- Порядок і терміни зберігання бухгалтерських документів
- Де краще зберігати бухгалтерські документи
- Процедура знищення: позбавляємося від непотрібних документів
- Штрафи за неправильне зберігання і неподання бухгалтерських документів
джерело: «Деліс Архів»
Вам довірили архів бухгалтерських документів? Це хороший знак. Тільки відповідального співробітника керівництво може доручити роботу з великим масивом документів, в якому відображена вся фінансова життя компанії. Як розібратися з усім цим скарбом по букві закону і не накликати на себе немилість з боку податкових інспекторів і інших непрошених гостей?
Порядок і терміни зберігання бухгалтерських документів
За підрахунками фахівців, більшу частину документів компанії складають бухгалтерські документи - на них припадає до 80 відсотків всього документообігу. І саме вони є найнебезпечнішою зоною ризику для керівництва та інших відповідальних осіб, коли на порозі з'являються представники контролюючих органів. Для того щоб візити таких гостей обходилися без зайвої паніки, слід навести порядок в архіві і підкріпити свою впевненість знанням основних законів, що стосуються питань зберігання бухгалтерських документів.
Загальний порядок зберігання документів (включаючи бухгалтерські) встановлено архівних законодавством. Зокрема, мова йде про три основних нормативних актах: Федеральному законі від 22.10.2004 р № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації», Основних правилах роботи архівів організації, схвалених рішенням Росархіву від 06.02.2002 р та Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженому Наказом Міністерства культури РФ від 25 серпня 2010 року № 558.
З 1 січня 2013 року в силу вступив новий закон «Про бухгалтерський облік», в якому встановлено, що первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку, бухгалтерська (фінансова) звітність повинні зберігатися не менше п'яти років після звітного року (ст. 29). Аналогічна вимога міститься в Положенні ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в РФ, затвердженому Наказом Мінфіну Росії від 29 липня 1998 № 34н (п. 98).
Відповідно до Податкового кодексу РФ, дані бухгалтерського і податкового обліку, а також документи, необхідні для обчислення і сплати податків, підлягають зберіганню в архіві не менше чотирьох років. Це стосується як юридичних осіб, так і індивідуальних підприємців в тому випадку, якщо інше не передбачено законодавством.
Крім того, до цих пір діє документ, прийнятий наказом Мінфіну СРСР в 1983 році, - Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку, згідно з яким терміни зберігання документів повинні визначатися відповідно до переліку типових документів (п. 6.5).
На даний момент в архівній практиці в основному використовується зазначений вище Перелік типових управлінських архівних документів 2010 року. Він являє собою упорядкований список документів зі строками їх зберігання. Зокрема, розділ 4 «Облік і звітність» містить два підрозділи: 4.1. «Бухгалтерський облік і звітність» та 4.2. «Статистичний облік і звітність».
Для автоматичного визначення термінів зберігання бухгалтерських документів в режимі онлайн існує спеціалізований безкоштовний сервіс «Архівіст Онлайн». З його допомогою навіть новачок може визначити терміни зберігання бухгалтерських документів по трьом списками. Це в значній мірі прискорює процес пошуку потрібної статті переліку, але не скасовує необхідність загального ознайомлення з правилами користування документа.
Особливо слід відзначити, що зберігати потрібно не тільки паперові, але й електронні документи, оскільки, відповідно до закону «Про архівну справу», до архівних документів відносяться будь-які документи безвідносно до носія інформації (ст. 5). Більш того, на протязі не менше п'яти років необхідно забезпечувати збереження коштів, службовців для відтворення електронних документів і перевірки дійсності електронного підпису.
Наостанок зазначимо, що початком терміну зберігання документів вважається 1 січня року, наступного за роком, в якому вони були складені або прийняті до обліку. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, складених в 2013 р, починається з 1 січня 2014 р
Де краще зберігати бухгалтерські документи
Перший спосіб зберегти документи- організувати власний архів. Таке право закріплено за організаціями в законі «Про архівну справу». При цьому потрібно пам'ятати, що він висуває суворі вимоги до створення архівосховища, виконати які під силу не кожній фірмі.
