Автоматично з Дт-Кт № 25 (19.6.2006)
Вікно у світ «1С»
Увага! архівна публікація
Ця сторінка містить давню архівну публікацію бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит", яка в даний час, цілком можливо, втратила актуальність і може не відповідати чинним нормам бухгалтерського і податкового обліку.
Для роботи з актуальними матеріалами журналу перейдіть до ONLINE.dtkt.ua
або виберіть потрібний вам розділ ДК-порталу у верхньому рядку навігації.
Давно відійшли в минуле часи, коли комп'ютер був дивиною, що заміняв деяким друкарську машинку. Однак ще далеко не всі оцінили по достоїнству той обсяг можливостей, які надають сучасні інформаційні технології, в тому числі для аптечних установ.
Виявлення дефектури, вибір постачальника, формування замовлення, надходження і передпродажна підготовка товару, ведення серійного обліку, управління запасами, оптимальне переміщення товару в межах однієї аптечної мережі, відпуск препаратів споживачам - кожне з цих дій є досить складний бізнес-процес. Крім того, ці процеси в аптеці тісно взаємопов'язані і відбуваються практично одночасно. Комп'ютерні програми, що дозволяють їх автоматизувати, надають аптечним установам ряд переваг.
Система «АНР-Аптека» (Асоціація незалежних розробників, м.Київ) призначена для автоматизації обліку товарообігу на підприємствах роздрібної торгівлі медичними препаратами (в аптеках, аптечних пунктах, аптечних кіосках) як в окремо взятій аптеці, так і в мережі аптек.
Оборотність товару - запорука прибутковості
Основні облікові операції для будь-якого комерційного підприємства - надходження та витрачання товарів. Для аптечного бізнесу головна умова успішної автоматизації - підтримка єдиного партійного обліку в межах всієї торгової мережі. Саме це дозволяє забезпечити гнучке ціноутворення та знижки (враховуючи постачальників, умови поставки, групи товарів, сезонність і т. Д.), Контроль бракованих серій, облік сертифікатів якості та безліч інших не менш значущих функцій.
Основна бізнес-завдання для аптеки, як і для будь-якого торгового підприємства, - отримання прибутку і збільшення оборотності товару. Як вирішені ці завдання в даній конфігурації? Процес реалізації товару починається з моменту надходження на склад торгового підприємства. Програма «АНР-Аптека» дозволяє швидко здійснити це. Коли товар приходить, електронна накладна, яка надходить в базу програми, оприбутковується і розцінюється майже миттєво, за пару секунд. І це при тому, що прибуткова накладна може містити сотні товарних позицій.
Успішно вирішена в даному програмному продукті і проблема ціноутворення, особливо з огляду на наявність тисяч товарних позицій, що реалізуються в аптеці. Для цього в ньому існує спеціальний модуль, що забезпечує автоматичне ціноутворення. Попередньо в довідники вноситься інформація про постачальників, місцезнаходження аптеки, групах товарів і цінових групах, прайс-листах виробників товарів, умови поставки (передоплата, відстрочення та т. П.), Акційні товари. Потім при формуванні видаткової накладної ціна на будь-який вид товару формується автоматично. До речі, видаткові накладні з центрального складу на аптеки теж створюються автоматично. Аптеці досить скинути заявку, і на центральному складі вона буде отримана натисненням однієї клавіші.
Для забезпечення торгівлі за дисконтними картками разом з модулем «Роздрібна торгівля» з конфігурацією «АНР-Аптека» можна встановити модуль «Дисконт». Він дозволить вести облік категорій покупців, які мають накопичувальними знижками за допомогою дисконтної карти. Система зберігає всю облікову інформацію за кожною виданою дисконтною карткою, кількість звернень і загальну суму покупок за нею. Номер дисконтної карти зберігається разом з інформацією про покупку. Передбачено отримання різноманітних звітів про продажі за дисконтними картками. Програма дозволяє встановлювати відсоток знижки не тільки від суми покупок і категорії картки, але і від того, який відсоток торгової націнки сформований на товар.
