Недостача при інвентаризації - що робити, покрокова інструкція

1. Підстави для проведення інвентаризації
2. Що це таке недостача?
3. Причини виникнення недостачі
4. Порядок оформлення недостачі при інвентаризації
5. Чи можна її списати?
6. Як утримати недостачу з винних осіб?
7. порядок утримання
8. зразки документів

Недостача при інвентаризації - далеко не рідкісний випадок. Це неприємне явище як для працівників, так і для керівництва компанії. Існує безліч аспектів оформлення стягнення недостачі, а також складання самого документа.

Дуже важливо знати абсолютно всі тонкощі даного питання, щоб уникнути істотних претензій до обліку на підприємстві . Чим швидше будуть виявлені недоліки, тим швидше вдасться їх усунути.

Зразки документів при інвентаризації

Підстави для проведення інвентаризації

Проведення інвентаризації ТМЦ - невід'ємна частина роботи будь-якої організації. Помилково побутує думка, що це потрібно тільки в тих компаніях, які пов'язані з торгівлею. Це абсолютно невірно. Насправді навіть в державних установах інвентаризаційна процедура повинна проводитися так само. Меблі, техніка, навіть документація ( трудові книжки ) Є матеріальними цінностями, які підлягають оцінки та перерахунку.

Інвентаризаційні перевірки можуть бути плановими і позаплановими. При цьому необхідно дотримуватися процедури проведення, терміни. Всі надлишки і недостачі при інвентаризації має бути чітко відображені в документації, оформлені належним чином.

Планова інвентаризація повинна бути проведена відповідно до планів, затверджених раніше. Для кожної організації вони будуть різними. Періодичність залежить від обсягів організації та видів діяльності.

Можна провести позапланову перевірку. Підставами можуть стати такі події:

• пожежа, стихійне лихо;
• зміна матеріально відповідальної особи;
• перепродаж підприємства;
• розкрадання на виробництві (Або його підозра).

Для цього необхідно обов'язково видати всередині підприємства наказ із зазначенням дати інвентаризації, відповідальних осіб, а також підстави для даної перевірки.

Що це таке недостача?

Для багатьох бухгалтерів термін "недостача" є страшним. Це зрозуміло, тому що подібне тягне за собою ряд негативних наслідків, стягнень і покарань. Насправді ж практично завжди нехай незначна недостача, але вона буде виявлена ​​в процесі проведення інвентаризації.

Сама по собі недостача - це нестача коштів, товарів, матеріалів. При цьому абсолютно всі цінності повинні бути попередньо поставлені на баланс (включені в бухгалтерський облік), щоб мати можливість строго враховувати їх кількість.

Ключовим є також вказівка ​​їх матеріальної цінності. Мається на увазі, що людина повинна знати, чому з нього утримано якась конкретна вартість. До речі, найбільш цікава оцінка вартості товарів в магазинах.

Якщо недорахувалися певної кількості продукції, то з людини мають право утримати ту ціну, яка заявлена ​​у документах як роздрібна.

Причина в тому, що ця сума є збитком для магазину (недоотримана вигода також враховується). Тобто береться до уваги не закупівельна вартість продукції.

Не завжди до недостачі відноситься тільки вартість зниклих товарів, яких недорахувалися. Якщо продукція була зламана або її термін придатності минув, то тоді її фактично неможливо реалізувати, тому формально багато хто відносить вартість також до недостачі. Якщо ж товар з-за псування довелося продати за заниженою вартістю, то тоді різницю між передбачуваною ціною і отриманим доходом вважають нестачею.

Причини виникнення недостачі

Далеко не завжди недостача пов'язана виключно з несумлінним виконанням своїх обов'язків працівниками або їх протиправними діями. Іноді це логічне закономірне явище.

До основних причин слід віднести:

• Розкрадання. Це просте і зрозуміле прояв - хтось із працівників, зловживаючи службовим становищем, просто взяв цінності підприємства.
• Непередбачені обставини. Цінності, склади можуть піддатися стихійного лиха, що призведе до псування матеріальних цінностей.
• Витрати виробництва. Річ може порватися в процесі примірки, частина розважних товарів прокидається на підлогу, продукція травмується в торговому залі. У допустимих обсягах це є цілком нормальним.
• Пересортиця. Явний приклад: в магазині лежить 2 види яблук, зовні схожих. Одні продали замість інших. За фактом підсумковий вага сумарно зберігся, але одних менше, ніж повинно бути, а інших - більше. Надлишки при інвентаризації також повинні бути в допустимих межах, тому хоча подібне допустимо, але не повинно бути занадто частим явищем.

