Дебет-Кредит № 12 :: Акт - первинний документ в обліку

Дебет-Кредит № 12 (23.3.2015)
Суть справи :: Бухгалтерський облік

Увага! архівна публікація

Ця сторінка містить давню архівну публікацію бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит", яка в даний час, цілком можливо, втратила актуальність і може не відповідати чинним нормам бухгалтерського і податкового обліку.
Для роботи з актуальними матеріалами журналу перейдіть до ONLINE.dtkt.ua .

Стаття побудована на практичних випадках складання первинних документів в різних ситуаціях. До речі, при оформленні первинних документів вирішальне значення має не тільки те, про що сторони домовилися в договорах, але і те, що вони зробили фактично, т. Е. Не зміст зобов'язання, а саме його фактичне виконання. Господарські операції, що фіксуються в первинних документах, - це дія або подія, що обумовлює зміни в структурі активів та зобов'язань, власному капіталі підприємства. Так що переоцінити важливість первинного документа в обліку неможливо.

Ситуація 1. Чи обов'язково в акті виконаних робіт вказувати адресу об'єкта, за яким здійснюються роботи? Чи достатньо наявності в акті реквізитів договору і адреси замовника, чи існує спеціалізована форма даного документа?

Акт приймання виконаних робіт, виконуючий роль первинного документа, в першу чергу повинен фіксувати і підтверджувати господарську операцію, яку здійснило підприємство. Акт - це документ, який підтверджує виконання і перевірку (приймання) виконаних робіт замовником і складається виконавцем безпосередньо після закінчення господарської операції. З огляду на норму п. 2.7 Положення №88 , Первинні документи складаються як на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади, так і з використанням виготовлених самостійно бланків, що містять обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.

Універсальної форми акта виконаних робіт не існує. Типова форма акта може бути затверджена для окремих галузей, в такому випадку слід дивитися на правила складання таких окремих типових форм. В інших випадках правила складання акта визначаються сторонами договору. Головна умова - наявність обов'язкових реквізитів.

Наприклад, при проведенні взаєморозрахунків за виконані будівельні роботи між замовниками та виконавцями робіт в будівництві за даними обліку виконаних робіт шляхом їх вимірювання та оцінки складаються Акт приймання виконаних робіт і Довідка про вартість виконаних робіт. До речі, з 01.01.2014 р заробив національний стандарт ДСТУ Б Д.1.1-1 діє до: 2013 «Правила визначення вартості будівництва» (затверджений наказом Мінрегіону від 05.07.2013 р №293 ). Стандарт обов'язковий при визначенні вартості об'єктів, що споруджуються за державні кошти, кошти державних та комунальних підприємств, установ та організацій, а також кредитів, виданих під державні гарантії. Для інших СХ, що не використовують державні кошти, застосування даного стандарту обумовлюється договором. Але в додатках до стандарту є примірні форми №КБ-2в ( «Акт приймання виконаних будівельних робіт») і № КБ-3 ( «Довідка про ВАРТІСТЬ Виконання робіт и видатки»), на підставі яких виконавці будівельних робіт можуть визнавати доходи від реалізації таких робіт, а замовники (покупці) цих робіт, відповідно, підтверджувати і визнавати витрати.

Частиною 2 ст. 9 Закону про бухоблік і пунктом 2.4 Положення №88 встановлено лише мінімум обов'язкових реквізитів, які повинні містити первинні документи. Серед таких реквізитів - місце складання документа. Так що при відсутності цього реквізиту документ втратить статус первинного. У листі Мінфіну від 26.08.2011 р №31-08420-07-25 / 21247 (див. «ДК» № 40/2011 ) Підкреслюється, що при приведенні інформації про місце складання первинного документа зазначається населений пункт, в якому він складений. Якщо первинний документ оформляється за межами населеного пункту, в місці, в якому проведена господарська операція, слід вказати відповідну адміністративно-територіальну одиницю. Однак, на наш погляд, тут потрібно враховувати і п. 45.2 ПКУ , Який вимагає вказувати податкова адреса суб'єкта господарювання. Саме з урахуванням місцезнаходження госпсуб'єкта повинен складатися акт, а вже місце проведення операції - місцезнаходження об'єкта, за яким виконуються роботи, має бути зафіксовано в договорі.

Наприклад, судові органи в окремих випадках вказують, що незначні недоліки (це може бути відсутність посилання на договір, на виконання якого і складені акти) в заповненні первинних документів мають оціночний характер і не є підставою для висновку про позбавлення юридичної сили і доказовості зазначеного первинного документа (див., наприклад, ухвалу ВАСУ від 18.11.2014 р по справі №826 / 3738/14, рішення №К / 800/41442/14). Втім, в будь-якому випадку «незначним недоліком» не може вважатися невірна назва підприємства, від імені якого складено документ, або відсутність обов'язкових реквізитів. Тому, якщо в акті немає адреси об'єкта, за яким проводяться роботи, проте є місцезнаходження підприємства (податкова адреса), такий документ відповідає всім вимогам до первинного документа.

