Довідка

організація діловодства

До зони відповідальності досвідченого керівника нерідко відносять і організацію діловодства, тобто створення оптимальних умов для руху, пошуку і зберігання документів. На відміну від секретаря, він не просто займається прийомом вхідних дзвінків і управлінням вихідними викликами. Він систематизує, реєструє, веде контроль виконання офіційної документації.

Адміністратор офісу постійно співпрацює зі службою діловодства, а в деяких випадках навіть є її керівником.

обслуговування відвідувачів

У посадові обов'язки адміністратора офісу часто входить обслуговування відвідувачів. Він відповідає за те, щоб домовитися з відвідувачами про час візиту, вписати зустрічі в графік керівника , Прийняти всіх, хто прийде, організувати прийом відповідно до вказівок керівництва.

Управління офісним персоналом

У адміністратора офісу існує ряд обов'язків, пов'язаних з управлінням персоналу, що знаходиться в його підпорядкуванні. Він займається підбором і розстановкою фахівців секретаріату, планує стратегію і тактику роботи, вибудовує організаційну структуру. Керуючий повинен володіти методами мотивації персоналу, знати методи підвищення продуктивності, бути зразком професійної етики

внутрішній контроль

Адміністратор офісу не тільки приймає ряд важливих управлінських рішень, а й стежить за їх виконанням. В його обов'язки входить введення і забезпечення трудового розпорядку, а також дотримання корпоративних норм спілкування. Він контролює культуру мови підлеглих при спілкуванні з відвідувачами, дотримання дрес-коду , Дотримання правил бізнес-етикету.

Читайте також: