Event LIVE / СТАТТІ / ЦИФРИ ТА ФАКТИ / ЦИФРИ ТА ФАКТИ / Організатори заходів в США, Великобританії, Росії: в чому різниця?

Робота в індустрії зустрічей, івент менеджменті, івент маркетингу завжди вабила і надихала молодь. Дійсно, на перший погляд, які творчі завдання - продумувати цікаві події, об'єднувати людей - суцільний драйв і креатив! Так і і хочеться влитися в цей потік щастя. У нашому інформаційному полі колосальну кількість заходів, навколо відбувається стільки всього цікавого: фестивалі, тусовки, вечірки, презентації; великі корпорації проводять масу зустрічей, конференцій з міжнародними партнерами - романтика, та й годі! Ми в Event LIVE вирішили з'ясувати, чи так це насправді. Чим ви будете щодня займатися, якщо станете івент менеджером? Під маскою яких посад і вакансій можуть насправді ховатися завдання організатора подій? Чим відрізняється організатор заходу від планувальника? Як складаються кар'єри івент фахівців в США, Великобританії, в Росії? Яких співробітників хочуть бачити роботодавці? Як завжди, Event LIVE дивиться на закордонні практики і цікавиться ситуацією в Росії.

Організатори заходів - хто вони?

Як пише американський портал the balance , все дуже просто. Частіше за все ви будете займатися узгодженням місця для проведення заходу, відповідати за зустріч гостей і учасників події, трансфери і розміщення в готелях.

Від вас можуть також вимагати доставку аудіовізуального устаткування і зробити все, що необхідно для проведення заходу, включаючи такі дрібниці, як бейджи, ручки і блокноти. Вас попросять організувати налаштування обладнання - комп'ютерів, моніторів, підключити Інтернет. Ще ваша допомога знадобиться за стійкою реєстрації учасників та гостей заходу, а також під час кава-брейку і обіду для координації роботи кейтерингу.

У великих компаніях існують відділи, які займаються корпоративними зустрічами, але обов'язки можуть бути покладені і на одну людину. У вас може бути своя спеціалізація: кейтеринг, технічне забезпечення, підбір місця. Як організатор заходів ви зможете працювати в компанії, яка надає послуги з планування і проведення заходів, працювати підрядником або стати фрілансером, обслуговуючи кілька замовників.

Розповідає Наталя Волкова, про снователь агентства подієвого маркетингу «CORPUS»

- Яке у вас базова освіта?

Калінінградський інститут міжнародного бізнесу. Додатково Institute of Commercial Management в Англії з кількісних методів статистики (Quantitative methods); Фінансове та маркетингові дипломи IBS (International Business School)

- Чи часто ви навчаєтеся додатково? Курси, бізнес-школи, бізнес-програми, стажування?

Можна сказати - постійно. Спочатку були реальні курси, тренінги та ін. Поступово перейшла на онлайн, тепер це або дуже особливі заходи, про які є позитивні відгуки, або спеціальна література. Чащеіностранная. Причому, в компанії обов'язок кожного співробітника - удосконалюватися і самоосвічуватися кожен день!

- Якою була ваша перша робота? Чи відразу після вузу ви прийшли в індустрію зустрічей, в івент індустрію?

Перша робота була пов'язана з маркетингом. Я пішла до відділу маркетингу великої торговельної компанії. Через пів року знайшла дивне об'явленіетребуется контент-менеджер. Виявилося, що це нова епоха смс-контенту. Я пішла в цю фірму, пропрацювала там 3 роки і була з руками і ногами вирвана в іншу подібну організацію. Обов'язки мої нагадували івент, да)) Я розробляла всілякі сервіси для смс, вела чати, регулювала ЗМІ-партнерів по всій Росії. Це була грандіозна епоха !!

- Чим безпосередньо Ви займаєтеся зараз? Посада, пул основних завдань, які Ви вирішуєте, зона відповідальності.

Я засновник і партнер в Компанії. Основні обов'язки - стратегія розвиток і розвиток регіонів. Так само, з огляду на великий досвід у сфері продажів, контролюю відділ продажів, веду великих постійних Клієнтів і їх проекти. Беру активну участь в креативних сесіях.