Ситуація 2. Чи потрібно в акті виконаних робіт вказувати перелік матеріалів, витрачених на виконання предмета договору? Чи достатньо в акті передбачити тільки вартість робіт і ПДВ? На підставі яких документів виконавець списує витрачені матеріали?

Вказувати в акті виконаних робіт перелік матеріалів, витрачених на виконання предмета договору, не обов'язково. На практиці при здачі виконаних робіт замовнику сторони договору підписують такі документи: акт здачі-приймання виконаних робіт та довідку про вартість виконаних робіт і витрат. Довідку про вартість робіт заповнюють фахівці підприємства, які брали безпосередню участь у виконанні робіт. Такі документи є підтвердженням обсягу і вартості робіт, що передаються замовнику. У відповіді на попереднє запитання сказано, що затверджених форм документів не існує, проте первинний документ повинен містити обов'язкові реквізити. Що стосується вказівки в актах переліку матеріалів, витрачених на виконання робіт, то це не є вимогою, однак така інформація може приводитися для довідки. В листі Мінфіну від 14.03.2012 р №31-08410-07 / 23-1994 / 1318 повідомляється, що ступінь деталізації змісту і обсягу господарської операції визначають особи, що відповідають за проведення господарської операції і правильність її оформлення.

Однак, з огляду на, що базою оподаткування ПДВ, згідно п. 188.1 ПКУ , Є договірна вартість поставлених робіт, в акті важливо вказати суму робіт без ПДВ, яка і є договірною вартістю і базою для оподаткування, і окремо суму податку.

На підставі даних акта та довідки, як додаток в довільній формі, відповідальна особа за проведення господарської операції складає відомість матеріалів, витрачених на виробництво робіт, із зазначенням реквізитів: найменування матеріалу, одиниці виміру, кількості, ціни і суми. Саме цей документ є підставою для списання в обліку витрачених матеріалів виконавця.

Ситуація 3. Рахунки на оплату комунальних послуг від постачальників власник приміщення, наданого в оренду, отримує в 20-х числах місяця наступного. Якою датою орендодавцю складати рахунок на оплату орендних платежів, в складову якої входить компенсація комунальних послуг? Чи потрібно взагалі по орендних операцій оформляти акти?

Виходячи з умов питання, можемо запропонувати наступні варіанти:

- власник приміщення - орендодавець самостійно оплачує комунальні послуги і включає їх вартість до суми орендної плати;

- орендар окремо від орендної плати компенсує орендодавцю вартість спожитих комунальних послуг.

Якщо діяти за першим варіантом, в складову орендної плати можна включати і суму компенсації за комунальні послуги. Однак передбачити заздалегідь суму за рахунками на електроенергію, теплопостачання, водопостачання неможливо. Тому краще такі послуги виділяти і для сторін договору оренди визнавати компенсаційними. У цьому випадку важливо визначити в договорі оренди порядок розрахунків за комунальні послуги. В результаті орендодавець виставляє орендарю два окремі рахунки: рахунок на оплату орендних платежів і рахунок на компенсацію комунальних послуг. Дати складання тих рахунків можуть не збігатися. З огляду на, що передбачити суму передоплати за комунальні послуги неможливо (адже рахунки від постачальників надходять в 20-х числах наступного місяця), пропонуємо перевиставляє рахунки за комунальні послуги орендарю в кінці наступного місяця і підтверджувати факт отримання цих послуг окремим актом, в якому визначити узгоджені обсяги використаних орендарем енергоносіїв і суми до сплати.

З огляду на умови ситуації, орендодавець у строк, визначений договором, зобов'язаний виставляти орендарю рахунок для оплати і акт обсягу послуг, які підлягають компенсації, і акт або первинний документ по орендних платежах.

Дискусійне питання: чи потрібно оформляти акти приймання-передачі наданих послуг по орендних операцій? З одного боку, законодавство не передбачає обов'язкового складання актів приймання-передачі робіт (послуг) при виконанні сторонами зобов'язань за договором оренди. З іншого - обов'язковим, згідно ст. 795 ЦКУ , Є оформлення актів при передачі нерухомості орендарю і в разі її повернення орендодавцю. Даними документами підтверджується термін, протягом якого тривають орендні відносини, а значить, це свідчить про факт, що орендар споживає комунальні послуги, що підлягають компенсації орендодавцю.

Всі розрахунки, пов'язані з розміром орендної плати (її можливої ​​індексації), суми компенсації за отримані комунальні послуги наводяться в рахунках, виставлених орендарю. Такий документ, як акт приймання-передачі послуг, що підписується сторонами, підтверджує факт отримання певних послуг. Послуга споживається в процесі вчинення певної дії або здійснення певної діяльності. З точки зору цивільного законодавства (а відповідно, і бухгалтерського обліку) оренда не є послугою. Тому пропонуємо замість актів приймання-передачі послуг періодично складати і підписувати акт виконання договору оренди, який і буде підставою для нарахування доходу у орендодавця і витрат у орендаря. Для цілей бухгалтерського обліку буде досить акту приймання-передачі майна в оренду і його повернення з оренди, а тому цей акт виконання договору оренди потрібно здебільшого для врахування думки податківців, які хочуть бачити щомісячні акти, і не більше.

