Ділове листування: основи і правила

1. Види ділових листів
2. Правила ділового листа
3. Оформлення ділового листа
4. Стиль ділового спілкування
5. Важливість правил ділового листа

В умовах сучасного світу діловий контакт нерідко бере свій початок з ділового листування - письмової форми ділової взаємодії, яка включає будь-який вид кореспонденції (лист, повідомлення і т. Д.), Яка направляється будь-яким офіційним обличчям від його імені і в силу займаної ним посади.

Важливим аспектом є дотримання певних норм етикету. В іншому випадку, сталі зв'язки можуть обірватися, а клієнт або діловий партнер будуть втрачені. Грамотно оформлена ділова переписка сприяє максимально сприятливому враженню про вас або компанії.

Цікаво, що правила ділового листування, існуючі сьогодні, склалися близько 150 років тому в Англії.

Види ділових листів

Щоб визначитися з тим, як скласти лист, потрібно знати відмінності між його видами. Це допоможе визначитися з темою послання і правильним його оформленням. Це допоможе не виглядати нерозумно в очах важливого опонента.

За структурою оформлення розрізняють:

• Листи-комунікації

Сюди відносяться листи-відмови, претензії, виправдання, визнання. Все, що співробітник використовує в ході своєї професійної діяльності.

• Листи-домовленості

Важлива різновид письма. Завдяки їй підводять підсумки зустрічі, формують домовленості, позначають час виконання завдань, переконуються в правильності розуміння договору обома сторонами.

Правила ділового листа

Те, яким чином дозволяють собі висловлюватися блогери - не ваш варіант. Немає виправдання помилками. Не можна втішати себе складнощами з вивченням мови ще з дитячих років. Необхідно бути максимально вимогливим до себе. В іншому випадку, це становить несприятливу картину про вашої особистості і освіченості.

Особливість ділового листування полягає в тому, що помилки в написанні слів професійної сфери вважаються показником некомпетентності людини в обраній сфері.

Основні правила:

1. Відмовтеся від використання слів, точне визначення яких ви не знаєте. В крайньому випадку - перевіряйте їх значення за словниками.
2. Уникайте використання специфічної термінології. Деякі слова можуть бути незнайомі співрозмовнику і помилково їм витлумачені. Етикет ділового листування має на увазі в таких випадках давати пояснення термінам і абревіатур.
3. Пишіть короткими пропозиціями. Довжина і химерність конструкцій доречна при написанні роману, а не при ділових переговорах.
4. Попередньо набирайте повідомлення не в тілі листа, а в документі на комп'ютері або інтернет-редакторі. Позитивним аспектом є автоматична перевірка орфографії і пунктуації тексту. Також це виключає випадкове передчасне відправлення листа адресату або його втрату через закриття браузера або втрати інтернету. Працюючи в Microsoft word, використовуйте автосохранения матеріалу через певні проміжки часу.
5. Слід уникати набору повідомлення на телефоні або планшеті. Існує ризик недоречного автоматичного виправлення.
6. Перевіряйте перед відправкою на помилки і логічність побудови тексту. Набраний текст рекомендується знову перевірити ще раз через годину, тимчасово переключившись на інші справи і забувши про його написанні. Це допоможе поглянути на текст з іншого боку, бачачи всі неточності.

Оформлення ділового листа

Необхідно особливу увагу до деталей при оформленні та веденні листування. Також це говорить про повагу до опонента, дозволяє заощадити час, яке може бути витрачено на перероблення матеріалу.

Не варто нехтувати такими аспектами:

• Коректне заповнення теми листа

Якщо це перше повідомлення, заголовок може бути яскравим. Однак якщо спілкування з опонентом вже існує, тему листа випливає позначити коротко і лаконічно. Це основи спілкування. Вони допомагають відшукати повідомлення через час, щоб перечитати, буде легко і відправнику і одержувачу.

У відправленому повідомленні можуть міститися питання, на які ви повинні дати відповідь. Має сенс відповідати на них, цитуючи кожен окремо. При відправленні листа з кількома пересилками варто використовувати нумерацію і розбивку тексту на абзаци. Так співрозмовнику буде зрозуміло, на яке питання ви даєте відповідь.

Надмірна кількість ланцюжків цитування створює відчуття хаосу в повідомленнях. Однак якщо є необхідність повернутися до раніше надісланих повідомлень або нагадати співрозмовнику про щось, це варто зробити. Зокрема, якщо справа стосується бюджету, пакета послуг, часу.

• Враховувати всю отриману інформацію

При складанні листа необхідно коротко коментувати все прикріплені вами або співрозмовником документи. Так одержувачу буде відразу ясно, який вміст файлів на нього чекає.

• Власна підпис - аналогія візитці

Ділове листування допускає наявність підпису. Її можна зробити автоматичною, тоді вона буде присутня в кожному відправленому листі. Як скласти інформативну підпис? Використовуйте ім'я та прізвище, актуальну на даний момент посаду, робочі контакти і логотип компанії.

