Книга продаж: як правильно оформити і вести

1. З якою метою в бухгалтерському обліку ведеться книга покупок і продажів
2. Проведення з ПДВ
3. Де завантажити бланк і зразок книги продажів і покупок
4. Як правильно оформляється книга покупок і продажів
5. Як здійснюється ведення книги покупок
6. Примітки
7. Кілька рекомендацій від контролюючих органів
8. Як внести зміни в книгу покупок
9. Внесення змін після закінчення податкового періоду
10. Форма додаткового аркуша книги покупок
11. Нові правила заповнення додаткового листа
12. Як здійснюється ведення книги продажів
13. Примітки
14. Склад показників книги продажів
15. Кілька рекомендацій від контролюючих органів
16. Чи може вестися електронна книга покупок і продажів в 1С
17. Книга покупок і продажів і ПДВ-декларація
18. Які труднощі можуть виникнути при веденні книги покупок і продажів

Книга продаж і покупок необхідна для підрахунку сумарного ПДВ, що сплачується до держбюджету. Починаючи з 2015 року, записи з цього регістра включені в декларацію про податки. Даний матеріал допоможе розібратися з питаннями про правильність ведення, оформлення таких книг.

Ви дізнаєтеся:

• Яке значення має книга покупок і продажів в бухгалтерії.
• Як оформити книгу покупок і продажів.
• Як вести книгу покупок.
• Як внести зміни в книгу покупок.
• Як вести книгу продажів.
• Чи можна вести електронну книгу покупок і продажів.
• Як пов'язана книга продажів з ПДВ-декларацією.
• Які складнощі можуть виникнути при веденні книги покупок і продажів.

З якою метою в бухгалтерському обліку ведеться книга покупок і продажів

Законослухняний платник податків зобов'язаний вести облік так, щоб максимально повно розкрити відомості, що містяться у податковій декларації. Дані дії дозволяють виключити накладення штрафів з податку на додану вартість при його сплаті в бюджет.

Бухгалтерські регістри по ПДВ не регламентуються нормативними актами і розробляються компанією своїми силами, спираючись на статтю 10 закону «Про бухгалтерський облік» від 06.12.2011 № 402-ФЗ. Ведення цих первинних форм можливо як у вигляді паперової документації, так і в електронному варіанті.

Облікові регістри, що включають в себе всю інформацію про податок на додану вартість і рахунках-фактурах, в неодмінному порядку заповнюються усіма, хто має зобов'язання перед бюджетом. Цими документами є книги покупок і продажів.

Встановлено спеціальні форми книг покупок і продажів для реєстрації даних, що використовуються при розрахунку податків, вони застосовуються також для бухобліку.

ТОП-5 найбільш затребуваних статей для комерсанта:

Проведення з ПДВ

• Проводка Дт 19 Кт 60 виконується при покупці з метою фіксації вхідного податку на додану вартість.
• Проводка Дт 68 (субрахунок ПДВ) Кт 19 фіксує вхідний ПДВ при включенні в книгу продажів.
• Проводка Дт 90 (субрахунок ПДВ) Кт 68 (субрахунок ПДВ) враховує вихідний ПДВ при реалізації матеріальних цінностей.

Щокварталу сума, відповідна кредитовому сальдо рахунку 68, сплачується до держбюджету, а дебетове відшкодовується. Сукупні обороти за кожен квартал по дебету 68 рахунку з податку завжди відповідають вхідному податку по книзі покупок, отже, обороти по кредиту - виходить ПДВ, задокументовано в книзі.

Де завантажити бланк і зразок книги продажів і покупок

Інструкції з ведення книг продажів і покупок, а також їх бланки можна знайти в Постанові Уряду № 1137 26.11. 2011:

• бланк книги покупок - в додатку № 4;
• бланк книги продажів - в додатку № 5.

Там же описані форми додаткових аркушів для книги продажів, де відображаються виправлення за минулі періоди оподаткування.