- Які плюси і мінуси в роботі в області організації заходів для вас існують?

Найбільший плюс в тому, що моя работамоя пристрасть. Вона заряджає мене, надихає і дає сили. Мінуси - ха! Напевно, коли на твій перфекціонізм у Клієнта немає бюджету, а красиві ідеї кладуться в ящик, так як свідомість не кожного допустить деяких екстравагантних пропозицій J А самий кайф в нашій професії в тому, що у Миру немає меж.

А ще великий мінус для нас, як для DMC (в разі, коли нас наймає Агентство з Росії) в тому, що агентства часто диктує своє бачення програми на нашій території, ніколи раніше тут не буває. І, ігноруючи наш досвід, програють в тендерах.

Агентство CORPUS Global MICE, MICE and DMC в Калінінграді і Європі. Клієнти: всі оператори зв'язку (Мегафон, Білайн, Теле2), банківський сектор (Альфа-банк, Райффайзен Банк), фарма: GS Healthy, Unipharm, Bayer та ін; нафто-газовий сектор: Газпром, Ачімгаз, великі будівельні об'єкти і спортивні фестивалі.

Вимоги до освіти

Як правило, замовники заходів не цікавляться вашою кваліфікацією і тим, яку освіту ви отримали. Однак за даними Бюро трудової зайнятості США (BLS) роботодавці воліють, щоб у співробітників була спеціальна підготовка в галузі планування заходів та зустрічей. У США, дійсно. багато коледжі пропонують сертифікати і програми для отримання ступеня бакалавра в сфері планування заходів та подій або гостинності і туризму. Тут можна прослухати курс по організації заходів, законів, які регулюють проживання та харчування, санітарним правилам і управління бюджетом події.

Сертифікат якості

Ви можете отримати сертифікат в області планування заходів та конгресів. Професійні організації, такі як Convention Industry Council (www.conventionindustry.org), видають сертифікат кваліфікації CMP. Вимоги сертифікації зазвичай включають в себе досвід роботи в галузі планування заходів та складання іспиту з оцінкою професійних навичок.

Заробітні плати: США, Великобританія, Росія

У 2014 році середня річна зарплата організаторів заходів в США становила $ 50 910. Фахівці, які беруть участь у політичних кампаніях, заробляли $ 56 660. Як відзначають експерти BLS, найбільш високооплачувані фахівці працюють в нафтогазових і телекомунікаційних компаніях. За даними BLS, очікується, що до 2024 року зайнятість планувальників зустрічей та оплата їхньої праці виросте на 10%.

Заробітна плата на базовій посади координатора заходів в Великобританії в 2016-2017 рр складає в середньому £ 19 897 на рік. Більшість фахівців переходять на іншу роботу, якщо у них більше 10 років досвіду в цій галузі. Основні компетенції на тій позиції це управління бюджетом, логістикою і маркетинговими комунікаціями. Заробітна плата на наступному ступені менеджера заходів становить £ 25 822 на рік. Навички, що підвищують зарплату за цю роботу це, перш за все, управління командою і управління проектами.

За рівнем заробітних плат івент фахівців в Росії традиційно лідирує Москва, в середньому по оцінці вакансій на hh.ru, в 1 кварталі поточного року роботодавці готові були запропонувати столичним event-фахівцям 60 тис. Рублів / що в середньому становить £ 10 000, прим. ред /. Причому цей показник збігається і з зарплатними очікуваннями здобувачів. В цілому по Росії рівень оплати праці фахівців подібного профілю - в середньому 47,5 тис. Рублів. Читайте подробиці в статті Ринок праці в івент індустрії в Росії