Реалізація без пересортиці
Нерідко в програмі, що автоматизує облік в аптеці, пошук проводиться тільки по найменуванню або штрих-коду виробника. Користувачам таких програм не вдасться вести серійний облік медикаментів. Це відбувається з тієї причини, що в реальному житті продавець в аптеці, взявши упаковку товару, зверне увагу тільки на найменування та ціну, але не на серію. Як відомо, це призводить до пересортиці зі всіма витікаючими наслідками - неможливістю контролю терміну придатності, бракованих серій і т. Д.
В аптеці можна проконтролювати термін придатності препаратів і виявити браковані серіі1. Проблема пересортиці для цих установ дуже важлива, і особливо актуальна пересортиця товарів за серіями. Це викликано тим, що обробка в програмі штрих-коду виробника проблему не вирішує, тому що в ньому серія не вказується. У програмі «АНР-Аптека» існує можливість використовувати так зване внутрішнє штрих-кодування - автоматичне генерування унікального коду для кожної партії товару. Це дозволяє уникнути пересортиці не тільки по найменуванню товару, а й по серії. Таким чином, при використанні програми можна в принципі ліквідувати проблему пересортиці в аптеці.
Автоматизація обліку в аптеці допомагає зробити обслуговування клієнтів швидким та якісним. Цьому сприяє використання в програмі спеціальних штрих-кодів і можливість швидкого пошуку аналога-замінника медикаменту. Використовується зручний інтерфейс, що дозволяє натисканням однієї кнопки «Аналог» миттєво знайти замінник медикаменту, який відсутній в даний момент або показання до застосування якого не підходять. Більш того, по конкретному препарату можна швидко знайти протипоказання до його застосування, а також інструкцію, яка виводиться на екран монітора і при необхідності роздруковується.
Але і це ще не все. У «АНР-Аптека» дано оперативну відповідь новим тенденціям в торгівлі, зокрема через Інтернет. Тут реалізована система автоматизованої доставки товару. Заявка, сформована в інтернет-аптеці або по телефону, оформляється в програмі, де автоматично формуються супровідні документи для кур'єра. Після виконання послуги з доставки облік таких продажів ведеться в програмі із зазначенням особливого статусу конкретної продажу. Це забезпечить подальшу аналітику в управлінському обліку.
Ще одна корисна особливість «АНР-Аптека» - взаємодія зі страховими компаніями, що надають своїм клієнтам право купувати препарати в аптеці на підставі поліса. Як це відбувається? Страхова компанія направляє аптеці електронне вимога на медикаменти, які необхідні для лікування її клієнта і які вона готова оплатити. При оформленні чека продавець аптеки в програмі вказує, до якої страхової компанії відноситься чек, і розцінка медикаментів йде вже з урахуванням домовленостей з даною страховою компанією, зафіксованих в програмі. Залишається тільки виставити консолідований рахунок страхової компанії по всьому її клієнтам за певний період часу (як правило, раз на місяць) і відправити його по електронній пошті.
точка замовлення
Безоплатна передача ОЗ діяльності аптеки набуває особливого значення. Зараз вже недостатньо тільки знати свої залишки. Необхідно якісно управляти товарними запасами, тобто визначати затоваріваемость, оптимальне замовлення, контроль наявності обов'язкового асортименту і т. Д. Недолік товарів на складі або їх повна відсутність позначається не тільки на фінансових показниках, але може стати негативним соціальним чинником. Саме тому ця проблема була уважно вивчена і успішно вирішена в даній конфігурації.
Потреба аптеки формується в програмі виходячи з поточних залишків за період. Для цього в ній використовується АВС-аналіз, XYZ-аналіз, а також враховуються зовнішні фактори (реклама медикаментів, небезпека епідемії і т. П.). Всі товари поділені на групи за критеріями реалізації (А, В, С, D) і за ступенем прогнозованості (X, Y, Z). Для кожної групи вказується в днях точка замовлення (момент, починаючи з якого виникає необхідність замовити товар). Програма автоматично відстежує залишки на складі і видає рекомендацію, коли слід замовити товар і в якій кількості.
Ця функція реалізується і для корпоративного обліку. Потреба в товарах для кожної окремої аптеки може консолідуватися в центральному офісі. При цьому недолік товарів на периферійних точках частково покривається залишками на центральному складі. Якщо і цих ресурсів недостатньо, програма дасть рекомендацію оформити замовлення на відсутні товари від постачальників. Кількість товару, що замовляється автоматично визначається виходячи з планованого обороту товару. Для кожної групи товару цей показник вказується в певному полі довідника.