Оновлені форми для даних облікових регістрів визначені з четвертого кварталу 2014 року згідно з Постановою Уряду РФ від 30 липня 2014 року № 735.

Редагування недоліків, виявлених до настання числа здачі декларації, здійснюється безпосередньо в книзі покупок.

Як правильно оформляється книга покупок і продажів

Книга покупок і продажів повинна вестися на будь-якому підприємстві. У ній фіксуються всі створені і виставлені рахунки-фактури, які свідчать про завершені розрахунки і угодах. Книгу пропонується пред'являти при перевірці податковим органам. Заповнення цього регістра здійснюється за спеціальною формою, встановленою Постановою Уряду № 1137 від 18 вересня 2014 р

Облік продажів ведеться за формами 4 і 5, прикладеним до постанови № 1137. Нижче наведені приклади заповнення даних регістрів, де вказано, як правильно вносити дані в розділи книги покупок і продажів. Приклади допоможуть уникнути багатьох помилок при записах, радимо ознайомитися з ними.

Форма заповнення документа (або електронний, або паперовий варіант), згідно з Постановою № 1137 від 26.12.2011, визначається самим платником податків, як йому зручніше. Після 20 числа після закінчення кварталу оформлені в паперовому вигляді книги продажів і покупок повинні бути:

• підписані керівником організації (юридичною особою) або відповідальним фахівцем, у якого є завірене нотаріусом право підписувати документи. Аналогічні умови і для ІП;
• прошнуровані;
• мати проставлені номери сторінок.

Документ завіряється синьою печаткою індивідуального підприємця або організації.

При оформленні книг в електронному вигляді все набагато простіше, описане вище не потрібно. Засвідчення документа здійснюється за допомогою захищеної електронного підпису. Зберігається податкова документація чотири роки з моменту підписання.

Варто загострити увагу на нюансах при заповненні додаткових аркушів. Відповідно до чинного закону застосовується нова форма звітності при виправленні існуючої і додаванні нового запису в книгу продажів. Це проявляється в наступному:

• У графу «Разом» заносяться остаточні дані: з графи № 16 (минулий податковий період), де вказана помилка в рахунку-фактурі або в разі, якщо додаткові аркуші не заповнювалися.
• При виявленні помилок до 16 рядка такий запис вноситься зі знаком мінус. У разі анулювання документа графи з 8 по 13 залишаються порожніми.
• У 16 пункті відображаються кінцеві розрахунки, якими заповнюється стовпець «Разом».

Постанова № 735 оновлює вимоги по внесенню даних в додаткові аркуші при формуванні бухгалтерської звітності. Якщо потрібно відкоригувати книгу покупок і продажів до терміну здачі податкового звіту, створюється нульова рахунок-фактура, де вказуються негативні показники, а також документ, що містить позитивні показники.

Якщо ж помилки виявлені після настання терміну здачі звітів до податкової, виправлення заносяться в додаткові аркуші, що відносяться вже до нового періоду.

Звідси випливає, що додаткові аркуші - це необхідні складові оформленого звіту щодо фінансової діяльності. У них зібрані всі некоректні дані, які слід видалити або внести правки.

Як здійснюється ведення книги покупок

Відповідно до постанови № 1137 від 26 грудня 2011 року книга покупок створюється для податкових розрахунків з ПДВ. Таким чином, облік ведеться усіма, хто має перед бюджетом зобов'язання за цими відрахуваннями. Відповідно до законів Російської федерації необхідність сплати ПДВ передбачена для індивідуальних підприємців та юридичних осіб. У деяких випадках фізичні особи обкладаються податком на додану вартість під час перевезення товару через митницю.

Отже, є 2 категорії тих, хто платить ПДВ:

• юридичні особи, а також представники зарубіжних торгових фірм, у тому числі і індивідуальні підприємці;
• всі громадяни, які провозять через кордон продукцію, оподатковується.

