Оформлення відрядження в 2018 році: покрокова інструкція

1. Порядок оформлення відрядження в 2018 році
2. Оформлення авансового звіту по відрядженню
3. Зразок авансового звіту в 2018 році
4. Оформлення відрядження на особистому автомобілі
5. Оформлення відрядження на 1 день
6. оформлення закордонного відрядження
7. Оформлення відрядження у вихідний день
8. Оформлення відрядження під час чергової відпустки

Коли співробітника направляють у відрядження, необхідно швидко і правильно підготувати документи. У цьому допоможе покрокова інструкція в статті.

Розповімо, як провести оформлення відряджень в 2018 році, в тому числі відрядження на особистому автомобілі, на один день або під час відпустки.

Зміст статті:

Порядок оформлення відрядження в 2018 році

ТК РФ в ст.166 визначає службове відрядження як поїздку з метою виконання доручення керівника поза місцем постійної роботи співробітника на певний термін. Організація повинна нарахувати заробітну плату працівнику за весь період перебування у відрядженні, а також відшкодувати пов'язані з нею додаткові витрати ( ст.168 ТК РФ ). Основним нормативним актом, який регламентує службові поїздки, є ПП РФ 749 від 13.10.2008 року . Для правильного оформлення відрядження в 2018 році составленапошаговая інструкція, що включає наступні етапи:

1. Видання наказу керівника із зазначенням ПІБ та посади працівника, пункту призначення, цілі, терміну поїздки. Документ повинен містити відомості про те, за рахунок яких коштів оплачуються витрати. Наказ можна скласти по формі Т-9 (0301022 по ОКУД) або користуватися своєю формою, розробленою на підставі 402-ФЗ і закріпленої в обліковій політиці. В результаті змін в ПП РФ 749, що вступили в силу 08.01.2015 року, для оформлення відрядження в 2018 році наступні документи не є обов'язковими: посвідчення про відрядження, службове завдання і звіт про виконану роботу. За рішенням керівника форми можна залишити для внутрішнього використання, закріпивши порядок їх видачі та заповнення локальним нормативним актом.
2. Складання співробітником заяви в довільній формі на ім'я керівника про видачу авансу на службове відрядження. У ньому вказуються: необхідна сума, термін видачі, дата складання та підпис працівника. Для обґрунтування витрат може бути приведений розрахунок. Вказівки Банку Росії 3210-У від 11.03.2014 року запрещаютоформлять видатковий касовий ордер без заяви з резолюцією керівника. Лист Мінфіну від 25.08.2014 року № 03-11-11 / 42288 роз'яснює, що заяву необхідно і в разі переведення підзвітних сум на пластикову карту працівника. У ньому додатково слід вказати банківські реквізити для перерахування.
3. Виплата авансу на відрядження. На підставі заяви формується видатковий ордер (0310002 по ОКУД) на видачу готівки з каси або платіжне доручення (0401060 по ОКУД) про перерахування грошей на розрахунковий рахунок фізичної особи. У цих документах слід вказати призначення витрат. Грошові кошти виплачуються за рахунок бюджету або приносить дохід діяльності в залежності від цілей поїздки і вказівок, що містяться в наказі керівника.
4. Ведення табеля обліку робочого часу за формою 0504421 на співробітника з використанням коду «К», що означає знаходження в службовому відрядженні ( наказ Мінфіну 52Н ).
5. Надання працівником авансового звіту з додатком підтверджуючих документів після закінчення відрядження. Вказівки 3210-У наказують підзвітній особі відзвітувати про використання отриманих коштів в строк, що не перевищує трьох робочих днів з дня закінчення відрядження або з дня виходу на роботу. Для документального оформлення службового відрядження повинні бути здані під розписку оригінали квитків, квитанцій, рахунків за готель. Якщо розрахунки проводилися банківською картою, слід надати виписку по рахунку.
6. Перевірка звіту та остаточний розрахунок. Вказівки 3210-У дають право керівникові самостійно визначати час на перевірку авансових звітів. Цей термін повинен бути закріплений в наказі, локальному нормативному акті або в обліковій політиці. За відведений час бухгалтер перевіряє відповідність поданих документів вимогам законодавства і проводить розрахунок суми до виплати за відрядження, робить відповідні проводки. У федеральних державних установах слід керуватися ПП 729 від 02.10.2002 року . Якщо виданий аванс перевищує суму за документами, працівник повинен внести залишок в касу. Видача перевитрати проводиться з каси за видатковим ордером або платіжним дорученням на карту співробітника.

