Бухгалтерський облік в ODOO: план рахунків і бухгалтерські журнали

1. Odoo як облікова система і основна термінологія Ми починаємо серію публікацій присвяченій ведення...
2. План рахунків
3. План рахунків
4. Внутрішній тип.
5. Тип рахунку
6. звітність
7. журнали

Odoo як облікова система і основна термінологія

Ми починаємо серію публікацій присвяченій ведення бухгалтерського обліку в ODOO і тих можливостей які надає ця система власнику бізнесу, керівництва, а так же бухгалтеру як дає дійсно якісну інформацію для управління підприємством.

Ця стаття буде присвячена тому, з чого починається облік: плану рахунків бухгалтерського обліку та журналів, як способу згрупувати всі записи обліку за певними ознаками.

І перед тим як почати розмову на задану тематику виділимо основні моменти ведення обліку в Odoo і ті можливості які закладені в систему спочатку.

Серед основних моментів можна виділити наступні:

1. Підтримка методу нарахування і касового методу визначення доходів і витрат;

2. Підтримка міжнародні их стандартів бухгалтерського обліку та різних моделей ведений обліку (англо-саксонська, континентальна та ін.);

3. Підтримка мультивалютності обліку;

4. Ведення обліку декількох компаній. Для кожної компанії визначається свій набір правил облікової політики;

5. Використання методу «подвійного запису» в обліку;

6. Можливість налаштування звітів під власні потреби, є ряд попередньо встановлених звітів, які однак мають незвичний для нас вид;

7. Можливість імпорту банківських виписок;

8. Податковий облік (і облік ПДВ в тому числі);

9. Підтримка різних методів списання запасів (середня, ФІФО і ін.);

10. Обчислення поточного доходу в режимі реального часу;

11. Можливість враховувати систему оподаткування контрагента;

12. Облік Основних засобів та нарахування амортизації.

Термінологія

І для початку хотілося б виділити такі основні терміни

Journal (Журнал)

Журнал схожий на папку, в якій записуються всі транзакції одного типу: все виписки з банківського рахунку, всі рахунки-фактури клієнтів, все рахунки постачальників. Він використовується для організації подібних транзакцій разом.

Payment Terms (умови оплати)

Умови оплати описують, як і коли рахунок клієнта (або рахунок постачальника) повинен бути оплачений. Приклад: 30% передоплата, залишок оплачується через два місяці.

Bank Reconciliation (звірка банківських рахунків)

Перевірка правильності синхронізації даних клієнт банку і системи.

Reconciliation (погодження)

Узгодження позицій журналів - це процес зв'язування декількох елементів журналу, таких як рахунок-фактура і платіж. Це дозволяє відзначати рахунки як оплачені. Це також корисно при порівнянні значень рахунків «товари, отримані без ліку» і «товари, що не відправлені».

Journal Entry (запис в журналі)

Запис в журналі - це облікова операція, зазвичай пов'язана з фінансовим документом: рахунок-фактура, платіж, квитанція і т. Д

Запис журналу завжди складається з щонайменше двох рядків - дебету і кредиту. Сума дебетових записів завжди повинна дорівнювати сумі кредитових. Як ви вже зрозуміли по-нашому це називається проводка.

Journal Item (Елемент журналу)

Рядок записи в журналі з дебетом або кредитом, пов'язаним з певним обліковим записом.

Analytic Accounts (аналітичні рахунки)

Субконто (термін 1С), яке не входить в план рахунків і дозволяє відстежувати витрати і доходи. Аналітичні рахунки зазвичай групуються по проектам, відділам та т. Д. Для аналізу витрат компанії. Кожен елемент журналу публікується у звичайній облікового запису в таблиці рахунків і може бути поміщений в аналітичну обліковий запис для цілей звітності або аналізу. Аналітичний облік - одна з найсильніших сторін Odoo.

Analytic Entries (аналітичні записи)

Витрати або доходи, що направляються на аналітичні рахунки, зазвичай пов'язані з записами журналів.