Згідно зі статистикою друга категорія платить вищі суми, ніж перша, так як юридичні особи вносять ПДВ у зв'язку з господарськими та виробничими потребами.

Дані, які містить книга покупок, включаються до декларації про податки в повному обсязі. Наприклад, 8-й розділ відображає відомості про продавця та покупця, номери документів. Міністерство фінансів вимагає включати в звітність ці дані для забезпечення фінансової прозорості компанії при проведенні перевірки фіскальною службою. А також для боротьби зі спробами приховування доходів і іншими фінансовими махінаціями з податком на додану вартість (див. Наказ податкової служби РФ від 29.10.2014 № ММВ-7-3 / 558 @, лист Мінфіну Росії від 23 квітня 2015 року № 03-07 -14/23289).

У книзі покупок не відображаються дані з рахунків-фактур, які отримані при:

• безкоштовних операціях;
• безгрошових формах розрахунку при оплаті, авансі;
• отриманні агентом (комісіонером) послуг або матеріальних цінностей від принципала (комітента);
• отриманні агентом грошей від продавця в разі виконання агентського договору на покупку;
• інших операціях, розглянутих в п. 19 другого розділу 4-го додатка до Порядку.

Книга покупок часто потребує коригування і уточнення. Якщо правки вносяться до терміну здачі звіту, в ній відбивається анульовані рахунок-фактура з негативними значеннями і вказується дійсний рахунок (див. П. 9 четвертого додатки).

У разі закінчення періоду звітності всі зміни заносяться в додаткові аркуші за новий період. У них вказуються помилкові і анульовані рахунку (див. Пункти 4 і 3).

Згідно з пунктом 24 додатка № 4 книга покупок зберігається 4 роки з моменту останнього запису.

Примітки

• Відскановані копії рахунків-фактур, які були отримані по факсу або email від продавця, не варто відзначати в книзі покупок. Як показує судова практика, якщо покупець намагається відняти ПДВ по ним, у податкових органів відразу виникають питання до такого виду діяльності. Тільки в разі, коли ксерокопії містять правильні адреси і стоять відповідні підписи, є шанс домогтися позитивного рішення суду. Як приклад можете ознайомитися з постановою Федеральної антимонопольної служби Поволзької округу від 1 квітня 2014 року № А12-10784 / 2013.
• Розділ 8 декларації про податки містить всю необхідну інформацію з книги покупок, тому платник податків не зобов'язаний пред'являти саму книгу або її копію в інспекцію ФНС при декларуванні.

Покупці, що відраховують податки, повинні вести книги покупок, щоб врахувати кожен рахунок-фактуру, який був виставлений продавцем, кожен товар. Книга ведеться для того, щоб підрахувати сукупний ПДВ, який пред'являється до відрахування.

Податок на додану вартість з купленого товару відшкодовується тільки в тому випадку, коли надаються рахунки, що підтверджують ціну придбаного продукту, а також необхідні позначки в книзі покупок.

Всі рахунки, взяті від продавців в хронологічній послідовності, згідно поточного податкового періоду (коли потрібно відшкодувати ПДВ) заносяться в регістр покупцем.

Керівник підприємства особисто відповідає за правильність ведення і коректність заповнення книги покупок, або передає цю роботу на контроль уповноваженій особі.

Якщо документація заповнюється в електронному варіанті, її роздруковують, листи нумерують, завіряються печаткою до двадцятого числа місяця, що настає після закінчення періодом оподаткування. В цьому випадку книга зберігається п'ять років з моменту останньої зробленого запису.

Податок на імпортні товари для організації вноситься на адресу митних органів. В даному випадку рахунки немає, а в книзі робиться відмітка про митну декларацію за фактом перевезення через кордон придбаного товару, де фіксується сплата ПДВ митному органу.

Про документи, що відображають передачу майнового внеску, нематеріальних активів до статутного капіталу, теж робляться записи в книзі.

