Книги для складського обліку форм М-17 і М-40 є документи, що застосовуються на складських приміщеннях для проведення обліку наявних матеріалів. За ведення цих книг відповідає особа, наділена матеріальною відповідальністю. Найчастіше їм є співробітники, що працюють на посаді завідувача складу або ж комірника.
У ці книги з певною періодичністю вносить свої позначки відділ бухгалтерії при звірці обсягів залишків з програмою складського обліку.
коли використовуються
згідно з чинним Наказом Міністерства фінансів РФ № 119н , Всі вступники для зберігання на складі матеріальні об'єкти зобов'язані проходити процедуру реєстрації з боку матеріально-відповідального співробітника підприємства, який вносить всю необхідну інформацію в спеціальну книгу складського обліку або ж в особливу картку .
Одночасно з цим, варто відзначити той факт, що на сьогоднішній день використання книг або спеціальних облікових карток є абсолютно рівнозначним дією, що підтверджується п. 274 Наказу № 119н.
Однією з головних специфічних особливостей книг по складському обліку є обов'язкова необхідність нумерації всіх їх сторінок, а також їх прошнурування.
Даний обліковий документ опечатується та засвідчується підписом головного бухгалтера підприємства або ж іншою посадовою особою, яка може взяти на себе таку відповідальність. Крім того, книга повинна бути зареєстрована в бухгалтерському відділі комерційної організації.
На сьогодні формат книги складського обліку М-17 , Що був впроваджений в 1997 році Постановою керівництва Держкомстату РФ, втратив свою силу з першого жовтня 2005 року після винесення Наказу Мінфіну РФ №87н .
При цьому не існує ніяких законодавчих заборон щодо застосування даної застарілої форми в роботі складського відділу підприємства. Єдине, необхідно подбати про те, щоб затвердити її застосування спеціальних окремим розпорядженням керівництва організації або ж закріпити цю форму у внутрішній обліковій політиці компанії.
структурний пристрій
При використанні в складському обліку застарілої форми М-17 буде корисно знати про її структурі, що допоможе швидше вивчити принцип її заповнення та ведення. Так, в книзі обліку формату М-17 є окремі пункти, в яких необхідно вказувати таку інформацію:
Найменування організації, яка є фактичним власником складського приміщення. - Точна назва підрозділу підприємства, де знаходяться на зберіганні матеріальні цінності.
- Повне ім'я співробітника, який несе матеріальну відповідальність, а також його реєстраційний код, що використовується в кадровому відділі підприємства.
- Точні координати складського приміщення, осередки і стелажа, де зберігаються конкретні об'єкти матеріальних цінностей.
- Назва та кодування одиниць виміру цінностей, розташованих на зберіганні на території складу.
- Основна інформація, що стосується об'єкта, що зберігається на складі.
- Назва та код матеріальної цінності, згідно використовуваних підприємством класифікаторів.
- Дата, а також номер внесення записів в даний обліковий документ.
- Дата і номер документа, на підставі якого в облікову картку вносяться зміни.
- Інформація про суб'єктів, які виступають в якості відправників або ж одержувачів матеріальних об'єктів.
- Показники за обсягами наявних витрат і надходжень.
Варто врахувати, що будь-які записи, що вносяться в цю книгу, повинні бути завірені підписом співробітника, що несе матеріальну відповідальність.
Структура даного облікового документа має окремий блок, де відображаються факти проведення перевірки внесеної інформації. У цей блок вноситься інформація про дату проведення звірок, отриманих результатах, а також посаду і ім'я співробітника, що її проводив. Всі записи, що заносяться в цей блок, завіряються особистим підписом перевіряючого особи.
Документи для скачування (безкоштовно)
На останній сторінці цього облікового документа потрібно вказати точну кількість пронумерованих сторінок. Даний документ засвідчується підписом головного бухгалтера, а також вказується дата початку її ведення. Всі ці позначки також залишаються на останній сторінці.
Що ж стосується облікової книги форми М-40, то вона має схожу структуру, яка за великим рахунком нічим не відрізняється від книги форми М-17. З цієї причини можна керуватися правилами, що застосовуються щодо формату М-17.
Крім використання спеціальних книг складського обліку, на підприємстві можуть використовуватися спеціальні облікові картки або ж щомісячні матеріальні звіти при невеликих оборотах на складах.
Основні правила, що використовуються при оформленні
Книга обліку заводиться терміном на один рік співробітниками відділу постачання. В цей документ вносяться наступні дані: найменування матеріальних цінностей, основні характерні їм ознаки (артикул, марка, сорт і розмір), номер за номенклатурою, використовувані одиниці виміру, облікова вартість і інша інформація, що стосується зберігаються на складі об'єктів.
Як правило, для кожного номенклатурного номера заводиться окрема картка.
Відділ бухгалтерії реєструє такі карти в окремому реєстрі. Всі документи повинні бути пронумеровані, а також завірені бухгалтером, після чого передані матеріально-відповідальній особі, завідувачу складським приміщенням. Начальник складу самостійно заносить в облікову книгу всю інформацію про місце зберігання об'єктів матеріальних цінностей.
Всі рухи матеріальних об'єктів фіксуються безпосереднім завідувачем складом із занесенням інформації до книги складського обліку. За згодою з боку головного бухгалтера і завідувача складу ці обов'язки можуть бути покладені на оператора.
Всі листи книги обліку нумеруються і завіряються головним бухгалтером. Крім того, вони можуть перевірятися, про що робиться відповідний запис у спеціальній комірці.
Всі записи в книзі обліку вносяться виключно за наявності правильно складених і виконаних:
- ордерів приходу продукції;
- матеріальних вимог;
- накладних на продукцію;
- товарно-транспортних накладних та інших супровідних документів.
Завідувач складським приміщенням повинен вказати в книзі обліку такі дані:
- дата проведення операцій;
- реквізити документації, яка дає право на проведення тих чи інших операцій;
- короткі відомості про проведену операцію.
Необхідно враховувати, що кожна операція повинна бути окремо зафіксована в обліковій книзі. У тому випадку якщо за один робочий день було проведено кілька однотипних операцій, то потрібно вказати лише назву операції і її кількість.
Всі записи в книзі виробляються безпосередньо в той же день, коли проводилися ті чи інші операції. Завідувач складом кожен день підводить підсумки за наявними залишками матеріальних цінностей.
На кінець місяця необхідно відзначати підсумкові дані по приходу і витраті цінностей, а також за їх кількісним залишкам.
Під кінець року всі залишки вказуються станом на 1 січня нового року. Книга обліку за минулий рік здається для зберігання до відділу архіву комерційної організації. Основне завдання керівництва в даному питанні полягає у виборі матеріально-відповідальної особи, яка відповідає за ведення цих облікових документів.
Впровадження складського обліку для початківців представлено нижче.