Ситуація 4. Підприємство в лютому 2015 року придбало товар і в той же місяць його продало. Однак акт про надання послуг з перевезення товару отримано пізніше, і в ньому зазначено, що послуги надані в березні 2015 г. Як відобразити в обліку витрати на перевезення?

В першу чергу, відзначимо, що акт на послуги перевезення повинен фіксувати і підтверджувати господарську операцію транспортування. Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були фактично проведені ( ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік ). А це значить - вчасно, на підставі первинних документів, які були складені під час проведення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення ( ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік ), В результаті акт слід скласти вчасно за надані в лютому 2015 р послуги.

відповідальність згідно п. 2.14 Положення №88 за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці первинні документи. Однак для покупця важливіше «не втратити» і відобразити суми за послуги в складі витрат. Тому підприємство повинно звернутися до перевізника з проханням виправити неправильну дату надання послуг, зазначену в акті, згідно з фактичною датою проведення операції. Якщо дії покупця не приведуть до позитивного результату, на нашу думку, покупець не має права відображати вартість перевезення в місяці проведення операції на підставі неналежного акту, в якому вказані недостовірні відомості, зокрема дата надання послуг.

Додатковим підтвердженням невірно вказаної дати в акті є, наприклад, ТТН ( додаток 7 до Правил №363 ), Яка є основним документом на перевезення вантажів автотранспортом. ТТН на перевезення вантажів автомобільним транспортом повинен виписувати замовник (вантажовідправник). Примірники даного документа видаються всім учасникам процесу перевезення, зокрема автомобільному перевізнику і вантажоодержувачу. згідно п. 14.4 Правил №363 на підставі ТТН перевізник виписує рахунок за виконані перевезення (як альтернатива первинним документом може виступати і рахунок, проте з обов'язковими реквізитами) або, як свідчить практика, акт наданих послуг від перевізника.

згідно п. 2.16 Положення №88 , В разі виявлення невідповідності первинного документа вимогам законодавства у сфері бухобліку такі документи з письмовим обґрунтуванням передаються керівнику підприємства. До окремого письмового рішення керівника документи не приймаються до виконання.

З огляду на, що облікові регістри складаються щомісяця і в них узагальнюється інформація про господарські операції, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, у підприємства немає підстав відобразити неналежний акт в місяці фактичного надання послуги. Але: якщо акт не провести в обліку, у підприємства залишиться дебіторська заборгованість, відповідно, помилкові дані в обліку. Однак вихід з цієї ситуації є.

Виправлення помилок, а точніше, підстави для відображення витрат в обліку підприємства-замовника рекомендуємо оформити в місяці виявлення бухгалтерською довідкою, в якій привести зміст помилки, суму і кореспонденцію рахунків бухгалтерського обліку. В цілому бухсправка їх не виконує роль первинного документа, проте з урахуванням нашої ситуації вона додається до рішення керівника про виконання таких дій. У місяці складання бухгалтерської довідки дані про отримані послуги перевезення фіксуються в бухобліку. Таку пораду ґрунтується на листі Мінфіну від 05.08.2014 р №31-11410-08 / 23-2303 / 2333 : «У разі якщо господарська операція оформляється бухгалтерською довідкою, то при її застосуванні обов'язково наводяться реквізити, передбачені Законом і Положенням». Відповідно, на підставі бухсправкі, в якій зазначаються обов'язкові реквізити, передбачені для первинних документів, деталізовано зміст помилки та підтверджена помилка в ТТН1, підприємство має право відобразити суми за перевезення в складі витрат.

1 Детальніше про складання бухгалтерської довідки «ДК» писав у № 22/2013 , Про ТТН як основному документі на перевезення вантажів см. «ДК» № 12/2015 .

Нормативна база

• Закон про бухоблік - Закон України від 16.07.99 р №996-XІV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
• положення №88 - Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р №88.
• Правила №363 - Правила перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджені наказом Мінтрансаот 14.10.97 р №363.

Олена ВОДОП'ЯНОВА, «Дебет-Кредит»

Податковий кредит за 2012 р
Суть справи :: Бухгалтерський облік
Загублена НН від постачальника за 2012 рік, яка була включена в НК і відображена
в рядку 10.1 декларації з ПДВ за серпень 2012 р Помилка була виявлена ​​в
березні 2015 р Отримати дублікат ПН не представляється можливим, тому що
підприємство-поставщі ...

Питання обліку запасів
№ 20 (18.5.2015) :: Суть справи :: Бухгалтерський облік
З початку 2015 року сума податку на прибуток визначається на підставі даних
бухгалтерського обліку. У зв'язку з цим податківці отримали право перевіряти
правильність ведення бухобліку, правильність і повноту визначення доходів,
витрат і фінансовог ...

Продаж автомобіля фізособі
№ 20 (18.5.2015) :: Суть справи :: Бухгалтерський облік
Звичайна господарська операція: юрособа продає легковий автомобіль -
основний засіб - фізособі. Але в зв'язку з нею у бухгалтерів виникає
безліч питань, особливо в світлі постійно мінливого законодавства.
Відповіді на багато з таких в ...