У разі роботи співробітника за межами свого населеного пункту всі намічені службові витрати (знімання квартири, номера, оплата квитків туди і назад) реєструються в книзі, а підтверджують їх бланки суворої звітності (їх копії), які співробітник прикладає до документації про витрати у відрядженні. Сума ПДВ виділяється окремим пунктом.

Рахунки-фактури не реєструються в трьох випадках:

• брокерські операції на ринку цінних паперів, валют;
• якщо товар (послуга) передається покупцеві безкоштовно;
• коли комітент передає товар агенту для подальшого збуту.

У другому додатку до Правил, які затверджені постановою № 914, є приклад оформлення книги покупок.

У додаткових аркушах вказується назва компанії покупця, індивідуальний податковий номер (або КПП) і термін оподаткування (час твори покупки).

У першій графі ставиться номер рахунку-фактури по порядку. Номер цього документа, зазначений в журналі їх реєстрації, не завжди буде збігатися з порядковим номером в книзі, тому що не всі отримані рахунки оподатковуються. У разі якщо товар перепроданий і при повторній реалізації виписаний рахунок, порядковий номер з першої графи відображається у графі № 9 книги покупок.

Шоста графа служить для обліку рахунків, виписаних при продажу імпортних товарів. Якщо реалізується вітчизняна продукція, відзначається тільки країна-виробник. У разі ввезення товарів з-за кордону, крім запису про країну, звідки вони були привезені, в графі 6 також вказується номер митної декларації.

Назви придбаної продукції, суми податків (обчислені за податковими ставками) вписуються відповідно в 8-11 графи. При цьому кожна з них ділиться навпіл:

• в першій частині пишеться сума продажів без обліку податків;
• в другій - сума податку на додану вартість відповідно ставками від 10 до 20%. Якщо ПДВ визначався розрахунковими методами, ставки беруться з пункту 4 164-ї статті Податкового кодексу РФ.

Сума реалізації експортних товарів, що мають ставку ПДВ 0%, вказується в графі 10 платником податків, якому були надані послуги з продажу даного товару. При заповненні декларації з ПДВ беруться кінцеві цифри по графам 7, 8а, 8б, 9а, 9б, 10, 11а, 11б, 12 по кожному періоду оподаткування.

При оформленні записи про видалення некоректного рахунки-фактури використовуються додаткові аркуші за той період оподаткування, коли був задокументований початковий рахунок. Ці форми дуже важливі при веденні книги продажів і покупок. Нагадаємо, що приклад заповнення та бланк додаткового аркуша знаходиться в додатку чотири до Правил. Інформація, що заноситься в листи, аналогічна міститься в книзі, за винятком дати оформлення листів, яка вказується вгорі.

Кілька рекомендацій від контролюючих органів

У листі НС Росії від 22 січня 2015 № ГД-4-3 / 794 @ (або лист податкової служби РФ від 27 січня 2016 № ОД-4-15 / 1065) наведені кращі коди видів операцій, необхідні при оформленні книги.

У разі роботи за межами свого населеного пункту в книзі фіксується номер проїзного квитка співробітника, який він докладає до звіту про відрядження (з уже порахували податком) (див. Лист податкової служби Росії від 21.05.2015 № ГД-4-3 / 8565).

Податковий номер і КПП компанії не відображається в електронному квитку (контрольний купон), тому інформація про них не записується в графі № 10 книги продажу і восьмому розділі декларації про ПДВ (лист податкової служби РФ від 18.08.2015 № ГД-4-3 / 14544 ).

Книги продажів і покупок однаково ведуться як при торгівлі від самої організації, так і в її філіях (лист Мінфіну Росії від 24.03.2015 № 03-07-11 / 16050).

