Поради підприємцям-початківцям: як все встигнути Христина Коновалова https://cdn.segodnya.ua/img/article/11039/83_main_new.1515424600.jpg https://cdn.segodnya.ua/img/article/11039/83_tn.1515424600. jpg 2018-01-13T07: 14: 27 + 02: 00 Бізнес На думку експертів, щоб встигати жити якісно, підприємцям потрібно навчитися планувати графік справ
План повноцінної тижні керівника заповнений різноманітними заходами: нарадами з командою, вирішенням поточних питань, стратегічним плануванням. Однак, крім робочих питань, важливо приділити увагу спорту, особистісному розвитку, сім'ї та друзям. Щоб встигати жити якісно, підприємцям потрібно навчитися планувати графік справ. Як це зробити правильно, розповідає автор програми навчання для особистих помічників Smart Assistant Петро Синегуб.
Перше, що необхідно зробити, - навчитися користуватися онлайн-календарем, каже експерт. "Планування в блокнотах від руки має безліч недоліків: легко заплутатися і щось упустити, неможливо переносити завдання. Тому краще використовувати для планування онлайн-календарі. Це спрощує складання переліку завдань", - говорить Синегуб. Безліч таких календарів, причому безкоштовних, можна викачати і для Android, і для iPhone.
За його словами, почати ведення календаря краще з чітких правил, щоб швидко і відразу організувати цей процес. Спочатку потрібно вносити робочі питання в певній послідовності. Це повинні бути повторювані завдання: розбір кореспонденції, навчання, тренування, обід, регулярні наради. Після них можна вставляти одноразові заходи з чітким часом: зустрічі, переговори, наради. А всі інші завдання бажано планувати за термінами або за пріоритетом.
"Пріоритет завдань визначає інструмент під назвою матриця Ейзенхауера. Вона ділить всі завдання на чотири групи: важливі і термінові; важливі, але не термінові; термінові, але не важливі; нетермінові й неважливі. Щоб не заплутатися, слід виписати всі свої завдання і тільки тоді виділити їх пріоритети. Також важливо враховувати терміни завдань: чим ближче дедлайн, тим більше термінової стає завдання. Тому пріоритетність завдань постійно треба відстежувати ", - зазначає Синегуб.
При цьому в плануванні робочого графіка раз і назавжди доведеться змиритися з мінливістю: "Кожен керівник розуміє, що спланувати щопівгодини свого життя на місяць вперед неможливо. Завжди з'являються непередбачені справи, які відсувають заплановане на другий план. Тому краще не розташовувати завдання впритул один до одного і кожен день планувати час на термінові завдання. Це може бути навіть одну годину на день, але його важливо "прошити" в календарі, щоб потім не зрушувати завдання і не порушувати терміни ", - зазначає Синегуб.
ЗВИЧКИ
щоб планування працювало без збоїв , Важливо запам'ятати ще кілька корисних правил. Так, варто планувати новий день з вечора, а вранці перевіряти актуальність справ на сьогодні. Треба прописувати максимум інформації по кожній події: назва, учасників, місце, питання на розгляд. Не завадить згрупувати звичні справи і виділити кожну групу своїм кольором: наради, переговори, навчання, особисті зустрічі. Це допомагає візуально розуміти завантаження. Добре займати час в дорозі чимось корисним: розбором документів, робочими дзвінками.
"Якщо керівник управляє авто, можна планувати прослуховування аудіокниг або телефонні дзвінки по гарнітурі", - уточнює Синегуб.
До речі, планування графіка на день можна делегувати особистого асистента.
Читайте найважливіші та найцікавіші новини в нашому Telegram
Підписуйтесь на нашу розсилку