Лукаві цифри: чому для розрахунку KPI мало знати «план» і «факт»

1. Оцінка позитивних показників
2. Оцінка негативних показників
3. Загальний індекс ефективності співробітника

Для проведення оцінки персоналу за ключовими показниками діяльності (KPI) для кожного співробітника формується так зване «Угода про цілі» або «Матриця KPI». У цю матрицю включають обмежене число оціночних показників з бібліотеки KPI посади. Зазвичай рекомендується чотири-п'ять показників для співробітників, шість-сім показників для керівників різних рівнів.

На практиці матриці KPI мають різні форми і зміст. При розробці таких матриць важливо дотримуватися компроміс між повнотою інформації, необхідної для постановки цілей і проведення оцінки, з одного боку, і їх простотою і зрозумілістю для співробітників - з іншого.

Найчастіше матриці KPI, які використовуються для постановки цілей і оцінки результатів роботи співробітників, мають вигляд, показаний на малюнку 1.

Малюнок 1

Здавалося б, все просто і зрозуміло. Вибираємо чотири-сім оціночних показників. Визначаємо їх ваги. Ставимо «План». Оцінюємо «Факт». Обчислюємо індекси KPI, що показують відсоток виконання плану. Якщо план перевиконано, індекс буде вище 100%. Якщо не виконано, то менше 100%. Потім вважаємо рейтинг співробітника, як середньозважену оцінку індексів KPI з урахуванням їх ваг.

При цьому індекси KPI найчастіше вважають, як «Факт / План» для позитивних показників, і «План / Факт» для негативних показників. Нагадаю, що позитивними прийнято називати показники, значення яких бажано збільшувати. Наприклад, виручка, прибуток, рентабельність і т.д. На відміну від них, негативні показники бажано зменшувати. Наприклад, частка шлюбу, прострочена дебіторська заборгованість , Кількість претензій і т.д.

Розглянемо умовний приклад матриці KPI начальника відділу продажів з подібною логікою розрахунку індексів KPI (малюнок 2).

малюнок 2

За формою все красиво. Однак, спробуємо розібратися, як ця форма застосовується на практиці для оцінки ефективності співробітників і розрахунку оплати за результатами роботи. На практиці може вийти абсурд.

Оцінка позитивних показників

Розберемося спочатку з позитивними показниками. В цьому випадку для розрахунків використовується природне співвідношення:

Індекс KPI = Факт / План

Наприклад, план за обсягом продажів становить 40 тис. Рублів, а за фактом маємо 39 тис. Рублів. Тоді 39000/40000 = 97,5%. Гарний результат. або для коефіцієнта рентабельності продажів : 4,5 / 5 = 90%. Теж не погано. Або для так званого середнього чека: 220000/200000 = 110%. Взагалі чудово.

Використовуючи співвідношення «Факт / План», ми формально припускаємо, що вимір результату у відсотках починається з природною точки відліку, що дорівнює нулю. У цьому випадку будь-який результат буде «зарахований в плюс». Так, якщо обсяг продажів з якихось причин склав не 39 тис., А скажімо, всього 5 тис. Рублів, то індекс KPI буде: 5000/39000 = 12,8%. Маємо невисокий, але все-таки позитивний результат.

А чому відлік результату повинен починатися саме з нуля? Тому що так влаштована система обчислення? Є нуль, значить, з нього і будемо починати? Але це формальний підхід, що не враховує природу того чи іншого показника. За такою логікою можна підрахувати, наприклад, «індекс температури тіла». Якщо за планом належить 36,6, а по факту маємо 24,0, то індекс KPI = 24 / 36,6 = 65%. Виходить, що формально хворий на 65% ще живий, хоча в дійсності це вже не так. Нижня критична температура тіла людини, як відомо, становить 25,0. Саме при цій температурі починаються незворотні зміни в організмі. Отже, значення показника нижче цього рівня вже не мають сенсу і в залік не йдуть.

У бізнесі для будь-якого показника діяльності також існує певний критичний рівень, нижче якого опускатися просто не можна. І, як не дивно, цей рівень далеко не завжди дорівнює нулю. Наприклад, для показника "Дохід" критичний рівень - це точка беззбитковості бізнесу або трохи нижче її, але, у всякому разі, це не нуль. Якщо виручка не дотягує до критичного рівня, підприємство покриває свої витрати, але залишається без засобів до існування і тихо вмирає, хоча індекс KPI може показувати позитивний результат.

Скажімо, для нашого прикладу точка беззбитковості може становити 25 тис., А за фактом маємо 20 тис. Рублів. Тоді індекс KPI буде дорівнює 20000/40000 = 50%. Тобто, судячи за індексом, «пацієнт швидше живий, ніж мертвий», хоча насправді він «швидше мертвий, ніж живий». Але ж тоді і відлік життєздатності треба починати не з нуля, а з 25 тис. Рублів!

Аналогічні міркування можливі і для інших показників. Наприклад, якщо підприємство бере кредит на придбання поточних активів, то і рентабельність продажів від реалізації цих самих активів повинна бути ніяк не менше, ніж ставка кредитування. Інакше, ми знову йдемо в мінус, тобто в «мертву зону». тоді і відлік результату для KPI «Коефіцієнт рентабельності продажів» повинен починатися не з 0%, а саме з зазначеного рівня.

За тією ж логікою коефіцієнт рентабельності інвестицій (ROI) не може бути менше, ніж середньозважена вартість капіталу, інакше EVA буде негативною, а це вже зовсім нікуди не годиться. Тоді і відлік результату для ROI повинен починатися не з 0%, а з рівня, що забезпечує позитивну EVA.

