- Виявлення і визначення пріоритетності можливостей для зміни
- Визначення показників ефективності
- Опис поточного процесу
- Запит зобов'язань і підтримки
- Збір, обробка та аналіз даних
- Вибір варіантів змін
- редизайн процесу
- планування змін
- Отримання схвалення плану змін
- Оцінка результату і закриття
Етапи послідовних змін бізнес-процесів наведені нижче:
Виявлення і визначення пріоритетності можливостей для зміни
Під час цього першого етапу аудит бізнес-процесів є найбільш корисним. Аудит бізнес-процесів являє швидкий і відносно дешевий спосіб ідентифікації процесів, які виграють від покращення. Метод також допомагає команді вдосконалення бізнес-процесів точно визначити, де в межах виділеного процесу вони повинні зосередити свої зусилля. Це цілеспрямований підхід економить час і гроші.
Визначення показників ефективності
Після прийняття рішення про те, які аспекти бізнес-процесу ми повинні змінити, наступним кроком є установка цільових показників продуктивності процесу. Цілі мають бути реалістичними, часто буває корисно використовувати будь-яку методологію цілевказівки (наприклад SMART) для установки цих цілей. Найголовніша вимога, що будь-які цілі роботи повинні бути узгоджені з бізнес-цілями більш високого рівня (цілі організації).
Опис поточного процесу
Як і в будь-якій подорожі, неможливо спланувати маршрут до місця призначення, якщо ви не знаєте його початкову точку. Те ж саме вірно і для подорожі по оптимізації процесу . Після того, як ми поставили перед собою мету процесу, ми повинні з'ясувати, як саме далеко ми від досягнення цієї мети і які перешкоди стоять на нашому шляху. підхід опису процесу "Як є" означає створення діаграми бізнес-процесу так, як процес працює в даний час з усіма варіантами виконання і винятками. Ця діаграма дає нам план для подальшого аналізу.
Запит зобов'язань і підтримки
Наступний крок включає команду вдосконалення бізнес-процесів в збір даних про продуктивність процесу. Це може бути нав'язливим і ресурсомісткість. Це хороша практика запиту прихильності і підтримку змін діяльності від власника процесу і тих, хто бере участь в його роботі. Це може бути досягнуто шляхом пояснення, чому ви вірите поліпшення необхідно і те, що допоможе вам потрібно від них в зборі даних, необхідних для аналізу бізнес-процесу . Команді поліпшення діяльності потрібно бути обережними і не починати пропонувати варіанти зміни на даному етапі.
Збір, обробка та аналіз даних
Методи збору, обробки та аналізу даних залежать від того, що ви повинні знати про цей процес. Методи збору даних можуть включати інтерв'ю, зустрічі з фокус-групами, анкетування, спостереження, вимірювання або тестування. Збір даних включає в себе відображення даних в форматі, придатному для аналізу, наприклад у вигляді моделі бізнес-процесу . Методи кількісних даних варіюються від простих діаграм до розподілів на частотних ділянок і діаграм розсіювання, в той час як кореляційні діаграми і блок-схеми можуть бути використані для відображення якісних даних. Часто методи аналізу включають такі інструменти, як методи аналізу тов. Парето і тов. Ісікава, причинно-наслідкових діаграм.
Вибір варіантів змін
Аналіз дій бізнес-процесу ймовірно призведе до появи декількох варіантів для зміни. Деякі з них можуть бути взаємовиключними. Тоді від команди вдосконалення бізнесу буде потрібно зробити вибір. Є кілька доступних методів для допомоги у виборі, включаючи метод номінальних груп, мульти-голосування та парного порівняння.
редизайн процесу
Після того, як команда поліпшення показників бізнес-процесу налаштувалася на необхідні зміни, наступний крок буде полягати в створенні нової моделі бізнес-процесу. Це стане планом впровадження змін бізнес-процесу.
планування змін
Просто переосмислення процесу не матиме ніякого впливу на нього. Імплементація змін може включати такі заходи, як автоматизація бізнес-процесу, перерозподілу обов'язків, впровадження нових технологій, перепідготовку співробітників або навіть аутсорсинг. Як і в будь-які зміни організації, вони повинно бути заплановані.
Отримання схвалення плану змін
Це хороша практика, на даному етапі передати план зацікавленим сторонам для обговорення. Це включає в себе пояснення їм, чому ви вважаєте, що зміни необхідні, які варіанти ви розглянули і чому один з них ви вибрали і як ви прийшли до такого висновку. Їх зворотний зв'язок повинен бути врахована, даючи високу ймовірність того, що план буде узгоджений на стадії його затвердження.
Оцінка результату і закриття
Після реалізації плану і впровадження змін необхідно підтвердити отримання прогнозованих переваг. На цьому етапі повинен бути знову використаний аудит бізнес-процесу.
Ці десять кроків забезпечують основу для вдосконалення бізнес-процесів.