Обов'язковою умовою для організації архіву є наявність окремого приміщення, обладнаного системами пожежогасіння, вентиляції та безпеки. Для уникнення передчасного вицвітання документів в сховище повинні бути встановлені спеціальні полиці або стелажі, а вікна мати штори або жалюзі. З метою запобігти спробам несанкціонованого доступу рекомендується ставити металеві решітки та двері.
Якщо керівництво компанії прийняло рішення про створення власного архіву, необхідно подбати про розробку номенклатури справ, копія якої зберігається в архіві. Вона дозволяє здійснювати швидкий пошук необхідних документів. Важливо пам'ятати, що, як правило, видача бухгалтерських документів з архіву компанії співробітникам інших структурних підрозділів допускається тільки з дозволу головного бухгалтера.
Позаофісне зберігання документів - альтернативний спосіб зберігання документів, який полягає в залученні ресурсів професійної архівної компанії. Оскільки документи зберігаються в територіально розподіленому архіві (за межами офісу) третьої сторони, то це збільшує шанси на їх збереження в разі форс-мажорних обставин або незаконного проникнення на територію офісу.
Зазвичай архівні компанії надають в користування повністю обладнаний архів з дотриманням правил безпеки і порядку роботи з архівними документами. Для співробітників компанії (офіс-менеджерів, секретарів, бухгалтерів, архівістів та ін.) Це означає суттєве зниження робочого навантаження, а для фірми - зниження витрат на створення та утримання власного архіву.
Вибір способу зберігання бухгалтерських документів визначається фінансовими можливостями компанії, кількістю архівних документів і динамікою їх приросту. У деяких випадках вирішальним фактором стають вимоги служби безпеки, яким часто можуть відповідати тільки архіви професійних компаній.
Процедура знищення: позбавляємося від непотрібних документів
Як правило, бухгалтерський документ вважається непотрібним, якщо терміни його зберігання закінчилися. Правда, у виняткових випадках (наприклад, під час судових розглядів) в інтересах компанії зберігати деякі бухгалтерські документи понад встановлених законом термінів. За консультацією про те, які документи підлягають виділенню до знищення, а які слід притримати на архівних полицях, краще звернутися до фахівців архівних компаній, які кожен день стикаються з практикою знищення бухгалтерських документів.
Загальна процедура знищення документів (не тільки бухгалтерських) полягає в попередньому проведенні експертизи цінності документів, складанні акта про виділення справ на знищення і фізичне знищення відслужив макулатури.
Отже, першим кроком є створення експертної комісії (ЕК), члени якої займаються відбором та підготовкою документів для їх передачі в архів, а також виділенням до знищення документів з простроченим терміном зберігання. Згідно Примірного положення про постійно діючу експертну комісію установи, організації, підприємства, затвердженим Наказом Росархіву від 19 січня 1995 № 2, до складу комісії входять найбільш кваліфіковані співробітники з різних структурних підрозділів.
У тому випадку якщо організація є джерелом комплектування державних (муніципальних) архівів, то знищення документів повинно здійснюватися тільки після узгодження з відповідними архівними органами.
Інший важливий момент: бухгалтерські документи з простроченим терміном зберігання можуть бути виділені до знищення після того, як були складені річні розділи описів справ постійного зберігання. Якщо документ постійного терміну зберігання відсутній, а його дані можуть бути відновлені за допомогою документів тимчасового терміну зберігання, то останні знищення не підлягають.
Більшість документів знищується зі складанням відповідного акта, уніфікованої форми якого не передбачено (проте в ньому мають бути присутні обов'язкові реквізити). Крім акту на знищення справ, складається спеціальний акт (приймально-здавальних накладна), в якому вказані дата передачі, загальна кількість документів і вага прийнятих справ. Без такої накладної акт на знищення справ буде визнаний недійсним.
Проведення процедури знищення бухгалтерських документів - від етапу проведення експертизи цінності до фізичного знищення (утилізації) - можливо шляхом залучення співробітників професійних архівних компаній. Як правило, послуга з виділенню справ на знищення включає в себе всі необхідні заходи, реалізовані з урахуванням архівного законодавства та реальною практикою організації. Якщо архів знаходиться в занедбаному стані, то попередньо рекомендується виконання комплексу процедур по архівної обробці. Це здатне не тільки скоротити ризики некоректного відбору документів та помилкового їх знищення, а й стати хорошим доробком на майбутнє в справі самостійного (і правильного!) Ведення архіву бухгалтерських документів.