Для кожного з даних типів недостачі буде своя процедура оформлення, тому попередньо важливо виявити причину подібного негативного явища.

Порядок оформлення недостачі при інвентаризації

Оформлення документації можливо тільки після остаточного підбиття підсумків інвентаризації. Щоб підготувати акт на списання, необхідно також докласти всі документи (чеки, договори і акти проведення робіт), які підтверджують витрати, зазначені в акті.

Якщо розмір нестачі перевищує допустимий, то тоді проводять службове розслідування, щоб виявити винну особу.

Для деяких категорій товарів не проводиться подібна процедура - їх керівник на свій розсуд може списати в «Витрати».

Якщо звичайні правила оформлення недостачі не можуть бути застосовані, то тоді потрібно скласти наказ на утримання недостачі з винного. Так може бути, якщо має місце факт явного розкрадання або якщо перевищені допустимі обсяги товарів, яких не. На розсуд керівництва такий працівник може бути звільнений від обов'язків - переведений на іншу посаду або звільнений .

Чи можна її списати?

Не завжди будь-яка недостача є негативним явищем, що вимагає пошуку винної особи. Іноді вона є просто одним з робочих моментів і її можна просто списати, як витрати на ведення діяльності. Списання недостачі необхідно проводити строго в установленому порядку, щоб уникнути відповідальності за розтрату.

Далеко не завжди недостача є прямою провиною кого-небудь. Наприклад, товар міг бути травмований випадково в процесі пересування. Також на законодавчому рівні чітко закріплено: якщо в межах магазину покупець щось поламав або розбив, то він може не компенсувати вартість товару. Те ж саме стосується речей натільних: її можуть порвати або просто наряд втрачає товарний вигляд через занадто частих тривалих примірок. Серйозні бренди відмовляються від продажу подібної продукції, списуючи її зовсім або встановлюючи вартість в рази нижчою від заявленої спочатку.

Саме тому для кожної категорії товарів передбачені певні норми - витрати обігу. Це ті обсяги продукції, грошових коштів, які можуть бути списані просто так. Сума або обсяги продукції понад даної норми на розсуд керівництва будуть стягнуті з винної. Якщо ж недостача не перевищує зазначені обсяги, то тоді цілком допустимо просто списати зазначену суму. Це не буде вважатися порушенням.

Особливо важливо дотримуватися цих норм в державних установах. Якщо в приватній конторі керівництво має право на свій розсуд «пробачити» недостачу, навіть якщо винну особу буде виявлено, то для державної структури це заборонено. Справа в тому, що там все цінності є державними або отриманими для певних потреб з бюджету країни. Якщо матеріальна цінність буде втрачена, загублена, то це завдає прямих збитків держави. В даному випадку в обов'язковому порядку необхідно знайти і покарати винну особу, а також стягнути розмір збитку.

Ось чому так важливо, щоб керівництво суворо стежило за нормативами, які обсяги можна списувати. Якщо подібне правило буде порушено (обсяги перевищені), то тоді має місце нецільове використання бюджетних коштів. Це тягне за собою вже кримінальну відповідальність для керівника і головного бухгалтера.

Крім того, в таких установах категорично заборонено списувати що-небудь (навіть якщо не перевищується допустима норма), якщо можливо виявити винну особу.

В цьому випадку списання недостачі необхідно проводити тільки тієї суми, яка виникла з незалежних ні від кого причин. Решту суми потрібно стягнути з винної особи.

Як утримати недостачу з винних осіб?

Порядок утримання недостачі при інвентаризації часто спочатку обмовляється в колективному договорі. Якщо нестача матеріальних цінностей помічена в особливо великих розмірах, то за подібне може наступати навіть кримінальна відповідальність. Особливо часто це виникає на державних підприємствах і стосується керівництва і головного бухгалтера. При цьому кримінальне покарання не звільняє від обов'язку відшкодувати повністю всю недостачу.

Матеріальна відповідальність обмовляється при прийомі на роботу. Завгосп або головний бухгалтер є особами з повною матеріальною відповідальністю. За недостачу за результатами проведеної інвентаризації вони будуть платити самі в повному обсязі.

Може передбачатися часткова відповідальність або колективна . Останній вид відповідальності є поширеним в сучасних супермаркетах. В цьому випадку нестачу при інвентаризації просто ділять на всіх порівну.