Оформлення авансового звіту по відрядженню

Законом 52-ФЗ передбачена уніфікована форма авансового звіту 0504505 . Документ заповнюється повернулися з відрядження співробітником і особою, що веде бухоблік. Нижче наведено зразок авансового звіту, скачайте його.

Завантажити бланк авансового звіту

На першій сторінці співробітник заповнює такі відомості:

• Найменування установи;
• ПІБ;
• Посада;
• підрозділ;
• Призначення авансу;
• Дату надання звіту;
• Суму отриманого авансу;
• Фактичні витрати на службове відрядження.

Бухгалтер проставляє бухгалтерські проводки, заповнює відомості про видачу перевитрати і розписку для співробітника. У правому верхньому кутку вказує суму до затвердженню керівником.

На другій сторінці співробітник вносить до реєстру всі підтверджуючі документи, підраховує загальну суму і підписує звіт. Бухгалтер після перевірки кожного документа робить відмітку про прийняття суми до обліку, вважає підсумки, перевитрата або залишок і проставляє проводки. Дата авансового звіту - це день надання співробітником в бухгалтерію. Дата затвердження начальником - це день закінчення перевірки відповідно до встановлених термінів.

Зразок авансового звіту в 2018 році

Завантажити зразок заповнення авансового звіту в 2018 році

Оформлення відрядження на особистому автомобілі

Якщо працівник виїжджає у службове відрядження на своєму авто, він повинен довести до відома керівника організації. Ст.188 ТК РФ передбачає виплату компенсації при використанні особистого майна з дозволу або відома роботодавця. Відрядження на особистому автомобілі в 2018 році в частині оформлення вимагає письмового дозволу керівництва ( наказ Мінфіну 33н від 10.03.2015 року ). Можна включити його до наказу про відрядження.

Особливу увагу слід звернути на підтвердження витрат. У зв'язку зі скасуванням посвідчень про відрядження терміни службових поїздок визначаються по проїзним документам. Автовласник надає подорожні або маршрутні листи, чеки та рахунки АЗС. Наказ 33н рекомендує використовувати для підтвердження готельні рахунки. Якщо їх немає, слід надати службову записку із зазначенням дати приїзду і вибуття, підтверджену приймаючою стороною. Це передбачено і в ПП 749.

В організації, що дозволяє виїзд співробітників на особистому транспорті, обов'язково має бути положення про порядок розрахунку і виплати компенсації. На підставі ПП 729 таку поїздку можна оплатити за мінімальною вартістю:

1. Якщо є залізничне сполучення, - за ціною плацкартного квитка в пасажирському поїзді.
2. При відсутності залізниці - за ціною квитка в автобусі загального типу.

Довідку про вартість слід брати на ж / д і автовокзалах станом на дати поїздки.

Оформлення відрядження на 1 день

Службова поїздка, яку можливо здійснити за один день, вважається місцевої відрядженням, оформлення якої провадиться за загальними правилами. На підставі п.11 ПП 749 добові в цьому випадку не виплачуються . Витрати на проїзд відшкодовуються в загальному порядку, в табелі проставляється відповідний код, і оплата за день розраховується, виходячи із середнього заробітку. Працівник має право на отримання авансу. У листі від 17.05.2018 №03-15-06 / 33309 Мінфін пояснив, як обліковувати витрати по одноденної відрядженні .