Штрафи за неправильне зберігання і неподання бухгалтерських документів
На перші погляд, покарання за порушення правил зберігання, комплектування, обліку або використання архівних документів, передбачене Кодексом адміністративних правопорушень в розмірі від 100 до 300 руб. для громадян та від 300 до 500 руб. для посадових осіб (ст. 13.20), виглядає смішним. Але перемножте ці цифри на кількість, наприклад, втрачених документів, і ви отримаєте підсумковий розмір штрафу з уже не настільки нешкідливими декількома нулями.
При невиконанні обов'язку, порядку або строків зберігання документів товариств з обмеженою відповідальністю та акціонерних товариств юридична особа може поплатитися штрафом до 300 000 руб., А посадові особи - до 5000 руб. (Ч. 1 і 2 ст. 13.25 КоАП РФ).
Судова практика доводить, що понести незаплановані грошові витрати організація може як за порушення правил зберігання, так і за несвоєчасне подання документів за запитом контролюючих органів. В останні роки законодавчі вимоги в цій сфері помітно посилилися. Так, з 2010 року діють нові поправки в НК РФ, згідно з якими штраф за неподання документів для організацій і індивідуальних підприємців збільшився з 50 до 200 руб. за кожен документ (ст. 126). За неповідомлення відомостей податковому органу загрожують виплати до 5000 руб., А при неодноразовому порушенні протягом року - до 20 000 руб. (Ст. 129.1).
В окремих випадках за неподання документів проти порушника може бути порушено кримінальну справу. Наприклад, за неправомірну відмову посадової особи у наданні зібраних у встановленому порядку документів і матеріалів, безпосередньо зачіпають права і свободи громадянина, або надання громадянину неповної або завідомо неправдивої інформації, якщо ці діяння заподіяли шкоду правам і законним інтересам громадян накладається штраф у розмірі до 200 000 руб. або в розмірі заробітної плати або іншого доходу засудженого за період до 18 місяців або позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк від 2 до 5 років (ст. 140 КК РФ).
Згідно з новою редакцією статті 19.4.1. КоАП РФ «Перешкоджання законній діяльності посадової особи органу державного контролю (нагляду)», при перешкоджанні проведенню перевірок або ухилення від таких перевірок на громадян накладається штраф від 500 до 1000 руб., На посадових осіб - від 2000 до 4000 руб., На юридичних - від 5000 до 10 000 руб. Дії або бездіяльність, що призвели до неможливість проведення або завершення перевірки, припускають виплату штрафу в розмірі від 5000 до 10 000 руб. для посадових осіб, від 20 000 до 50 000 руб. - для юридичних осіб.
З особливою увагою слід поставитися до зберігання бухгалтерських документів, пов'язаних з діяльністю відділу маркетингу і реклами. При порушенні термінів зберігання договорів на виробництво, розміщення або поширення реклами встановлені штрафи для громадян у розмірі від 1000 до 2000 руб., Посадових осіб - від 2000 до 10 000 руб., Юридичних осіб - від 20 000 до 200 000 руб. (Ст. 19.31 КоАП РФ).
На жаль, для багатьох компаній саме запущений архів стає палаючої путівкою до штрафних санкцій з боку перевіряючих органів. Що можна зробити для того, щоб мінімізувати можливі грошові втрати? По-перше, при проведенні комплексної архівної обробки і дотриманні процедури виділення справ на знищення ризики отримати штраф знижуються багаторазово. По-друге, в тих організаціях, де була запроваджена система електронного архіву , Втрата документів або їх псування є малоймовірним розвитком подій. Електронний архів документів, який представляє собою систематизовані цифрові копії паперових документів, є гарантією того, що в потрібний момент потрібний документ завжди виявиться під рукою. По-третє, з метою виграти час, коли на порозі вже стоїть улюблений інспектор, керівництво деяких компаній передає докумен в територіально розподілений архів (Позаофісне зберігання), який може розташовуватися навіть в іншому місті.
Як розібратися з усім цим скарбом по букві закону і не накликати на себе немилість з боку податкових інспекторів і інших непрошених гостей?Що можна зробити для того, щоб мінімізувати можливі грошові втрати?