Оформлення ділового листа

1. Правила оформлення ділового листа
2. Оформлення ділового листа зразок
3. Оформлення реквізитів ділового листа
4. Правила оформлення ділових листів гост

Оформлення ділового листа - невід'ємна частина повсякденної роботи будь-якого підприємства. Уміння складати стандартні ділові листи виробляється досить швидко, проте одне неграмотне лист на початку діяльності підприємства може зарубати на корню можливість вигідного і довгострокового співробітництва.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

1. які правила оформлення ділового листа;
2. як слід оформляти ділові листи;
3. як оформити реквізити ділового листа.

Правила оформлення ділового листа

Використання фірмового бланка компанії є важливим фактором успішного оформлення ділового листа . По одягу зустрічають - істина актуальна в будь-які часи. Зрозуміло, що для різних типів листів, будуть використовуватися різні типи бланків. Перелік типів, а також норми їх заповнення закріплюються окремим наказом по організації. Це може бути не наказ, а інструкція з діловодства. ГОСТом 2003 року регламентуються основні вимоги до бланків ділових листів. Їх можна знайти в розділі «Вимоги до оформлення документів».

• Назва компанії;
• адреса компанії;
• email компанії;
• телефон для контакту;
• адреса сайту компанії.

Звичайно, це не обов'язковий список, а рекомендаційний. Керівництво кожної компанії саме визначає необхідність включення тих чи інших даних про свою організацію.

Однак існують такі вимога до оформлення листа, які є обов'язковими.

• Відступ справа - 10 мм, зліва, зверху і знизу - 20 мм;
• Нумерація сторінок - посередині зверху;
• Нумерація кожного додатка - окремо;
• Вихідний номер листа проставляється в лівому верхньому кутку (в Журналі реєстрації документів цей номер необхідно зафіксувати);
• Назва організації, прізвище та посаду адресата розташовуються в правому верхньому кутку;
• Посада відправника і його прізвище вказуються в нижньому лівому кутку;
• Дата написання листа проставляється внизу.

Поздовжнє розташування реквізитів, тобто не в кутку, а по центру, також допускається ГОСТом 2003 року. Однак кутове розташування традиційно вважається більш зручним і рекомендується використовувати цей варіант.

кодифікована структура ділового листа складається з трьох елементів:

1. Преамбула, тобто вступ, включає в себе формулювання мети листи або причин, якими викликано його написання.
2. Змістовна частина дає виклад ситуації, пропонує рішення, формулює висновки і дає рекомендації.
3. Резюме підводить підсумки і також формулює ваші очікування від адресата листи.

Застава грамотного і добре сформульованого листи - чітке розуміння мети, з якою воно пишеться. Чи буде ця пропозиція про співпрацю, запрошення на заходи або претензія - текст повинен бути присвячений виключно цілі листи і не містити сторонніх елементів.

Існує правило: одна мета - один лист. Іншими словами, кожен лист має бути присвячено вирішенню однієї проблеми, одного питання, переслідувати одну мету. В крайньому випадку, якщо лист піднімає кілька питань, то вони повинні бути взаємопов'язані і витікати один з іншого. Якщо ви маєте намір вирішити кілька питань з однієї і тієї ж організацією, то доцільніше написати кілька листів, кожне з яких присвятити одному конкретному питанню.

Читайте також:

Оформлення ділового листа зразок

приклад:

Генеральному директору

ТОВ «Світанок»

Преображенському Ф.Ф.

Шановний Пилип Пилипович!

або

Шановний пане Преображенський!

преамбула

мета мого листи - висловити незадоволення якістю матеріалів, які Ваша компанія поставляє нам для виробництва систем відеоспостереження. Розраховую, що Ваші дії приведуть до максимально швидкій зміні ситуації і дозволять відшкодувати збитки, яких зазнала наша компанія.