Податкова служба звертає увагу на те, що в стовпці 7 книги необхідно прописати номера документів за авансовими платежами (лист від 16.03.2015 № 03-07-11 / 13816), за витратами на відрядження (лист від 23.03.2015 № 03-07- 11/15889), відшкодування авансів (лист від 24.03.2015 № 03-07-11 / 16044), по платі ПДВ на імпортні товари (лист від 26.11.2014 № 03-07-11 / 60221).

Алгоритм відображення правок в книзі покупок передбачений Постановою Уряду РФ від 26.12.2011 № 1137 «Про форми і правилах заповнення (ведення) документів, що застосовуються при розрахунках з податку на додану вартість».

Як внести зміни в книгу покупок

Внесення змін в поточному податковому періоді

У разі коли правки робляться до завершення нинішнього періоду, в книзі зазначається анульовані рахунок (корректировочная фактура) з мінусовими значеннями і прописується змінений рахунок з позитивними параметрами (пункт дев'ятий Правил створення книги продажів і покупок).

Внесення змін після закінчення податкового періоду

Тоді всі правки заносять вже в додаткові аркуші за нинішній податковий період (пункт 4 Правил). Як вже говорилося, ці бланки необхідні для ведення книги. У додатковому аркуші вказуються віддалені і помилкові рахунки з даного періоду, в тому числі і коректувальні.

У дев'ятому пункті Правил заповнення книги вказано, що відредаговані рахунки-фактури заносяться в книгу покупок тоді, коли покупець отримує право на відшкодування податку.

Форма додаткового аркуша книги покупок

Приклад додаткового аркуша книги покупок і продажів, а також алгоритм його оформлення можна пошукати в додатку № 4 до Постанови РФ від 26.12.2011 № 1137.

Починаючи з 01.10.2014, бланк додаткового аркуша і структура оформлення були схильні до змін з огляду на виходу Постанови від 30.07.2014 № 735. Таким чином, з останнього кварталу 2014 року додатковий листи заповнюються в іншій формі і за новим алгоритмом (лист Мінфіну Росії від 18.09. 2014 № 03-07-15 / 46850 (направлено ФНС Росії для ознайомлення і використання при роботі податковим органам 23.10.2014 № ГД-4-3 / 21966)).

Нові правила заповнення додаткового листа

При внесенні правок в книгу покупок, яка створена в оновленій формі, для того щоб узгодити інформацію, потрібно використовувати аналогічний книзі новий зразок додаткового аркуша.

У рядок «Разом» заносяться остаточні дані (дивіться другий пункт правил оформлення додаткового аркуша книги):

• з графи № 16 книги за старий податковий период (тієї, де зафіксована помилка рахунки-фактури), в разі если додатковий лист для цієї книги продажів НЕ створювався;
• також з 16-ї графи останнього використаного листа за потрібний податковий період, де знайдений неправильний рахунок (коригувальний), в разі коли додаткові аркуші до цієї книги продажів і покупок вже додані.

Через підрядник до 16-ї графи заповнити значення видаляється помилкового рахунку (коректування рахунки-фактури), дані в 15 і 16 графах зі знаком мінус (пункти 3 і 5 Правил). При видаленні записи про рахунок авансу графи 8 і 13 залишаються порожніми (дивіться пункт 4 Правил оформлення додаткових аркушів).

Рядок «Усього» містить кінцеві дані з графи 16 (різниця величин рядка «Разом» і значення некоректного рахунку). Це описано в пункті 6 Правил.

Значення рядка «Всього» беруться для внесення змін до податкової декларації, яка передається в фіскальний орган (п. 1 ст. 81 Податкового кодексу РФ, п. 6 Правил заповнення додаткового листа книги покупок).

Як здійснюється ведення книги продажів

Тільки в трьох випадках з організації правомірно знімається обов'язок ведення книги продажів:

• якщо вона має законне звільнення від плати ПДВ;
• якщо юридична особа здійснює торговельні або інші операції, які не обкладаються податком на додану вартість;
• якщо продаж продукції ведеться за межами РФ.

