Інформатизація служби зайнятості України

1. Ринкові перетворення в країнах колишнього СРСР супроводжуються великою кількістю проблем. Одна з них...
2. перші результати
3. соціальний ефект
4. Фундамент великої будівлі
5. проблеми
6. перспективи
7. література
8. Основні підсистеми

Ринкові перетворення в країнах колишнього СРСР супроводжуються великою кількістю проблем. Одна з них - безробіття. Полегшення умов існування незайнятого населення, допомога в пошуку роботи, встановлення взаємозв'язків між роботодавцями і виробничими ресурсами - ці завдання в Україні вирішує Державна служба зайнятості, де ведеться розробка єдиної інформаційно-аналітичної системи. Цієї осені проект вступив у вирішальну фазу: до дослідно-промислової експлуатації системи перейшли центри зайнятості пілотного регіону - Житомирської області.

Служба зайнятості України - організація, що об'єднує майже 700 центрів зі штатом в 14,5 тис. Співробітників. У минулому році на обліку в центрах зайнятості перебувало близько 3 млн. Чоловік, а за станом за 10 місяців поточного року число безробітних вже перевалило за 2 млн. Діяльність служби пов'язана з обробкою величезних масивів інформації по незайнятому населенню, робочих місць, підприємствам країни, стратегічним і основним партнерам в особі роботодавців.

Комп'ютеризація служби зайнятості було розпочато з першого року її існування, але велася досить стихійно. Була розроблена програмна система для інформаційного супроводу роботи служби, проте його функціональність обмежувалася обліком і статистикою, без безпосередньої підтримки прийому і обслуговування населення.

«Кілька років тому ми відчули себе в глухому куті, - зазначає Наталія Іванова, директор Державного центру зайнятості (ДЦЗ) Міністерства праці та соціальної політики України. - І тоді серйозно задумалися про розробку нової, глобальної інформаційної системи, яка об'єднала б центри зайнятості по всій країні, перерозподіливши функції центрів по ієрархії, звільнивши працівників базових центрів для безпосередньої роботи з населенням ».

Було проведено тендер по вибору генерального підрядника для здійснення комплексної інформатизації, в якому перемогла українська компанія «БМС Консалтинг». Розробка нового програмного забезпечення для технологічного супроводу процедур обслуговування населення та підтримки інших завдань служби зайнятості було покладено на київську компанію Softline.

функції системи

До моменту початку розробки в Державній службі зайнятості України вже витали ідеї формалізації процесів, які виконуються цією структурою. Постійні черги в центрах зайнятості, схематичність роботи, відсутність єдиних процедур і правил - все це заважало нормальному обслуговуванню відвідувачів.

Створення інформаційної системи передувала формалізація діяльності служби зайнятості в цілому. Сьогодні технологія обслуговування клієнтів затверджена, запатентована і є настільною книгою всіх працівників кожного центру зайнятості. Опис технології, видане в солідному зелене полотно, колеги з Міністерства праці США назвали «Зеленої біблією», якій і слідували фахівці Softline.

Підвищення якості та оперативності надання допомоги соціально незахищеним людям повинно стати головним результатом впровадження технології обслуговування і інструменту її інформаційного супроводу - системи «Служба зайнятості». Основні завдання, які вирішує система - це обслуговування в оперативному режимі, пошук підходящих вакансій для безробітних, нарахування посібників і підбір фахівців для роботодавця. В системі повинна формуватися єдина інформаційна база в масштабі всієї країни, що містить дані по професійній підготовці людей і за структурою вакансій у роботодавців. Центри зайнятості отримують можливість встановити зв'язок між обома зацікавленими сторонами.