Організатор заходів vs планувальник події

В івент індустрії працюють різні фахівці, що володіють певними компетенціями. Існує незліченна кількість описів професій і функцій працівників: планувальник заходів, зустрічей, координатор заходів, організатор зборів, подій. Список здається нескінченним. портал payscale пропонує більше 20 формулювань посад від event coordinator до meeting director. Поки експерти відзначають, що індустрія демонструє зростання, збільшується і список посадових функцій. Замовника і початківця фахівця такий стан справ часто заводить у глухий кут. Досвідчені професіонали стикаються з нерозумінням, розбудовуються, і вже не вірять у власні сили. Поняття «організація заходів» і «планування заходів» часто розглядаються як взаємозамінні явища, хоча це «дві великі різниці». Деякі клієнти впевнені, що їм потрібен організатор заходів, коли потрібно планувальник заходів. Інші помилково вважають, що всі організатори заходів володіють і навичками планування. Давайте розберемося, адже замовники повинні розуміти вас з півслова.

В описі вакансій ми, як правило, зустрінемо якісь загальні слова на кшталт «досвід роботи не менше ...», «стресостійкість», «творче мислення», «грамотна російська мова» і т.д. В хорошому описі ми знайдемо обов'язки співробітника, наприклад, «робота з івент агенціями, адміністрування на заходах, продажу послуг компанії (event і ресторан), організація свят різного формату». У дуже хорошому описі - завдання і функціонал, наприклад, «розробка концепції заходу / програми, складання калькуляції / кошторису, виїзд на захід і повна координація проектів, пошук і бронювання майданчиків / необхідних послуг в рамках запиту, укладення договорів з клієнтами та підрядниками». Що ж стоїть за всім цим? Розбираємося в матеріалі «Архітектори і муляри»: хто ці люди, що роблять ділові заходи ?

планування заходів

Всі події, від девичников до ювілейних урочистостей, великих корпоративних зборів і найбільших форумів починаються з підготовки плану. На першій зустрічі з клієнтом обговорюються ідеї заходи, теми, дати проведення та рамки бюджету. Планування заходу починається на ранній стадії розробки концепції і триває постійно аж до моменту проведення заходу. І, чесно кажучи, ще протягом декількох тижнів після самого заходу, коли планувальники заходів покращують деякі деталі.

Планування заходу включає в себе тісну роботу з клієнтом по розробці заходи, які б відповідало сподіванням замовника, і відповідало б цілям події.

Клієнт, який звертається до планувальником заходу, наймає його для того, щоб той врахував всі аспекти заходи, включаючи нюанси, а також простежив за проведенням події до його завершення.

Розповідає Юлія Ільяєва, директор з розвитку і співвласниця агентства Team for Dream:
«Зараз на івент ринку не вистачає молодих і активних фахівців, з палаючими очима, готових почати кар'єру з найнижчою позиції. Ми стали віддавати перевагу фахівцям у віці 26-29 років. Вони відповідально ставляться до роботи, адекватно сприймають себе в професії. Беручи на роботу молодого фахівця, ми даємо йому можливість брати участь в найбільших міських заходах. Ми постійно працюємо над підвищенням кваліфікації співробітників, відправляємо їх на професійні конференції, вчимо тому, що вміємо самі.

Якщо молодий фахівець хоче зробити блискучу кар'єру в івент сфері та організовувати заходи для найбільших міжнародних компаній, він повинен бути готовий до того, що доведеться починати з малого, брати на себе всю відповідальність за проект, який веде. Звичайно, треба багато працювати, показати на що він здатний, і трохи перевершувати очікування керівництва і клієнта. Зараз дуже вдалий момент для тих, хто хоче проявити себе »

Обов'язки, пов'язані з плануванням заходів, можуть включати в себе:

• вибір загальної теми заходу
• розробку бюджету
• планування ділової програми
• робота зі спікерами
• вибір місця
• переговори з готелями
• роботу з постачальниками послуг
• планування меню
• роботу з постачальником продуктів харчування
• підбір ведучих заходу і підготовку програми розваг
• координування роботи транспорту і трансферу
• розробку запрошень

Організація заходів

Кожен захід складається з безлічі частин, які стикаються один з одним як деталі пазла. Якщо всі частини картини складаються правильно, то захід стає успішним. Ось цей процес називають організацією заходів.