Наприклад: «З повагою, Іван Іванов, менеджер ваших проектів, номер телефону або будь-які інші месенджери». Або «Best regards, Ivan Ivanov ...».

Також підпис може бути помітною і креативної, бо свідчить про особливу зв'язку з компанією або справою. Наприклад, співробітники мережі книжкової індустрії можуть використовувати фразу «Зараз я читаю ...», вставляючи назву актуальних новинок. Але такі речі краще узгодити з начальством.

• Поштова адреса

Правила ділового листування на увазі відображення поштової адреси. Краще якщо він буде суто робочим. Там може відображатися назва компанії, посада, ім'я або прізвище, але ніяк не рік народження або грайливі прізвиська / слова. Краще продумати правильна назва адреси на багато років, якщо плануєте залишити його навіть при зміні діяльності або посади.

• Шрифт і інтервали

У веденні документації найчастіше використовують шрифт Times New Roman розміру 12 для таблиць або 14 для тексту. 1,5-2 інтервалу. Це негласні основи.

Стиль ділового спілкування

Ділове листування має на увазі тонке балансування на грані. Приятельское спілкування тут недоречно, а й підкреслено суворе не підходить.

Особливості спілкування:

• строгість конструкцій

Зменшувально-пестливі слова, сленгові вислови будуть недоречні.

• Використання смайликів

Обережне використання смайликів або відмова від них. Перший контакт не допускає їх наявність в принципі. Надалі скобочки можуть бути присутніми, але виключно позитивні, в помірній кількості. Милості і гумор неприпустимі в даному стилі спілкування. Неприпустима така форма, якщо ви перебуваєте в підпорядкуванні у співрозмовника.

• Привітання на ім'я та по батькові

Правила ведення ділової переписки на увазі шанобливе ставлення до співрозмовника, увагу і інтерес до його персони. Це підвищує інтерес опонента до вас, збільшує шанс на його поблажливість. Бажано знати заздалегідь, як звуть людину, до якої ви звертаєтеся, а також його переваги за зверненням.

• Відповідь протягом двох діб

Коректним є відправлення відповіді на повідомлення протягом декількох робочих днів. Інакше це вважається неповагою. Якщо лист був відправлений перед вихідними або відпусткою, на нього можна не відповідати, якщо воно нетермінове. В іншому випадку необхідно попередити співрозмовника про тимчасову відсутність вашої відповіді або коротко відписатися з приводу змісту листа.

• відсутність настирливості

Постійно питати про щось, просити підтвердження покаже вас в не найкращому світлі. Якщо потрібне підтвердження від співрозмовника, можна йому нагадати про необхідність відповіді через три доби. Якщо справа термінова, краще це згадати спочатку в вашому першому повідомленні.

• правило дзеркала

Етикет ділового листування часто допускає звернення до опонента так, як робить це він. Це підвищує можливість взаєморозуміння, спілкування на одному рівні. Слідкуйте за тим, які терміни, стиль спілкування, звернення використовує ваш співрозмовник.

• Вітання зі святами

Якщо спілкування відбувається близько або під час офіційних свят, варто привітати співрозмовника. Такі правила ділового листування. Також корисно знати, коли в опонента день народження.

• Подяка

Елементарної ввічливістю будуть слова подяки у відповідь на привітання, запрошення, пояснення.

З огляду на всі перераховані вище особливості, налагодити контакт зі співрозмовником і скласти сприятливу думку про себе не складе труднощів.

Важливість правил ділового листа

По суті, будь-який відправлений лист - візитна картка, відображення обраної нами ділової позиції. Щоб вона виглядала гідно, вселяла повагу і довіру, а переговорам супроводжував комфорт і ефективність вирішення завдань, знання правил хорошого тону і їх постійне дотримання - непохитний запорука успіху.

Відносно будь-листування, в інтернеті або в листах, діють такі ж суворі норми, як і при спілкуванні по телефону, особистих переговорах. Принципи, на яких побудовано взаємодія:

• взаємоповага опонентів до особистості і ділової позиції іншої людини;
• увагу до ділових інтересам опонента;
• дотримання конфіденційності;
• пунктуальність у вирішенні важливих завдань.

Ділове листування необхідна, так як:

• при відправленні листа немає відповіді, навіть якщо він мався на увазі;
• листи губляться в потоці непотрібної інформації і співробітники постійно телефонують, просячи перевірити пошту;
• після прочитання електронного повідомлення абсолютно незрозуміло, що потрібно від вас;
• через достатку подробиць і хаосу інформації в повідомленнях думки плутаються, а складне питання так і не вирішується.

Можна заощадити безліч вільного часу, якщо впровадити загальні правила ведення ділової переписки. Це допоможе уникнути вищевикладених проблем.