У всіх інших випадках книга підлягає обов'язковому оформленню:

• для всіх організацій, які платять ПДВ;
• для всіх, хто має законне право не нараховувати ПДВ. Книга в цьому випадку ведеться для того, щоб пред'являти на вимогу фіскальної служби всі дані про звільнення від сплати податку. Те ж саме стосується податкових агентів.

Книга продаж створена для систематизації та зберігання всіх рахунків-фактур (стрічок ККТ, БСО), що є результатом торгових операцій, де необхідно розраховувати ПДВ. Повний список цих дій заснований на чолі 21 Податкового кодексу Російської Федерації: відвантаження товарів, продукції, проведення робіт, послуг, здійснення ремонтних робіт для себе, і т. Д. Ведуть облік рахунків в книзі і особи, на законних підставах урятував від відрахувань ПДВ. Заповнення даного регістра здійснюється строго послідовно, в той період, коли виникають зобов'язання сплати ПДВ, незалежно від дат надання рахунків покупцями або їх виставлення продавцями.

Після підведення підсумкових розрахунків в графах з 14-ї по 19-ю книги продажів вони заносяться в 9-й розділ декларації про податки.

Є можливість коригувати даний регістр. Всі правки, зроблені до закінчення поточного кварталу, ведуться безпосередньо в книзі, вказується анульовані рахунок з негативними параметрами і створюється запис про виправленому рахунку (див. П. 11 додатка № 5 до Правил).

Правки, які відбуваються вже після закінчення термінів закриття податкового періоду, вносяться в додаткові аркуші книги за потрібний інтервал. У них прописуються посилання на віддалені некоректні дані.

22-й пункт додатку № 5 свідчить про те, що книга продажів має актуальність протягом 4 років з терміну внесення останнього запису.

Примітки

• принципалом, які ведуть торговельні дії за договором доручення або агентським договором від імені принципала, пишуть в книзі рахунки-фактури, створені при здійсненні авансу, плюс рахунки-фактури, виписані безпосередньо під час продажу;
• агенти не вказують в книзі рахунки, які були видані від їх імені.

У книзі продажів відображаються всі створені рахунки у всіх випадках, де є обов'язок щодо розрахунку ПДВ:

• при навантаженні товарів, веденні робіт, наданні послуг, передачі майнових прав;
• при авансі;
• при появі засобів, які нарощують податкову базу;
• при веденні ремонтних і налагоджувальних робіт для своїх потреб;
• при поверненні взятих на облік товарів;
• при виконанні зобов'язань податкових агентів;
• при операціях, які на законних підставах звільнені від податкових відрахувань.

Рахунки, які виписують продавці при реалізації за готівку, також обов'язково реєструються в книзі продажів. А видані контрольно-касовим апаратом чеки фіксуються без розрахунку суми, яка написана в рахунку-фактурі за дану операцію.

Якщо є необхідність змінити книгу продажів, до неї додається додатковий лист, де вказується відкоригований рахунок. Лист створюється за період, коли був виписаний початковий рахунок, в який потім було внесено зміни.

При відшкодуванні податків рахунку, що підтверджують величину ПДВ для вирахування, відзначаються в книзі для обґрунтування цієї суми, яка буде повернута.

Щоб відновити суму ПДВ, в книзі в грудні кожного року з 2006 відзначають сумарний податок, як на відрахування, так і для сплати в бюджет за кожен рік.

Протягом часу, коли є зобов'язання по сплаті ПДВ, рахунки заносяться в порядку черговості (за хронологією).

Коли мова йде про отримання завдатку від покупця, продавець робить відповідний запис в книзі продажів, фіксуючу рахунок, який надано для підтвердження отримання авансу.

Якщо торгівля або надання платних послуг населенню ведеться без видачі чеків оплати, документацією є бланки суворої звітності. Вони ж заносяться в книгу замість рахунків або копії виданих на руки споживачам, або сукупність всіх документів суворої звітності за описом, яка готується після закінчення торгівлі кожен місяць.