При цьому варто відзначити, що за фактом кожна людина несе відповідальність за все, що йому довірено на виробництві. Тобто якщо людина працює навіть оператором в банку, то в разі відсутності комп'ютерного приладдя, канцтоварів при звільненні з нього також буде утримана ця сума, якщо речі офіційно були закріплені за ним.

Якщо при інвентаризації виявлено недостачу при звільненні, то тоді утримання відбувається з розрахунку, який виплачують у останній робочий день. Якщо суми не вистачає, то працівника офіційно повідомляють про необхідність відшкодувати збитки . При його відмову стягнення відбувається в судовому порядку.

Коли людина продовжує працювати, то тоді утримання у нього відбуваються із заробітної плати. Також йому видається офіційне рішення на підставі проведеної перевірки. Він може відшкодувати всю суму відразу. Якщо має місце судове рішення, то тоді на підставі виконавчого листа також відбуваються утримання із зарплати. Людина при цьому може звільнитися, але виконавчий лист буде перенаправлений в бухгалтерію підприємства, куди працівник перейшов.

порядок утримання

Якщо недостачу, виявлену в результаті інвентаризації, чи не списують, то її утримання необхідно проводити за таким алгоритмом:

• Підготовка і підписання офіційного акту за результатами інвентаризації.
• Видача офіційного повідомлення працівникові про те, що саме має бути з нього утримано.
• Відрахування належної суми з зарплати (одним платежем або пропорційно щомісячно). За даним видом зобов'язань роботодавець не має права утримувати більше 20% від розміру заробітної плати. Береться до уваги не оклад, а видані за фактом.

Якщо виявлені грубі порушення, то необхідно скласти акт про розкрадання і звільнити працівника по даній підставі.

До речі, слід звернути увагу на те, що іноді недостачу може знадобитися стягнути з винної особи вже після припинення з ним трудових відносин. Наприклад, якщо працівник мав право піти з роботи в день написання заяви (був інвалідом або самотньою матір'ю). Провести повну інвентаризацію в даному випадку просто неможливо. Відповідно, не вдасться оцінити повністю весь розмір недостачі.

В цьому випадку логічним буде надалі вимагати відшкодування заподіяної шкоди, недостачі. Але для цього дуже важливо довести, що саме дії даної особи спровокували недостачу, а не подібний факт виник вже після його звільнення або через дії якогось іншого працівника організації. Тобто важливо довести причинно-наслідковий зв'язок.

Також проблема в тому, що зазвичай людина, яку можна покарати за недостачу, є матеріально відповідальною особою . Такий працівник при звільненні повинен в обов'язковому порядку підписувати акт прийому-передачі справ. Без цього документа видати розрахункові працівникові не має права, а як відомо, затримувати звільнення заборонено законодавством.

Але, з іншого боку, виникне логічне протиріччя: якщо акт був підписаний, то значить ніяких претензій до працівника ні у кого не виникло. Багато адвокатів на цю обставину посилаються: акт підписаний, тобто претензій в момент передачі справ не було, а всі виниклі потім проблеми - повністю покладаються на керівництво компанії або того, кому справи були передані.

Ось чому ключовим моментом при зверненні до суду повинно стати обґрунтування подібної затримки. Тобто потрібно правильно аргументувати, надати підтверджуючі документи того, що виявити факт порушення раніше було неможливо. В іншому випадку позов залишиться без задоволення.

Якщо всі ці фактори вдасться підтвердити юридично, і вони будуть прийняті судом до уваги, то тоді можливо витребувати також відсотки за прострочення повернення грошових коштів (пені, передбачені на законодавчому рівні).

При цьому відразу слід звернути увагу на те, що якраз ця вимога не є обов'язковою. Навіть якщо мова йде про державну установу, то його представники мають право витребувати лише суму самої недостачі, але не заявляти дані пені в ціні позову.

Звертаючись до суду для отримання відшкодувань, необхідно надати в обов'язковому порядку повний перелік фінансових документів, які підтверджують розмір заявлених вимог. Це можуть бути не тільки чеки на придбані товари (допускається зрідка), а саме витяги з балансової документації. Там вказується вартість всього, що зберігається на підприємстві. Якщо мова йде про матеріали, техніці , То тоді періодично повинна проводитися нова оцінка залишкової вартості (з урахуванням амортизації, зносу). Залишкову ціну товару стягуватимуть, якщо виявиться недостача.

зразки документів