Комп'ютеризація та автоматизація сьогодні займають провідне місце в усіх видах діяльності підприємств та установ. З розвитком технологій поліпшується і спрощується ведення бухгалтерії, відбувається перехід від паперової документації до документації на комп'ютері. Поліпшити будь-який процес як виробничий так і невиробничий (наприклад, бухгалтерську діяльність) неможливо без застосування нових інформаційних та комп'ютерних технологій.
Є багато факторів, які показують необхідність автоматизації бухгалтерського обліку. Одні з найбільш вагомих факторів є:
- Безліч паперової документації, яка займає багато місця, і часу на пошук потрібної інформації;
- Внесення великого обсягу інформації в базу даних;
- Написання звітів (в електронній формі набагато простіше, адже є певні трафарети і шаблони написання) необхідні для надання їх в державних органах та ін .. підприємствах, які є партнерами;
- Виконання різних операцій, які на комп'ютері виконують спеціальні програми, достатньо лише занести дані і розрахунки будуть готові через пару секунд.
Бухгалтерський облік включає в себе багато різних операцій, він охоплює всі сфери діяльності і веде контроль над операціями, що відбуваються на підприємстві і що стосуються введення інформації, фінансових операцій, видачі даних і складання звітності. Саме тому бухгалтерський облік повинен бути автоматизований для його ефективної і кращої роботи, а це в свою чергу поліпшить і прискорить роботу всього підприємства. Бухгалтерський облік також стосується і фінансових справ підприємства і зарплати робітників , Тому дуже важливо, щоб вся інформація про справи підприємства була оформлена і згрупована правильно для можливості отримання тієї інформації, яка потрібна в даний момент.
Завдяки введенню автоматизації можна вирішити багато проблем, і поліпшити роботу бухгалтерії. Наприклад, можна скоротити час на виконання розрахунків та інших завдань, прискорить роботу співробітників, збільшити продуктивність і допомогти уникнути помилок як при розрахунках так і при передачі даних, адже часто працівники помиляються при виконанні розрахунків вручну, або можуть ненавмисно або спеціально вносити неправдиву інформацію. Достовірна інформація є першою запорукою успіху підприємства.
Не менш важливим є надійність системи, що означає її постійне обслуговування і робота без перебоїв і помилок.
Захист інформації від сторонніх користувачів які можуть скористатися нею для власної вигоди. Інформація повинна бути захищена від проникнення сторонніх. У певний момент часу потрібно мати можливість змінити інформацію згідно умов, що змінилися. Адже інформація змінюється постійно і дуже швидко, тому доступ до неї повинні мати уповноважені на це робочі, щоб внести зміни в потрібний момент.
Звичайно, переходячи на автоматизовану бухгалтерську систему потрібно враховувати всі особливості конкретного підприємства і на основі цього впроваджувати автоматизацію, спираючись на процеси і діяльність, виконувану цим підприємством. Перед тим як робити автоматизацію потрібно правильно оцінити необхідність змін і звичайно підготувати до цього персонал підприємства, і якщо потрібно, то провести перепідготовку кадрів.
У функціональному аспекті бухгалтерські системи повинні, принаймні, безпомилково робити арифметичні розрахунки; забезпечувати підготовку, заповнення, перевірку і роздруківку первинних і звітних документів довільної форми; здійснювати безпомилковий перенесення даних з однієї друкованої форми в іншу; робити нагромадження підсумків і числення відсотків довільного ступеня складності; забезпечувати звертання до даних і звітів за минулі періоди.
Автоматизація відбувається за допомогою введення нової інформаційної системи, але перед цим потрібно провести підготовку до автоматизації без якої не може бути ефективною автоматизації. Така підготовка складається з п'яти етапів:
- Оптимізація (проведення аналізу стану підприємства і пошук проблем і процесів вимагають зміни);
- Вибір масштабу автоматизації (це стосується того наскільки велике саме підприємство, в маленькому підприємстві легко провести повну автоматизацію, а на великому не можна проводити відразу повну автоматизацію, тільки частинами);
- Вибір мети (потрібно чітко визначати що саме очікується від автоматизації по її закінченні, тобто поставити певну мету, яку потрібно досягти). Постановка завдання полягає в тому, що фіксується конкретний перелік всіх документів і регістрів, необхідних на підприємстві, які повинен видавати Автоматизовані бухгалтерський облік, вимоги до них .;
- Вибір програмного засобу (потрібно вибрати саме ту систему, яка підходить конкретному підприємству і буде максимально відповідати його процесам);
- Технічні питання (вибір комп'ютера).
Провівши попередню підготовку можна починати сам процес автоматизації бухгалтерського обліку.
Отже, автоматизація бухгалтерського обліку дуже важливий процес на сьогодні, переклад паперової бухгалтерії на комп'ютер дає можливість поліпшити якість, ефективність і продуктивність роботи бухгалтерії і всього підприємства. З кожним роком системи удосконалюються і покращуються і все це заради ефективного функціонування, тому потрібно просто визначити проблеми, які є і сформулювати мету для вибору потрібної автоматизованої системи.
Інші матеріали по темі:
перенос , заповнення , автоматизація бухгалтерського обліку , вручну , розрахунки , автоматизація , розрахунок , переклад , працівники , ефективність , вимоги , пошук , обслуговування , контроль , зміни , персонал , комп'ютер , бухгалтерський облік , інформація , діяльність , проблеми , особливості , програма , облік , підприємство , документ , роботи , час
Статті з розділу: бухгалтеру
Інші статті по темі:
Що краще Парус або 1С Бухгалтерія?
Як вибрати програмне забезпечення для автоматизації управлінського обліку?
Чим складніша робота бухгалтера?
Бухгалтерський облік за міжнародними стандартами
Що краще вибрати бухгалтера або бухгалтерської компанію?
Нас знаходять: необхідність комп'ютеризації бухгалтерського, Комп'ютерні інформаційні технології в бухгалтерському обліку, в чому полягає комп'ютеризація бухгалтерського обліку, Бухгалтерський облік на комп'ютері робоча програма, ефективність комп'ютеризації в бухгалтерському обліку, облік ноутбук в бухгалтерії, облік на папері або на комп'ютері, Облік комп'ютерів, облік комп'ютера в бухгалтерському обліку, удосконалити автоматизацію бухгалтерського обліку мета
Як вибрати програмне забезпечення для автоматизації управлінського обліку?Чим складніша робота бухгалтера?