Остаточне оформлення книги продажів полягає в нумерації всіх сторінок, скріпленні їх печаткою, прошнуровке готового регістра. Безпосередній контроль якості її заповнення та оформлення ведеться або директором організації, або уповноваженим людиною.

Книга продаж знаходиться на зберіганні рівно 5 років з часу останнього запису.

Склад показників книги продажів

У книзі продажів зазначаються:

• повне або скорочене найменування продавця, відповідне інформації з установчих документів;
• ідентифікаційний номер і код причини, по якій продавця поставили на облік;
• податковий період (місяць, квартал), де велися торги, є сума виручки, неповної оплати в рахунок майбутніх поставок товарів, передачі майнових прав;
• в графі 1 - дата і номер рахунку-фактури продавця;
• в графі 2 - зазначається назва покупця як в рахунку-фактурі;
• в графі 3 - ідентифікаційний № як в рахунку-фактурі;
• в графі 3а - код причини постановки на облік покупця;
• в графі 3б - час оплати рахунку продавця;
• в графі 4 - підсумкова сума продажів за рахунком плюс ПДВ, а якщо отримана неповна оплата в рахунок майбутніх закупівель, передачі майнових прав - її сума за рахунком-фактурою, включаючи ПДВ;
• в графі 5 - продажу, на які ставка податку дорівнює 18%;
• в графі 5а - збут без ПДВ;
• в графі 5б - ПДВ, нарахований на ціну продажів, тобто 18 відсотків від суми реалізації, або інші параметри розрахунку податкової ставки, яка визначається за 164-ю статтею Податкового кодексу РФ;
• в графі 6 - продажу, на які ставка податку дорівнює 10%;
• в графі 6а - сума збуту без ПДВ;
• в графі 6б - ПДВ, нарахований на ціну продажів, тобто 10 відсотків від величини реалізації, або інші параметри розрахунку податкової ставки, яка визначається за 164-ю статтею Податкового кодексу РФ;
• в графі 7 - кінцева сума продажів за рахунком, яка обкладається податком на додану вартість в розмірі 0 відсотків;
• в графі 8 - реалізація, яка обкладається податком на додану вартість в розмірі 20 відсотків;
• в графі 8а - сума продажів без податку на додану вартість;
• в графі 8б - ПДВ, нарахований на ціну продажів, тобто 20 відсотків від обсягу, або інші параметри розрахунку податкової ставки, яка визначається за 164-ю статтею Податкового кодексу РФ;
• в графі 9 - сума продажів за рахунком, звільнених від ПДВ.

Графи 5а і 6а залишаються порожніми, якщо були зареєстровані рахунки, які фіксують суму оплати товару або авансу на майбутню поставку продукції, надання послуг.

У кожному кварталі по книзі продажів підводять підсумки, показники з граф з 4-ї по 9-ю заносять до податкової декларації з ПДВ.

Кілька рекомендацій від контролюючих органів

У разі коли торгівля грунтувалася на наданні послуг або продажу продукції тієї категорії покупців, які не платять ПДВ (або звільнені від нього), є можливість укласти договір про те, що рахунки виставлятися не будуть. Тоді в книзі продажів враховуються дані цієї угоди, або інші документи по зроблених операціях.

При реалізації своїх товарів в графу 13б книги записується вартість з графи 9 по рядку «Всього до оплати» рахунки, а в графу 17 вноситься значення ПДВ на продаж товарів зазначеної категорії; таким же чином враховуються в регістрі торгові угоди, вчинені за договором комісії.

Коли ведеться роздрібна торгівля через інтернет-магазини або іншим дистанційним способом, де посередниками виступають платіжні агенти, необхідно складати розрахунок або інший документ, що представляє сукупність всіх операцій за певний проміжок часу. Дана документація фіксується в книзі продажів.