Організація заходів включає в себе розробку, координування і управління всіма компонентами заходи, в тому числі людьми, що відповідають за надання тієї чи іншої послуги. Короткий список основних завдань організатора може виглядати так:

• резервування місця для проведення заходів
• роботу з постачальниками послуг
• розробка плану парковки
• розробка плану дій у разі непередбачених обставин
• забезпечення безпеки
• управління персоналом, відповідальним за кожну функцію
• спостереження за проходженням заходи
• контроль заходи
• вирішення конфліктів і різних ситуацій під час заходу

Розповідає Наталя білково, генеральний директор агентства ділових комунікацій 4D:

«Специфіка професії полягає в тому, що для ефективного обслуговування клієнтів необхідні не тільки знання і досвід в маркетингу, піарі, проведенні заходів, але і в абсолютно різних суміжних областях. Справжній професіонал своєї справи - це різнобічна людина, що цікавиться питаннями не тільки маркетингу і суміжних областей, а й сучасними трендами в бізнесі та економіці, останніми новинами в галузях існуючих і потенційних клієнтів.
В івент індустрії принцип набору персоналу по оголошенню не працює. Ми вважаємо за краще шукати кадри за рекомендаціями, знайомствам, порад колег з професійного співтовариства. Такий підхід приносить плоди. Зараз професіонал своєї справи повинен бути різнобічним людиною. Найчастіше серед кандидатів не вистачає проактивности, відповідальності і самостійності. Також дуже важливо збіг у поглядах і цінностях. Не завжди просто «прочитати» людини на етапі відбору, тому часто на співбесідах ми просимо претендентів пройти різні тести, наприклад, на визначення психотипу, на роль в команді, щоб заздалегідь розуміти, в чому він сильний, а над чим потрібно ще попрацювати »

Організатори та планувальники працюють разом

Як видно, у планувальників і організаторів заходів багато спільного і їх обов'язки часто перетинаються. Однак важливо зрозуміти відмінності між двома функціями і вирішити, які саме послуги ви надасте замовнику. Якщо, наприклад, ви пропонуєте послуги з планування великомасштабного проекту, ви будете працювати з організатором заходу, який повинен забезпечити і контролювати менеджерів по кейтерингу, команду аудіо та відео забезпечення і т. Д. Визначте свою роль і перелік послуг, які будете надавати. Щоб уникнути непорозумінь, ще на стадії планування заходи поясніть технологію взаємодії планувальника і організатора клієнту. Все у вас вийде.

Розповідає Павло Долгов, засновник Enframe design:

«В івент індустрії бракує кваліфікованих кадрів, так як в Росії цій справі мало, де вчать. Є курси, майстер-класи, професійне навчання можна отримати в великих вузах, але все це далеко від реального ринку, тому більшість професіоналів високого рівня в івент середовищі - самоучки. Це і не добре, і не погано. Так склалося. І я, наприклад, підбираю співробітників для роботи в команді по інтуїції - мені здається, це єдиний спосіб правильно вибрати кандидата. А після випробувального терміну кандидата все з'ясовується. Охочих «впахівать», іншого слова немає, мало. Багато хто хоче сісти в тихому місці і отримувати постійну зарплату. У мене і всього нашого колективу посил іншій: орати треба. І якщо молодим фахівцям не вистачає якихось знань, не біда - їх завжди можна придбати на практиці, якщо керівник і колектив на одній хвилі »

Де ще ховаються завдання організатора подій

адміністратори

Адміністратори займаються плануванням, проводять збори свого відділу і зустрічі з індивідуальними клієнтами, складають план поїздок і т. Д. Вони також працюють з готелями, стежать за бюджетом і підрядниками. Багато хто починає кар'єру саме з цієї посади, яка може назватися: помічник з адміністративних питань, помічник-референт, старший помічник з адміністративних питань

Організація зустрічей

Якщо ви хочете присвятити себе планування корпоративних заходів, ваше місце в відділі по організації зустрічей. Співробітники відділу займаються укладанням угод з іншими компаніями і службами, забезпечують проживання, харчування, трансфери, відповідають за поставку обладнання для заходу. Цим частіше займаються відділи закупівель, тому вам доведеться керувати витратами. Ваша посада може називатися: планувальник зустрічей, координатор поїздок, помічник планувальника зустрічей