Раніше інформація про вакансії, динаміці пропозицій і тенденції на ринку праці з'являлася у співробітників центрів зайнятості тільки в кінці місяця, коли можна було подивитися результати роботи старої статистичної програми. Нова система дозволить бачити її щодня, а інформація про вакансії стане надходити в систему в міру виникнення вакансій. Це означає, що відвідувачам служби зайнятості не доведеться чекати певної дати для вирішення питання працевлаштування. Співробітники служби вже безпосередньо протягом прийому відвідувача бачитимуть актуальні дані про вакансії. Більш того, система, яка надає інформацію по вакансіях в реальному часі, дозволить автоматично зіставляти пропозиції роботодавця і запити претенденту, запрошувати людину, як тільки знайдено відповідне місце ( Мал. 1 ).

перші результати

Дані в системі вводяться один раз, після чого стають доступними всім зацікавленим користувачам. Припустимо, реєструється новий навчальний заклад, яке буде надавати безробітним послуги з перепідготовки. Інформація про нього відразу стає відома і фінансовим органам, і відділам, що відповідає за зв'язок з роботодавцями, тому навчальному закладу вдається швидко набрати слухачів із залученням коштів Фонду страхування на випадок безробіття.

Функції фінансового управління - важлива складова єдиного інформаційного середовища. Державна служба зайнятості України є виконавчою дирекцією Фонду загальнообов'язкового державного соціального страхування на випадок безробіття. З цього року в країні введено державне страхування на випадок безробіття. Як пояснила Наталія Іванова, служба зайнятості виступає в ролі оперативного розпорядника і виконавця всіх рішень соціальних партнерів, які керують діяльністю Фонду. А це означає, що під контролем співробітників служби знаходяться серйозні фінансові потоки. Без інформаційної підтримки ситуацію з надходженнями до фонду, залишки на рахунках можна побачити і проаналізувати лише в кінці місяця, коли вже не можна вплинути на результати. Нова система дозволить управляти фінансовими ресурсами в режимі реального часу. Система забезпечить централізоване управління всіма фінансовими потоками, починаючи з рівня обласних центрів зайнятості та аж до базових центрів в містах і районах України, що відповідає централізованої організації діяльності Фонду обов'язкового соціального страхування на випадок безробіття.

Система є інструментом для управління і організації роботи служби зайнятості в цілому. Служба стає прозорою, керівник може побачити і оцінити оперативну ситуацію, щоб своєчасно внести зміни в структуру і чисельність персоналу тих центрів, в яких спостерігаються наплив відвідувачів і збільшення фінансових потоків. Крім того, система підтримує єдину нормативно-довідкову базу. Зміни в законодавстві, поява нових коментарів до законів та різних постанов - чи не повсякденна практика в умовах перехідної економіки. З введенням в дію єдиної інформаційної системи виконання нових установок уже не затримується до тих пір, поки інформація не пройде весь довгий бюрократичний шлях до рівня базових центрів. Наявність єдиної для всієї служби нормативної довідкової бази дозволяє централізовано і автоматично приймати нові директиви, як керівництво до дії, відразу і повсюдно, на всіх рівнях ієрархії центрів зайнятості.

Що стосується такої важливої ​​операції, як нарахування допомоги по безробіттю, то з впровадженням системи цей процес спростився і прискорився. Розрахунок допомоги можна тепер проводити одночасно по всій країні в нічні години, не відволікаючи комп'ютерні та людські ресурси в робочий час. Для побудови єдиного інформаційного простору необхідна система синхронізації баз даних в різних центрах зайнятості. Це завдання вирішується в нічний час в автономному режимі.

Крім реалізації основних функцій служби зайнятості з підтримки населення, зв'язків з роботодавцями, контролю за надходженнями до Фонду соціального страхування в системі створюються компоненти для автоматизації інших аспектів діяльності центрів зайнятості - бюджетування, бухгалтерський облік, діловодство. Робота з кожним відвідувачем в центрі супроводжується величезним пакетом документів. Обсяг паперової роботи настільки великий, що іноді керівництво центрів змушене було скорочувати прийом громадян на дві години для того, щоб встигати обробляти документи. Автоматизація документообігу дозволила впорядкувати ці процеси і скоротити часові витрати, а головне, дала можливість відокремити їх від виконання працівниками центрів зайнятості своїх безпосередніх обов'язків.