У разі коли продавець не має даних про ІПН або КПП споживача, 8-я графа книги продажів залишається порожньою, а значить, і в рядок 100 розділу № 9 податкової декларації теж нічого не вноситься.

Коли ведеться роздрібна торгівля з фізичними особами безпосередньо за готівку, в книгу замість відсутніх рахунків за такими операціями можна вписувати посилання на документи, що фіксують дані угоди.

Чи може вестися електронна книга покупок і продажів в 1С

Є два способи ведення книги продажів - в паперовому варіанті та електронному. Вони передбачені наказом податкової служби Росії з 2015 року. Природно, ведення документації в електронному вигляді простіше, зручніше, до того ж фіскальні органи рекомендують надавати саме електронний варіант книги для перевірки. Відповідно до Податкового кодексу РФ платник податків має право відправляти електронний варіант звітних документів до фіскальної службу по email та іншими аналогічними каналам комунікацій, які використовуються в сучасному суспільстві. Є ця можливість і для розглянутої книги продажів і покупок. Засвідчуються такі документи спеціальної електронним підписом керівника організації або ВП. Підписані КЕП документи можна відправляти в ФНС для перевірки.

Книга покупок і продажів і ПДВ-декларація

Починаючи з 2015 року, всі дані, які заносяться в книгу продажів і покупок, включаються до декларації про податки. У графі № 8 цього звіту прописується інформація з книги покупок, в графі № 9 - значення з книги продажів. Крім того, щоб довести правильність розрахунків і їх достовірність, регістр відправляється на перевірку спільно з декларацією.

Інформація, необхідна для податкового і фінансового контролю, для простоти записується через підрядник. Кожна нова рядок в книзі одночасно фіксується в декларації.

Щоб без проблем пройти податкові перевірки, необхідно уважно контролювати дані по книгам продажів і покупок, а саме співвідношення кодів і операцій, яким вони відповідають. Починаючи з 2016 року, фіскальна служба звертає пильну увагу на відповідність кодів і операцій, інших позначень в зв'язку з прийнятими поправками до закону.

Рахунки-фактури, які відносяться до книги продажів, теж повинні бути записані строго в хронологічному порядку. Також потрібно звертати увагу на період, коли відбувається повернення ПДВ. Податок на додану вартість на імпортні товари сплачується митному органу. Рахунок не реєструється, коли товар був відданий безкоштовно, якщо продукція передається через комітента, а також при спекулятивних операціях на фондових біржах.

Інформація, яку видно в декларації:

• розрахункові документи, які надаються постачальником, в них зафіксовані всі дані з податку;
• документи, які підтверджують сплату податку при відвантаженні продукції. Також потрібні юридичні адреси, коли є відрахування по ПДВ.

Які труднощі можуть виникнути при веденні книги покупок і продажів

Перше, з чим ви зіткнетеся, оформляючи книгу продажів і покупок, це створення і запис рахунків. У разі паперового варіанту книги вказується дата, коли рахунок був виставлений, в електронному вигляді фіксують час, коли документ був створений. В останньому випадку числа можуть відрізнятися, але на папері вони все повинні бути записані в хронологічній послідовності.

Багато компаній з працею йдуть від звичного оформлення книги на папері, іноді відмовляючись від більш перспективного електронного формату. Співробітники плутаються в комп'ютерній системі, відсоток помилок при оформленні досить високий, а все через те, що вони не вивчили процедуру перед початком роботи. Неточності у веденні книги покупок - головна проблема більшості компаній. Єдиний актуальний і офіційний зразок заповнення цього регістра бухобліку можна знайти в статтях Постанови № 1137.

Головне - пам'ятати про справжню причину, по якій повинен вестися податковий облік, - про відшкодування ПДВ. Найчастіше організації, які не мають права на його повернення, відмовляються від ведення книги покупок і продажів, що є порушенням закону.