Основний текст

Протягом останнього місяця, починаючи з другого березня 2017 року, 9-12% кожної партії ваших матеріалів становить шлюб. Фахівці нашої компанії зафіксували і належним чином оформили даний факт. Всі необхідні копії документи містяться в додатку до цього листа. Сукупні збитки нашої компанії, пов'язані з використанням неякісних матеріалів, що поставляються Вашою компанією, склали близько 10 млн. Рублів.

Раніше у нас не було приводу для нарікань, ми співпрацюємо з ТОВ "Світанок" більше 4 років. Однак становище змушує нас звернутися до вас з вимогою про відшкодування понесених нами збитків. У разі необхідності, ми готові провести повторну експертизу ваших матеріалів спільно з фахівцями ТОВ "Світанок".

резюме

Дозвольте висловити впевненість в тому, що Ваше зусилля приведуть до швидкого розв'язання даної проблеми, і наша співпраця відновиться в колишньому режимі.

підпис

В кінці листа ставиться підпис - посаду, ініціали та прізвище відправника. Підпис передує стандартної етикетної формулою: "З повагою", "З вдячністю за співпрацю", "З надією на подальшу співпрацю", "Щиро Ваш" і т.п.

Особливу увагу зверніть на відповідність рангів адресата і відправника. Наприклад, лист на ім'я генерального директора має бути підписана генеральним директором. В крайньому випадку - його заступником.

додатки

Необов'язковим доповненням до основного листа можуть стати додатки. Як вже зазначалося вище, всі програми оформляються на окремих аркушах і нумеруються також окремо. Спеціальних правил оформлення додатків не існує.

Оформлення реквізитів ділового листа

Реквізити є обов'язковими елементами будь-якого ділового листа.

ГОСТ 6.38-90 регламентує склад і розташування реквізитів на бланках ділових листів.

Точніше сказати, ГОСТ встановлює стандарт оформлення формуляра-зразка. Цей стандарт визначає вимоги до оформлення ділового листа . Все це викликано потребою уніфікації оформлення документів, яка дозволяє:

• Централізовано виготовляти бланки ділових листів;
• Знизити вартість поліграфічних робіт;
• Оптимізувати процес складання та подальшого оформлення листів;
• Підвищити ефективність пошуку потрібної інформації в тексті ділового листа;
• Використовувати можливості комп'ютеризованої обробки вхідної та вихідної кореспонденції.

Уніфікований ГОСТом, формуляр-зразок стає матрицею, на основі якої здійснюється конструювання всіх форм ділової документації підприємства. Формуляр-зразок визначає площу для розташування кожного реквізиту. Ця площа є оптимальною і відповідає обсягу кожного реквізиту в знаках.

Правила оформлення ділових листів гост

Згідно ГОСТ 6.38-90, ділові листи, як і інші ділові документи, можуть містити до 31 реквізиту. На практиці використання повного набору реквізитів зустрічається вкрай рідко. Призначення кожного документа визначає свій набір реквізитів. Для ділового листа рекомендуються такі реквізити:

1. для державних підприємств - державний герб;
2. логотип компанії;
3. код підприємства за ЄДРПОУ;
4. код документа по ОКУД;
5. назва компанії (повне та скорочене);
6. Поштова адреса;
7. номер телефону;
8. номер факсу, email;
9. номер рахунку в банку;
10. дата;
11. індекс документа;
12. посилання на індекс;
13. адресат;
14. заголовок до тексту;
15. текст;
16. підпис.

Всі реквізити офіційного ділового листа в своїй сукупності називаються "формуляром". Реквізити з першого по дев'ятий в наведеному списку, як правило, друкуються уніфіковано, в друкарні. На відміну від інших ділових документів, на яких ставиться їх назва, наприклад, "Доповідна записка", "Акт", "Наказ" і т.п., на офіційному діловому листі його назва не ставиться.

Особливо відзначимо, що зображення Державного герба допустимо тільки на бланку державних установ.

Назва організації, якій адресується лист, наводиться спочатку в повному, а потім - скороченому у вигляді: Російська академія народного господарства та державної служби - РАНХиГС.