Ще одна цікава розробка - інформаційний портал служби зайнятості. За словами Олени Шараєвська, керівника проекту від Softline, аналогічних рішень поки немає ні в однієї з госорганизаций України. Це буде не просто сайт служби зайнятості для публікації різної нормативної та довідкової інформації, а саме відкритий корпоративний портал, інтегрований в єдиний інформаційний простір служби зайнятості. У перспективі, коли робота над порталом буде завершена, будь-яка людина, яка шукає роботу, зможе отримати інформацію про вакансії, які на поточний момент є в базі даних, а роботодавці отримають прямий доступ до даних за пропозиціями необхідних їм спеціальностей.

соціальний ефект

Створення єдиної інформаційно-аналітичної системи робить реальним перерозподіл функцій в ієрархії центрів зайнятості ( Мал. 2 ). ДЦЗ визначає загальну стратегію розвитку служби зайнятості і вирішує організаційно-методичні завдання. На обласні центри, крім організаційно-методичних, покладено функції контролю за діяльністю центрів нижнього рівня, а основний пріоритет в роботі базових центрів зайнятості - безпосередня робота з населенням.

Однак традиційно ситуація складалася таким чином, що співробітники центрів базового рівня, які ведуть прийом відвідувачів, змушені паралельно нараховувати допомоги по безробіттю, виконувати роботи по статистичному обліку, готувати аналітичні звіти і навіть займатися прогнозуванням. В результаті час на спілкування з клієнтом вимушено скорочується. Тим часом, в ході прийому необхідно поговорити з людиною, з'ясувати його можливості, бажання, спробувати вплинути на його уявлення про те, яка робота для нього підходить, запропонувати варіанти професійної переорієнтації і т. Д. Все це вимагає часу. Якісне надання послуги в базовому центрі зайнятості стане можливим тільки тоді, коли його фахівці не будуть завантажені рутиною. Система «Служба зайнятості» дозволила підняти всю вихідну інформацію з базового рівня на обласний і вже там реалізувати процеси, пов'язані зі складанням статистичних та аналітичних звітів і розрахунків допомоги по безробіттю та інших видів матеріальної допомоги. Таким чином, працівники базових центрів будуть звільнені від усього, що заважало їм повністю присвятити свій час безпосередньої роботи з клієнтами.

В цьому і полягає головний соціальний ефект - без збільшення чисельності служби зайнятості, центри отримають можливість підвищити якість надання послуг населенню. Забезпечити якнайшвидше працевлаштування людини, змінити його долю.

«Цей результат неможливо оцінити ніяким грошовим еквівалентом», - вважає Іванова. Хоча і економічний ефект від впровадження напевно з часом можна буде також підрахувати.

Фундамент великої будівлі

Фундаментом для побудови системи автоматизації служби зайнятості служить створений компанією Softline інструментарій розробки корпоративних інформаційних систем «Мегаполіс» [1]. Заснований на використанні метаописів - інформації про дані, об'єктах і додатках, що інтегруються в єдине середовище - «Мегаполіс» дозволяє не тільки створювати і підтримувати корпоративні системи, а й безболісно модернізувати їх функціональність. «Мегаполіс» - це повноцінний сервер додатків, що включає середовище виконання і інструментарій розробки додатків. Одним з основних компонентів «Мегаполіс» є дизайнер об'єктів - СASE-засіб, що забезпечує повний цикл розробки додатків. За допомогою дизайнера аналітики і проектувальники формують каркас майбутньої корпоративної системи, після чого до процесу підключаються програмісти, які деталізують атрибути об'єктів і трансформують їх в коди програм.

У «Мегаполіс» входить генератор звітів - підсистема, яка дозволяє додавати нові форми до стандартних звітів. Для служби зайнятості така можливість дуже актуальна, оскільки ця структура постійно стикається з необхідністю видачі нерегламентованих звітів, наприклад, за запитом того чи іншого відомства. Система надає також дизайнер форм для розробки інтерфейсів. Це засіб уніфікує процес створення інтерфейсів доступу до різної довідкової інформації в системі, і тим значно знижує трудомісткість роботи. Крім того, засобами «Мегаполіс» забезпечується обмін даними між різними базами даних для синхронізації в рамках єдиного інформаційного простору та інтеграції в нову систему інформації з уже існуючих сховищ даних.