трохи теорії

Основна інформація про що відбулися господарських операціях відображається в первинних документах, які і є підставою для проведення бухгалтерських записів. Для більшої зручності всі операції відображаються на бухгалтерських рахунках, які виступають засобом узагальнення, групування активів, джерел їх утворення шляхом подвійного запису (по дебету і кредиту) в проводках. Кожна операція повинна бути відображена за дебетом одного рахунку і по кредиту другого.В залежності від об'єкта обліку рахунки в українському плані рахунків поділяються на активні, пасивні та активно-пасивні. За ступенем деталізації обліку рахунки поділяються на синтетичні, субрахунки, аналітичні.

Залежно від участі сальдо за рахунком у формуванні бухгалтерського балансу рахунку поділяються на балансові і позабалансові. Балансовий рахунок - рахунок бухгалтерського обліку, показники якого знаходять відображення в бухгалтерському балансі. Однак це не означає, що назви статей балансу повинні відповідати назвам балансових рахунків. Дані одного балансового рахунку можуть відображатися в декількох статтях балансу. Позабалансові рахунки призначені для обліку майна, що не належить організації, і інших господарських відомостей, що не мають відношення до майна і зобов'язаннями підприємства.

Для кожної групи засобів і джерел цих коштів використовується окремий рахунок, де відображається залишок (сальдо) даної групи на початок облікового періоду і всі зміни, викликані виробленими господарськими операціями. Кожен рахунок має дві сторони: дебет і кредит. Сума всіх операцій, відображених за дебетом рахунку, називається дебетових обігом; сума всіх операцій, відображених по кредиту, - кредитовим оборотом. Результат порівняння дебетових і кредитових оборотів визначається як залишок (сальдо) за рахунком.

Систематизований перелік бухгалтерських рахунків міститься в плані рахунків.

Однією з форм ведення бухгалтерського обліку є журнально-ордерна система.

Журнали-ордери - облікові регістри хронологічній реєстрації господарських операцій синтетичного і в ряді випадків аналітичного обліку. Записи в них виробляються в міру надходження первинних документів або підсумками за місяць з накопичувальних відомостей. Реєстрація проводиться за кредитовому ознакою, т. Е. По кредиту даного рахунку в кореспонденції з дебетуемого рахунками. Це досягається використанням шахової форми журналів-ордерів. При цьому сума господарської операції записується лише один раз, але показуються як дебетуемий, так і кредитується рахунку.

Для зручності записів в журналах-ордерах передбачена типова кореспонденція рахунків. Кожен журнал-ордер ведеться по одному рахунку або за кількома близьким за своїм змістом рахунках.

Ми не дарма згадали саме цю форму обліку. Журнали бухгалтерського обліку в Odoo чимось нагадують саме її. Але говорити, що вони ідентичні було б не зовсім вірно.

І після короткого теоретичного екскурсу перейдемо до практики і розглянемо як же влаштований план рахунків в Odoo і які настройки має кожен рахунок бухгалтерського обліку.

План рахунків

Шаблони плану рахунків

Для того, щоб в Odoo з'явилася можливість вести бухгалтерський облік потрібно встановити стандартний модуль account_accountant »Бухгалтерський і фінансовий облік», після чого в меню з'явиться пункт «Облік»

Після початкової установки Odoo в ньому буде встановлено шаблон плану рахунків «Configurable Account Chart Template», який вам дасть зі старту можливість вести облік в системі і навіть отримати деяку звітність для демонстрації, того що все дійсно працює.

Ви також маєте можливість встановити собі додатково план рахунків практично будь-якої країни світу, в тому числі і України. Для того щоб знайти український план рахунків вам потрібно знайти відповідний модуль. Його можна пошукати зайшовши в Установки / додатки і перейти за адресою https://apps.odoo.com/apps/modules/, потім слід набрати в пошуку: l10n_ua, в результаті ми отримаємо список модулів, які вже розроблені під Україну. Ці модулі можуть бути як платні так і безкоштовні, звертайте також увагу на версію модуля.

Після установки шаблону плану рахунків, він з'явиться в Налаштування / Шаблони / Рахунки / Шаблони плану рахунків. Для того, щоб підтягти шаблон в якості діючого плану рахунків потрібно зайти в Установки / Налаштування / Облік і там вибрати шаблон в якості діючого плану рахунків.