Програма дозволяє автоматизувати корпоративні мережі з розподіленими центрами відповідальності. Тобто будь-яка аптека, перебуваючи в складі більшої структури, може формувати будь-які документи і проводити будь-які господарські операції, не порушуючи цілісності інформаційної бази об'єднання. Це забезпечує простоту консолідації даних при будь-якому структурному побудові (об'єднання, холдинг і т. П.).
Робота з інформацією від постачальників теж максимально автоматизована. Зокрема, є можливість імпортувати їх прайс-листи. Важливо підкреслити, що при цьому враховуються додаткові умови поставки. В результаті чого формується реальний прайс-лист з індивідуальними умовами для конкретної аптеки з перерахованими цінами на товари, що поставляються.
У програмі реалізована також функція Автозамовлення, що забезпечує автоматизований вибір кращої пропозиції постачальників. Для цього аналізуються рентабельність підприємства-постачальника, його рейтинг для конкретної аптеки, ціна на товари, що пропонуються, мінімальна сума замовлення і т. Д. В результаті програма автоматично генерує чернетку замовлення по конкретному постачальнику, який направляється йому для узгодження. Отримана від постачальника інформація про відмову фіксується в програмі, і відкоригований чернетку замовлення перекладається в статус «чистовик», на підставі якого і відбувається контроль виконання замовлення. Залишається тільки відправити автоматично створену електронну прибуткову накладну.
Облік і звітність
У «АНР-Аптека», крім базового комплекту регламентованих звітів, які є обов'язковими для всіх аптек, є широкий вибір звітів, що настроюються, дозволяють робити аналітичні зрізи за різними критеріями. Для комунальних аптек програма дозволяє отримувати звіти, необхідні для здачі в АТ «Фармація» (реєстр пільгових і безкоштовних рецептів - форма №4, звіт по групам населення та категоріям захворювань - форма №6, звіт по відпущеним медпрепаратів за пільговими та безоплатними рецептами - форма №2 та форма №3). Всі звіти формуються за будь-який період з можливістю експорту в MS Excel. Всі друковані форми звітів представлені українською мовою.
Вивантажуються дані в будь-яку бухгалтерську програму за умови підтримки цієї функції бухпрограммой. Для цього в «АНР-Аптека» існує функція «Експорт даних», що забезпечує їх вивантаження за певний період часу. Досить натиснути одну кнопку, щоб всі необхідні для обліку дані були вивантажені. В результаті бухгалтер отримає готові первинні документи з уже сформованими бухгалтерськими проводками, що виключає необхідність окремо проводити їх в бухгалтерській програмі.
У «АНР-Аптека» автоматизований і процес поповнення бази даних відомої всім довідкової служби «067», яка отримує інформацію з аптек про наявність медикаментів в торговій мережі. Налаштуваннями можна встановити періодичність відправки даних в інформаційну службу про наявність в аптеці медикаментів (наприклад, один раз в день), і програма відправить Excel-файл з прейскурантом цін.
1 Браковані серії - препарати, які вилучаються з реалізації або реалізація яких припиняється за вказівкою спеціального органу з контролю якості препаратів при МОЗ.
Налаштуйся на страхування за допомогою налаштування «Страхування» ( «Акцент»)
Чи не «1С» ОМ єдиним
В останні роки особливого значення набуває страхування у пенсійному забезпеченні, медицині, туризмі. Попит на послуги страхування швидко зростає. Щоб витримати сильну конкуренцію на ринку цих послуг, утримати клієнтів, без ефективної автоматизації ...
Тематичний посторінковий перелік публікацій за 1-й квартал 2012-го року
№ 13 (26.3.2012) :: Вікно у світ «1С»
Тематичний посторінковий перелік публікацій випусків поліграфічного видання бухгалтерського тижневика «Дебет-Кредит» (розділ «Автоматично з« Дт-Кт ») за 1-й квартал 2012-го року ...
Весняні жнива бухгалтера
№ 11 (12.3.2012) :: Вікно у світ «1С»
Закриття періоду в сільському господарстві ...
Як це відбувається?