Повсякденне взаємодія з системою ляже на плечі співробітників центрів зайнятості, і їм потрібно буде не тільки підтримувати її в працездатному стані, а й періодично модифікувати, реагуючи на зміни в законодавстві або розширення функцій центру зайнятості. Якби система створювалася за допомогою складного мови програмування, яка її подальша модифікація виливалася б для служби зайнятості в чималі витрати і додаткові угоди з колективами висококваліфікованих програмістів. «Мегаполіс» в змозі освоїти людина з базовими програмістські навичками за кілька тижнів, після чого він отримує в руки інструментарій для внесення змін до функціональність єдиного інформаційного середовища служби зайнятості.

Гнучкість системи на базі «Мегаполіс», можливості її перенастроювання і адаптації до нових умов проявилися вже на перших етапах впровадження рішення для служби зайнятості. Коли система проходила досвідчену апробацію в пілотному регіоні, розробники мали можливість аналізувати недоліки технологій обслуговування, вносити свої пропозиції щодо їх зміни і тут же відображати ці зміни на функціональні можливості системи. Зокрема, вдавалося оперативно перенастроювати рольові функції виконавців, які беруть участь в системі. Простота внесення змін до системи відкриває можливість і для більш ефективної організації роботи служби, аж до оперативного перерозподілу обов'язків співробітників з тим, щоб з максимальною продуктивністю впоратися з завданнями поточного дня.

Використання «Мегаполіс» обіцяє ще ряд переваг в найближчій і довгостроковій перспективах. Система дозволить центрам зайнятості в конкретних регіонах налаштовувати аналітичні компоненти єдиного інформаційного середовища з урахуванням особливостей роботи місцевої служби зайнятості. Яскравий приклад - шахтарські області, де відбувається закриття нерентабельних шахт, або сумно відомий місто Славутич, де найближчим часом планується відкрити центр зайнятості у зв'язку з повним припиненням функціонування ЧАЕС. У цих регіонах люди, що залишилися без роботи, зажадають до себе особливої ​​уваги, і з урахуванням цього буде будуватися аналітика в інформаційній системі служби зайнятості. З іншого боку, гнучкі засоби налаштування інформаційного середовища на базі «Мегаполіс» підтримають заплановане в перспективі взаємодія Державної служби зайнятості з іншими організаціями, наприклад, Пенсійним фондом, зокрема, створення єдиного банку даних для персоніфікованого обліку фізичних і юридичних осіб.

проблеми

Впровадження системи в пілотному регіоні виявило складності, з якими неминуче зіткнуться фахівці при повномасштабному розгортанні проекту. Перерозподіл функцій в ієрархії центрів зайнятості вимагає самого активного включення в процес розгортання системи центрів обласного рівня. Однак колишня обліково-статистична система в обласних центрах практично не використовувалася - його експлуатували базові центри, тому і при впровадженні нової системи базові центри зайнятості ведуть себе набагато активніше, ніж працівники обласного центру, які виявляються не цілком готові до цієї роботи.

Втім, змінити психологію фахівців і переконати їх сприймати комп'ютер не як перешкоду, а як необхідний інструмент роботи - завдання, яке виникає практично при будь-якому впровадженні масштабних інформаційних систем в держорганізаціях, і Служба зайнятості не виняток. У більшості працівників служби до появи системи комп'ютери взагалі були відсутні, а значне число співробітників центрів зайнятості - жінки передпенсійного віку, для яких навчання системі починалося з навчання роботі на ПК, тому стає зрозуміла гострота проблеми подолання неприйняття нового рішення.