Кожен шаблон плану рахунків має свої настройки, які знаходяться прямо в ньому.

Як ми бачимо в шаблоні прописується набір налаштувань, констант, які будуть застосовуватися при роботі з даними шаблоном.

План рахунків

Для того, щоб побачити діючий перелік рахунків потрібно зайти в меню Облік / Налаштування / Рахунки / Рахунки

Кожен рахунок бухгалтерського обліку має свої настройки, які будуть визначати, як він буде включатися в фінансову звітність і чи буде він вибиратися в деяких документах і формах звітності.

І давайте для прикладу розглянемо ці налаштування

Як ми бачимо ми можемо вказати батько даного рахунку, тобто рахунок більш високого рівня, за рахунок чого у нас буде деяка ієрархія. В даному випадку батьком буде рахунок 31 «Рахунки в банках»

Відразу в картці рахунку ми можемо побачити дебетовий і кредитовий оборот і кінцеве сальдо за рахунком на сьогоднішню дату.

Кожному рахунку можна задати вторинну валюту, що дозволить вести облік операцій паралельно в іншій валюті і отримати в результаті баланс в двох валютах.

У кожен рахунок можна вказати податок за замовчуванням, який буде підставлятися в документ, в якому буде задіяний даний рахунок. Це можна потрібно активувати для вказівки в рахунках задіяних в операціях купівлі \ продажу.

Дозволити звірку - визначає, чи можна узгодити записи в цей обліковий запис. то поле для рахунків дебіторської та кредиторської заборгованості і будь-який інший облікового запису, яка повинна бути звірена, крім банківських виписок.

Особливий інтерес для нас буде представляти дві настройки: Внутрішній тип і Тип рахунку, саме ці настройки будуть визначати поведінку рахунку при складанні звітності.

Внутрішній тип.

Ця характеристика є «захистом» в систему і має наступні варіанти вибору:

• Вид (View) - для створення ієрархічної структури плану рахунків, зазвичай вказується для синтетичних рахунків, які збирають на себе інформацію субрахунків але не беруть участі в проводках;
• Звичайний (Regular) - більшість рахунків матимуть саме цю настройку;
• Рахунки до отримання (Receivable) - застосовується до рахунків обліку, які призначені для обліку дебіторської заборгованості покупців / замовників (наприклад 361)
• До оплати (Payable) - зазвичай цей тип рахунку вказується в рахунках, на яких обліковується кредиторська заборгованість перед постачальниками (наприклад 631 або 685 рахунок)
• Ліквідність (Liquidity) - застосовується до рахунків, на яких ведеться облік грошових коштів;
• Об'єднання (Consolidation) - застосовується у разі якщо рахунок консолідує на собі інформацію з цього плану рахунків або інших планів рахунків створених в системі (якщо облік ведеться наприклад в дочірніх компаніях, а інформація повинна консолідуватися в материнській)
• Закрито (Closed) - цей тип рахунку, ставиться якщо ви прийняли рішення з якоїсь причини не використовувати цей рахунок в обліку, але в минулих періодах за цим рахунком були якісь обороти.

Тип рахунку

Спочатку вже закладені деякі основні типи рахунків, але ніщо вам не заважає створити нові або видозмінити старі. Ця установка визначає як рахунок буде відображатися у фінансовій звітності і їх можна буде використовувати для цілей звітності (генерувати по ним окремі звіти)

Для перегляду існуючих типів рахунків потрібно зайти в: Облік / Налаштування / Рахунки / Типи рахунків. Тут ми побачимо ті типи рахунків які у нас вже згенеровані в системі.

Налаштування типу рахунку виглядають так:

• Тип рахунку - просто вказується назва для ідентифікації;
• Код - знову таки просто індентіфікатор - вказується латинськими буквами
• Категорія: баланс / прибуток збиток - вказується як рахунок буде відображатися у фінансовій звітності: Баланс (рахунок активу), Баланс (рахунок зобов'язань), Прибуток і збиток (рахунок доходів). Прибуток і збиток (рахунок витрат)
• Метод створення проводок - в цьому полі вказується, як буде перенесена обліковий запис при закритті фінансового року і вона може мати такі значення:

1. Жодного (None) - означає, що обліковий запис не буде передана. Зазвичай використовується для рахунків доходів і витрат.
2. Баланс (Balance) - означає, що залишок на рахунку буде перенесений на закриття року. Зазвичай використовується для балансових рахунків.
3. Подробиці (Detail) - означає, що кожна окрема запис буде перенесена на наступний фінансовий рік.
4. Чи не звірені (Unreconciled) - означає, що тільки неузгоджені (непогашені) записи будуть перенесені на наступний фінансовий рік. Зазвичай використовується для централізації рахунків (кредиторська заборгованість / дебіторська заборгованість).