Country: United Kingdom, currency: GBP 2017, payscale

Маркетинг і продажі

Більшість компаній цінують спілкування з клієнтами лицем до лиця, і більше приділяють уваги семінарів для клієнтів, конференцій і заохочує заходам. Маркетологи допомагають отримати прибуток від інвестицій, залучених в захід. Фахівці в області маркетингу можуть займати посади: координатор з маркетингу, організатор заходів, фахівець з маркетингу, спеціаліст з продуктів

комунікації

У багатьох компаніях відділ комунікацій відповідає за бренд-менеджмент. Співробітники спеціалізуються на бізнесі комунікацій, внутрішньокорпоративних зв'язках, рекламі, піарі, роботі з пресою та спонсорами. Вони зайняті в організації медійних подій, виставок, заходів, мобільного маркетингу, спонсорських заходів, зустрічей співробітників. У штатному розкладі такі посади називають: фахівець з комунікацій, спеціаліст з реклами, помічник по просуванню, фахівець зі зв'язків з громадськістю.

Освіта та навчання

Відділ навчання фахівців відповідає за планування та впровадження освітніх програм, навчання співробітників філій, підвищення кваліфікації кадрів. Фахівці відділу щорічно організовують тренінги для персоналу, зокрема для співробітників відділу продажів. Посада в компанії називають: помічник по навчанню, фахівець з навчання, інструктор, менеджер з навчання

Корпоративний фонд

Фахівці тісно співпрацюють з некомерційними організаціями, фондами, пов'язаними з освітніми, просвітницькими і дослідницькими програмами, грантами. Популярні назви посад: фахівець по роботі з фондами, менеджер програм, помічник по роботі з фондами

Розповідає Іван Істомін, генеральний продюсер форуму Engage Me, генеральний директор в маркетинговому агентстві Flying Colors International

- Яке у вас базова освіта?
Вища, МГУ, спеціальність зв'язки з громадськістю

- Чи часто ви навчаєтеся додатково? Курси, бізнес-школи, бізнес-програми, стажування?
Найкраще освіту для івент-менеджера польовий досвід. Що стосується суміжних дисциплін, то приблизно раз на рік я проходжу курси, пов'язані з IT-тематикою і маркетингом (програмування, нові технології, data driven маркетинг)

- Якою була ваша перша робота? Чи відразу після вузу ви прийшли в івент індустрію?
Я був менеджером проектів в BTL-агенції AMS Marketing, і цю роботу можна вважати моєю школою життя і навіть невеликим персональним пеклом. Уже після інституту я прийшов працювати в PR-агентство.

- Чим безпосередньо Ви займаєтеся зараз?
Генеральний директор в маркетинговому агентстві Flying Colors International і генеральний продюсер форуму Engage Мe. Перша роль управлінська, друга стратегічна: визначаю загальний контент форуму, залучаю спікерів і веду роботу над виступами, здійснюю загальний контроль з логістики та оформлення проекту.

- Які плюси і мінуси в роботі в області організації заходів для вас існують?
Основний плюс - свобода самореалізації і відкритий світ можливостей для розвитку. Event-менеджмент дає можливість не тільки організовувати події, а й навчатися тому, про що говорять на ваших події, ловити тренди і розвиватися в різних напрямках.

Головний мінус: якщо не розвиватися, то можна застрягти на етапі логістики подій і перетворити свою роботу в день бабака. Без прагнення розвивати паралельно з івент-навичками які б то не було інші, івент-фахівець прирікає себе на рутинне існування, підбадьорити яке часом не може жодна навіть найяскравіша концепція.

Матеріал підготовлений ексклюзивно для Event LIVE. Костянтин Збаровскій, Олександра Юркова. За матеріалами Payscale і the balance. Фото на превью tec_estromberg . Багатомовний партнер Event LIVE Бюро перекладів "Сфера" . При передруці та цитуванні посилання на сторінку з публікацією обов'язкове.