Електронні документи в суді: вчимося представляти оригінали та копії

1. Електронні документи в арбітражних судах
2. Електронні копії: як надати юридичну значимість і подати в суд?
3. Випадок з практики Верховного суду РФ
4. Електронний оригінал як доказ
5. Роль оператора ЕДО в наданні доказів

У 1979 р світло побачили Інструктивні вказівки Держарбітражу СРСР . Згідно з ними документи, виготовлені за допомогою електронно-обчислювальної техніки, можуть бути застосовні в вигляді доказів у суді. Цікаво, що оригіналом радянські чиновники визнали перший примірник електронного документа (далі - ЕД), інакше кажучи, файл, створений на комп'ютері. Для вирішення судової суперечки в якості вагомого аргументу доводилося представляти саме комп'ютер.

Сьогодні поняття про оригіналі трансформувалося. Але ми не будемо аналізувати зміни, що сталися за більш ніж 35 років. На прикладі електронного бухгалтерського документа ми розглянемо, як йде вистава в арбітражний суд РФ його електронного оригіналу, і чим від цього відрізняється процес подачі його електронної копії.

Електронні документи в арбітражних судах

Для початку звернемося до норм Господарського процесуального кодексу України (далі - АПК РФ). П. 3 ст. 75 АПК РФ свідчить, що використовувати в суді електронні документи дозволяється. Відповідний порядок зафіксований в Постанові Пленуму ВАС РФ від 08.11.2013 N 80 .

Але теорія одне, а практика - зовсім інше. За фактом використовувати електронні документів в суді вдається не завжди. Заковика в двозначності формулювання «уявлення документів в електронному вигляді». Вона має на увазі і подачу копій, і уявлення оригіналів. Детальніше цей процес зображений на схемі нижче.

Електронні копії: як надати юридичну значимість і подати в суд?

Арбітражний суд приймає скани - електронні копії паперових документів. Для цього потрібно:

1. Відвідати сайт arbitr.ru, заповнити форми і завантажити докази (скани в форматі .pdf).
2. Якщо ви - учасник справи, пройти реєстрацію в системі «Мій арбітр» за адресою my.arbitr.ru.
   Детальніше про подачу документів через дану систему читайте в одному з наших матеріалів .
3. Переконайтеся, що скани, включаючи їх формат і розмір, відповідають порядку, встановленому в Постанові Пленуму ВАС РФ від 08.11.2013 N 80. Зверніть увагу, відображені тут правила поширюються лише на подачу копій через систему «Мій арбітр» і роботу з оригіналами не регламентують .

До речі, суд може зажадати і паперові оригінали (абз. 2 п. 3 ст. 75 АПК РФ), тому не забувайте підстрахуватися.

Тепер про юридичної значимості. Якщо копії не потрібно завірення у нотаріуса, її легітимність підтверджується стандартно - достатньо підпису і печатки. Потрібно також відзначити дату видачі копії та що її оригінал зберігається в організації. Див. Указ Президії Верховної Ради СРСР від 04.08.1983 N 9779-X .

Випадок з практики Верховного суду РФ

У 2014 р була визнана неправомочною квитанція про сплату штрафу за порушення ПДР, так як в паперовій копії сповіщення не було інформації про електронний підпис.

Відзначимо, що законом не передбачений вид позначки ЕП, яка ставиться на копії електронного документа. Проте, позначка повинна стояти, і це доводить Постанова ВС РФ від 05.08.2014 № 67-АД14-5.

Електронний оригінал як доказ

ЕД, що є оригіналом і підписаний електронним підписом, в суд може бути подано в паперовому або в електронному вигляді. Якщо в будівлі суду є необхідні технічні засоби і програмне забезпечення, учасники справи без проблем можуть направити електронні оригінали (п. 3 ст. 75 АПК РФ).

Якщо ж суд не володіє відповідними повноваженнями, документи представляють на папері. Про те, як запевнити копію, читайте вище (п. 8 ст. 75 АПК РФ). У разі порушення зазначених вимог суд має право скасувати своє рішення.

Роль оператора ЕДО в наданні доказів

При відправці формалізованого електронного документа, наприклад, рахунки-фактури, в сервісах операторів ЕДО формуються службові документи. Останні фіксують час відправки і отримання рахунку-фактури, а також підтверджують сам факт відправки. Такі службові документи дозволяється направляти до суду.

Інакше йдуть справи з неформалізованими електронними документами, так як законом не регламентований порядок обміну ними. Що в цьому зв'язку пропонують своїм клієнтам оператори ЕДО? У сервісі Synerdocs на кожен відправлений / прийнятий неформалізовані документ автоматом створюється інформаційна квитанція в форматі .pdf. Вона і підтверджує факт обміну. У квитанції відображаються наступні дані: хто підписав, дата і час підписання і ін. При необхідності її можна направити в арбітражний суд.

***

Цікавий факт: в Росії тільки у арбітражних судів накопичена практика роботи з електронними документами в якості доказів. Звідси і проявлений інтерес до даної сфери.

Ймовірно, в майбутньому не тільки АПК РФ зможе похвалитися застосуванням ЕД в своїй практиці. Про це говорить хоча б те, що кінці 2014 р розроблений Міністерством юстиції проект ФЗ, що пропонує надати електронному документу статус письмового доказу, схвалили в Уряді.

Наостанок зазначу, що розглядаючи електронний документ, суд оцінює його з різних сторін: ким і коли був підписаний, відправлений, отриманий і т.д. Можливість підтвердити дані факти є саме у операторів ЕДО.

Автор статті: Карина Кассис, аналітик Synerdocs.