звітність

Після проведення в обліку даних про господарські операції на рахунках бухгалтерського обліку поступово накопичуються дані, які доступні для перегляду. Для того щоб їх переглянути необхідно зайти в Облік / Плани рахунків / План рахунків і вибрати період за який ви хочете сформувати звіт.

При цьому якщо нас будуть цікавити записи бухгалтерського обліку які сформували ці обороти їх можна подивитися натиснувши на цікаву для нас рядок.

Перед нами відкривається щось на зразок картки рахунку (термін з 1С) в якій ми бачимо в якому журналі обліку зроблено запис, дата проводки, найменування контрагента і сума.

Після установки додаткових модулів ви отримаєте можливість отримувати і інші звіти, які значно розширять можливість аналізу.

журнали

Облік в Odoo побудований із застосуванням журналів, які призначені для групування проводок за певним принципом, які ви закладіть при створенні журналів. Ви можете створити будь-яку кількість журналів виходячи з ваших потреб. Для перегляду існуючих журналів і створення нового вам потрібно перейти в Налаштування / Журнали / Журнали.

Журнали обліку мають багато важливих налаштувань, які будуть визначати порядок ведення обліку в системі. Поля які виділені синім при редагуванні необхідно заповнити.

І давайте розглянемо деякі настройки журналів.

Тип журналу

Журнал може мати такі типи:

• продаж;
• Повернення продажу;
• закупівля;
• Повернення покупки;
• готівкові;
• Банки і чеки;
• загальні;
• Відкривають / закривають - призначений для журналів, в яких проводиться введення початкових залишків або для відкриття проводок наступного фінансового року.

Дебетовий і кредитовий рахунок за замовчуванням - тут вам необхідно поставити рахунки, які будуть автоматично проставлятися при створенні запису в певному журналі. У деяких журналах дебетові і кредитові рахунку є обов'язковими. Наприклад, в банківському журналі ви повинні помістити пов'язаний банківський рахунок (створений в своєму плані рахунків) в дебетові і кредитові рахунки за замовчуванням, щоб вам не доводилося створювати копії для кожної транзакції вручну.

Журнал відкриття балансу - необхідно відзначити, якщо журнал використовується наприклад для введення початкових залишків.

Вирішувати скасовують проводки - зазначається, якщо ви хочете мати можливість скасовувати вже проведені в журналах інакше після проведення запису в обліку ви вже нічого не зможете з нею зробити.

Особливий інтерес представляє вкладка: Контроль проводки, де міститься можливість обмежити записи в даний журнал.

Щоб уникнути введення нетипових записів в не призначені для цього журнали, ви можете встановити дозволені рахунки бухгалтерського обліку або дозволені типи рахунків, які будуть мати право брати участь в записах цього журналу і при створенні запису в журналі система запропонує вам вибір з рахунків які вказані в цьому списку . Наприклад на малюнку вище ми бачимо, що право формувати проводки в журналі має обмежену кількість рахунків і тільки вони будуть мати право брати участь в створенні проводок в журналі «Заробітна плата»

Ця функціональність корисна для обмеження можливих помилок введення даних шляхом обмеження облікових записів, які будуть використовуватися в журналі. І це може полегшити роботу бухгалтера при створенні первинних документів або ручних проводок. Не нехтуйте настройками, вони вам значно полегшать роботу і дозволять менше допускати помилок.

Автор статті: Піскун А.Є., аналітик компанії «Симбіоз», головний редактор Бухгалтер24

Для отримання додаткової інформації пишіть на наш e-mail: [email protected]

Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту і натисніть Ctrl + Enter.