Якщо було вироблено оформлення відрядження на 1 день, а співробітник прибув до населеного пункту своєї постійної роботи після 0 годин за місцевим часом, відрядження продовжується, добові виплачуються за 2 дні. У разі запізнення громадського транспорту, потрібно взяти довідку у перевізника.

оформлення закордонного відрядження

Якщо працівник організації відряджений за кордон РФ, у нього виникають додаткові витрати ще на стадії підготовки. ПП 749 передбачає компенсацію:

• Витрат на оформлення візи для службового відрядження і закордонного паспорта;
• Консульських зборів;
• Придбання медичної страховки;
• Оплати за право в'їзду автотранспорту;
• Інші платежі і збори.

Видачу добових слід здійснювати на підставі двох документів:

• При знаходженні на території РФ відповідно до ПП 729 від 02.10.2002 року;
• При знаходженні на території іноземних держав - відповідно до Додатку 1 ПП 812 від 26.12.2005 року .

Для правильного визначення розміру виплат в дні перетину кордонів, слід пам'ятати, що розмір добових визначається в сумі, встановленої для країни, куди слід відряджений. Добові повинні бути видані в іноземній валюті на підставі Закону 173-ФЗ «Про валютне регулювання та валютний контроль» . Прямої заборони на видачу готівкової валюти через касу фізичній особі він не містить, але і прямого дозволу на цю операцію теж немає. Краще перерахувати суму з валютного рахунку на банківську карту співробітника, у якого відкритий рахунок в тій же валюті.

Відшкодування витрат на проживання здійснюється на підставі наказу Мінфіну 64н від 02.08.2004 року . Він містить граничні норми оплати тимчасового житла в різних країнах. Якщо фактичні витрати їх перевищують, відшкодування проводиться в межах дозволених законом сум. Якщо у державної установи немає валютного рахунку, для виплати відрядних витрат слід провести конвертацію російських рублів у валюту. Витрати на комісію відносяться на інші послуги.

Підтверджуючі документи по закордонному відрядженні можуть бути представлені на іноземній мові. Бухгалтерський і податковий облік в РФ ведеться російською мовою, тому до документів необхідно додати порядковий переклади. Мінфін в листі від 22.03.2010 року №03-03-06 / 1/168 роз'яснює, що виконати переклад може за договором запрошений перекладач або співробітник організації, у якого ці обов'язки записані в посадовій інструкції.

Оформлення відрядження у вихідний день

Існує кілька варіантів, коли службове відрядження включає в себе вихідні дні:

1. Співробітник спрямований в багатоденну відрядження, в загальну тривалість якої входять і неробочі вихідні дні. Оформлення та оплата такої службової поїздки проводиться в загальному порядку.
2. При відрядження співробітника передбачається, що йому доведеться виконувати завдання саме у вихідний день. В такому випадку одночасно з наказом про відрядження потрібно видати наказ про залучення до роботи у вихідні дні. Згода працівника в цьому випадку обов'язково. Оплата здійснюється на підставі ТК РФ. За вибором співробітника вихідний може бути оплачений в подвійному розмірі або в одинарному, але тоді ще належить неоплачувану відгул. Розрахунок проводиться відповідно до Положення про оплату праці, що діють в організації.
3. Від'їзд або повернення з поїздки припадає на вихідний день. На цей випадок конкретного вказівки в законодавстві немає. Можна передбачити локальним нормативним актом надання відгулів або іншу компенсацію.

Оформлення відрядження під час чергової відпустки

Залучення співробітників до роботи під час чергової відпустки не допускається. Якщо виникла необхідність термінової відрядження, єдиний вихід - відгук на підставі ст.125 ТК РФ . Приступив до роботи співробітника можна відправляти у відрядження на загальних підставах. Дні, що залишилися відпустки можуть бути надані за бажанням працівника протягом поточного року або приєднані до майбутнього відпустки.

А що робити, якщо співробітник проводить відпустку за місцем відрядження, читайте в статті журналу Зарплата в установі .