Справитися з проблемами допомагає сама система. Простота її інтерфейсу, чіткий поділ на функціональні блоки, розмежування відповідальності користувачів значно спрощують навчання. При цьому існує продумана і строго контрольована структура підготовки фахівців служби зайнятості. В Інституті підготовки кадрів Державної служби зайнятості організовано курс практичних занять і, хоча вона розгорнута поки тільки в двох районах Житомирської області, навчання проходить для співробітників служби з усієї України. Змодельовано мініцентр зайнятості, в якому фахівці реальних центрів знайомляться з новою технологією обслуговування незайнятого населення, в теорії і на практиці вивчають єдину інформаційно-аналітичну систему. Курс завершується складанням іспиту. Підсумкові випробування демонструють, що люди навіть з низьким рівнем комп'ютерної грамотності до кінця курсу навчання без праці виконують необхідні функції - призначають прийом, нараховують допомоги, виконують підбір вакансій, оформляють направлення на роботу або навчання і т.д. У Softline працюють над мультимедійним підручником, який дозволить співробітнику центру швидко розібратися зі своїми обов'язками в системі безпосередньо на робочому місці.

Підготовка адміністраторів єдиного інформаційного середовища служби зайнятості вимагає часу і чималих фінансових вкладень. Складність в тому, що дуже великий ризик втратити співробітників, які пройшли таке навчання і тих, хто знаходить навички, які з більшою вигодою можна буде застосувати в іншому місці. Судячи з оцінок учасників проекту, ця одна з найбільш гострих проблем впровадження, рішення якої поки не очевидно.

Не вдалося уникнути і проблем з фінансуванням проекту, проте розробник ні на день не припиняв роботу з центрами зайнятості. Наталія Іванова високо оцінює свого партнера по впровадженню і зазначає, що проект рухається вперед, перш за все, завдяки тому, що вдалося створити єдину робочу команду з фахівців Softline і ДЦЗ.

перспективи

Впровадження системи знаходиться поки на початковій стадії. Продукт працює в двох районах Житомирської області, в кінці року буде підключений обласний центр зайнятості, потім планується залучити ДЦЗ, і поступово продовжувати нарощувати систему, охоплюючи всю Україну. У повномасштабної системі буде працювати 14 тис. Користувачів.

Об'єктивна потреба в ефективній автоматизації робочих місць в службі зайнятості допомагає і в подоланні психологічних труднощів, пов'язаних з переходом до нової системи. Коли на обліку в службі зайнятості було не більше 500 тисяч безробітних по всій Україні, навіть ті деякі працівники центрів, на столах яких стояли комп'ютери, намагалися не обтяжувати себе роботою з ними. Однак за останні роки приплив населення до центрів збільшився в 5-6 разів, а комп'ютеризація служби зайнятості відстає від зростання обсягів та інтенсивності роботи. Сьогодні в середньому на одного працівника Служби зайнятості України припадає понад 100 справ безробітних, в деяких регіонах ця цифра подвоюється, і без інформаційної системи робота об'єктивно гальмується. Тому центри зайнятості самі закликають форсувати впровадження.

Одна з найбільш серйозних завдань, без вирішення якої неможливо реалізувати повноцінну єдине інформаційне середовище, - побудова глобальної мережі, що об'єднує всі центри зайнятості. Слабкі канали зв'язку, які зараз використовуються для обміну інформацією між базовими та обласними центрами, не завжди дозволяють оперативно передавати необхідні обсяги даних, навіть в спеціально відведене для цього нічний час. Зараз розроблений проект по організації виділених ліній зв'язку між центрами в пілотному регіоні і ДЦЗ. У разі його успішної реалізації можна буде говорити і про певний економічний ефект - заміна виділеними каналами звичайних комутованих з'єднань, які використовуються в даний момент, дозволить заощадити в рік на використанні телефонних ліній близько 100 тис. Гривень (20 тис. Дол.).

Керівник служби зайнятості України переконана, що система стане необхідним інструментом в її повсякденній роботі і сподівається, що з появою системи кількість папок з паперами на її робочому столі помітно зменшиться. У Softline вже є пропозиції по розробці аналітичних режимів системи для керівника найвищого рівня, однак, поки це не завдання найближчих днів. Щодня бачити оперативну картину справ в службі зайнятості на екрані свого комп'ютера - вже велика підмога для організації роботи директора.