Таким чином, для позитивних показників вважати індекс KPI в лоб за формулою «Факт / План» в загальному випадку некоректно, тому що при цьому ми ігноруємо суть показника. Як же тоді вважати? Для цього формулу «Факт / План» можна скорегувати, додавши в неї заданий критичний рівень, гірше якого значення показника абсолютно неприпустимі. Назвемо цей рівень базою. Тоді для розрахунку індексу KPI на величину бази треба зменшити і чисельник, і знаменник цієї формули. Отримуємо: індекс KPI = (Факт - База) / (План - База) або, якщо вважати в процентах, то:

Індекс KPI = (Факт - База) / (План - База) × 100%.

Якщо підрахувати індекси KPI за цією формулою, то ми побачимо, що наявність бази знижує індекси тих показників, за якими план не виконаний, і, навпаки, підвищує індекси тих показників, за якими план перевиконано. І це справедливо. База як би додатково стимулює до досягнення більш високих значень показників, тобто «штрафує» погані результати (нижче за план), і «преміює» хороші результати (вище плану).

Оцінка негативних показників

Як зазначалося вище, на практиці часто для розрахунку індексів негативних показників використовується зворотне співвідношення:

Індекс KPI = План / Факт

Наприклад, для показника «Прострочена дебіторська заборгованість» Індекс KPI = 100000/125000 × 100% = 80%. Вловити якусь логіку в подібних розрахунках досить складно. Однак на практиці використовують ще один спосіб розрахунку індексів KPI для негативних показників. Їх вважають за формулою:

Індекс KPI = (2 - Факт / План) × 100%

Тут з логікою вже краще. Так, в нашому прикладі для показника «Прострочена дебіторська заборгованість» план = 100 тис. Руб., А факт = 125 тис. Руб. Тоді індекс KPI = (2 - 125000/100000) × 100% = 75%. До цієї формулу закладена дзеркальна логіка. Оскільки для позитивних показників 75 від 100 становить 75%, то і для негативних показників 125 від 100 також має становити 75%. Чому? Тому що в обох випадках різниця між планом і фактом однакова, тобто дорівнює 25.

Тоді, щоб підрахувати індекс KPI, треба з плану відняти різницю між фактом і планом і розділити на план, тобто як би перетворити негативний показник в симетричний йому позитивний показник. В результаті нескладних перетворень отримуємо підсумкову формулу:

Індекс KPI = (План - (Факт - План)) / План × 100% = (2 - Факт / План) × 100%

Тоді, якщо факт = 0 (адже таке можливо!), Отримуємо індекс KPI = 200%. Якщо ж факт = 2 × план (факт в два рази більше плану), то індекс KPI = 0%.

Виявляється, в цій формулі приховано припущення, що точкою відліку для негативних показників є подвійний план. А чому власне? Чому не потрійний і т.д.? Логіка знову зникає і підміняється штучним припущенням, яке ігнорує суть показника.

А якщо реальний критичний рівень показника нижче, ніж подвійний план? Тоді можемо отримати аналогічне протиріччя, описане вище для позитивних показників: значення показника знаходиться в мертвій зоні, а індекс KPI показує, що у нас все добре (або майже добре). Наприклад, рівень простроченої дебіторської заборгованості 140 тис. Рублів може бути критичним і смертельним для підприємства, а індекс KPI, незважаючи на це, буде дорівнює 60%.

З іншого боку, якщо факт> 2 × план, то за цією формулою індекс KPI взагалі буде негативним числом! Як же так? Адже будь-який школяр знає, що відсотки негативними не бувають. Негативною може бути лише динаміка показників, виражена у відсотках. Але це зовсім інший випадок. Однак, на негативні індекси легко закрити очі, враховуючи, що в разі факт> 2 × план, індекс KPI буде дорівнює нулю. Тоді знову приходимо до неявному припущенням про те, що точкою відліку позитивного результату для негативних показників служить рівень 2 × план. Втім, дивина цього припущення ми вже обговорили.

Виходить, що для негативних показників формула: індекс KPI = (2 - Факт / План) × 100% також надумана і не витримує суворої критики. Що ж робити? А робити нічого не треба. Для розрахунку індексів негативних показників працює те ж саме співвідношення:

Індекс KPI = (Факт - База) / (План - База) × 100%

Як і у випадку з позитивними показниками, ми задаємо так звану базу - найгірше допустиме значення KPI, починаючи з якого йде відлік результату. Все, що гірше бази, не береться до уваги. Зокрема, якщо База = 2 × План, то отримуємо попередню формулу: індекс KPI = (2 - Факт / План) × 100%. При бажанні ви можете це легко перевірити самостійно.

Загальний індекс ефективності співробітника

Таким чином, для розрахунку індексів KPI як позитивних, так і негативних показників правильніше використовувати співвідношення, показане на малюнку 3.

малюнок 3

Якщо ми знаємо індекси оціночних показників, то потім обчислюємо загальний індекс ефективності (рейтинг) співробітника, як середньозважену оцінку всіх індексів KPI з урахуванням їх ваг. При використанні даного підходу індекси KPI будуть дійсно показувати, на скільки відсотків виконано норма, для якої база є точкою відліку результату. Тоді повинна змінитися і «Матриця KPI». У ній з'являється ще один стовпчик, «База», і з урахуванням бази перераховуються значення індексів KPI (рисунок 4).

малюнок 4

У загальному випадку, в порівнянні з попереднім методом, відмінності в оцінках індексів KPI можуть бути істотними. Крім того, наявність бази дає додатковий орієнтир співробітнику і краще розуміння природи показників. Але головне: індекси KPI тепер розраховуються за адекватною методикою без будь-яких надуманих і штучних припущень.

Вперше стаття була опублікована на Executive.ru 21 квітня 2014 року в рубриці «Творчість без купюр». Реанонсірована в контентному блоці в рамках спеціального проекту редакції