література

1. Андрій Грищенко, Ігор Макаренко, "Системи на основі метаописів". "Відкриті системи", 2001, № 10

компанія Softline

Заснована в 1995 році, компанія Softline є сьогодні провідним українським розробником інструментальних систем і ЕRP-додатків для середніх і великих організацій, адаптованих під особливості ведення бізнесу в Україні. Для розробки готових рішень для підприємств різних галузей використовується, створений компанією інструментарій «Мегаполіс» - засіб спільного проектування, розробки і подальшої модернізації інформаційних систем різного ступеня складності.

Компанія пропонує також масштабовані Internet-рішення та послуги з навчання. Softline веде ряд проектів по офшорного програмування; на сьогоднішній день компанія - єдиний в Україні розробник ПЗ, сертифікований за стандартом ISO 9001. Серед замовників компанії - «Укрпошта», Міністерство фінансів України, Агентство повітряних сполучень «КийАвіа».

Основні підсистеми

Система «Служба зайнятості» призначена для інформаційної підтримки і автоматизації наступних технологічних процесів:

• надання послуг клієнтам служби зайнятості (як громадянам, так і роботодавцям за новою технологією обслуговування клієнтів);
• ведення статистичних спостережень, аналітичних досліджень і прогнозування стану ринку праці України;
• Розробка та контроль виконання Програми зайнятості населення;
• робота з платниками до Фонду обов'язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття та контролю надходжень грошових коштів до цього фонду;
• фінансове планування та аналіз стану матеріально-технічної бази служби зайнятості.

Підсистема «Організація прийому осіб»: організація прийому громадян та організація роботи діловода.

Підсистема «Обслуговування громадян»:

• реєстрація;
• працевлаштування;
• працевлаштування на громадські та сезонні роботи;
• професійне навчання;
• надання консультаційних послуг;
• прийняття рішень;
• формування та реєстрація довідок;
• достроковий вихід на пенсію;
• ведення даних з працевлаштування іноземних громадян;
• працевлаштування на роботу за кордоном;
• ведення архіву персональних карток;
• нарахування, утримання та виплата безробітним.

Підсистема «Робота з роботодавцями»:

• реєстрація оперативних вакансій від роботодавців;
• контроль працевлаштування;
• реєстрація вакансій від іноземних роботодавців;
• організація тимчасових посвідок зайнятості;
• ведення договорів з роботодавцями, що стосуються організації громадських і сезонних робіт;
• ведення договорів з підприємствами на працевлаштування громадян після професійного навчання за направленням служби зайнятості;
• проведення розрахунків з роботодавцями.

Підсистема «Робота з навчальними закладами»: ведення договорів з навчальними закладами, проведення розрахунків з навчальними закладами.

Підсистема «Статистика і аналітика»: формування звітів про працевлаштування і зайнятості населення, яке звернулося до служби зайнятості; формування аналітичних звітів; формування звітів про стан Фонду загальнообов'язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття.

Підсистема «Контроль надходжень до Фонду загальнообов'язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття»: організація контролю надходжень до Фонду загальнообов'язкового державного соціального страхування на випадок безробіття; робота з платниками до Фонду загальнообов'язкового державного соціального страхування на випадок безробіття.

Підсистема «Ведення нормативно-довідкової інформації»:

• ведення нормативно-довідкової інформації на рівні ДЦЗ і на рівні обласних центрів, а також перегляд і використання нормативно-довідкової інформації, яка ведеться на рівні ДЦЗ;
• ведення нормативно-довідкової інформації на рівні базових центрів, а також перегляд і використання нормативно-довідкової інформації, яка ведеться на рівнях ДЦЗ і обласних центрів.

Підсистема «Адміністрування»: адміністрування системи; ведення користувачів системи; обмін даними.