- На які документи потрібно складати описи
- Як скласти опис справ структурного підрозділу для передачі в архів
- Як оформити зведену опис справ постійного терміну зберігання
- Особливості складання опису справ з особового складу
- Вимоги до опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання
Опис справ - свого роду посвідчення особи для документів. Будь-який документ може бути переданий між підрозділами або в архів тільки якщо була складена опис. І найважливіше, для чого потрібна опис справ - можливість швидкого пошуку документів. Простіше кажучи, без опису неможливо підтримувати порядок в архіві, а пошук документів може зайняти дні і навіть тижні. Як правильно оформити опис справ і для яких документів, розповімо в цій статті.
З цієї статті ви дізнаєтеся:
- на які документи потрібно складати описи;
- як скласти опис справ структурного підрозділу для передачі в архів;
- як оформити зведену опис справ постійного терміну зберігання;
- особливості складання опису справ з особового складу;
- вимоги до опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання.
Часто справи в організаціях класифікують довільно, наприклад, по типу документів ( «Договори з постачальниками» або «Накладні ТОВ« Канцтовари ») і так само здають в архів. Такий підхід має право на існування в межах поточного діловодства в підрозділах, але не для архіву.
Якщо ви працюєте в державному, муніципальному установі, і справи організації в подальшому будуть передаватися до державного архіву, то робота з архівом строго регламентована нормативним документом - це «Основні правила роботи архівів організацій ». Комерційні компанії можуть керуватися цими правилами для того, щоб навести порядок в системі діловодства та організувати правильне зберігання і ефективний пошук документів в своєму архіві.
На які документи потрібно складати описи 
Перед тим як передати закриті (завершення) документи в архів, кожен структурний підрозділ організації готує опису. На їх основі співробітник архіву (секретар) формує зведені розділи описів справ. Описи потрібно складати для документів постійного і тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання, а також для справ з особового складу. Деякі організації мають специфічні по роду діяльності документи, наприклад: судові справи, медичні карти і т. Д. Такі документи, а також документи з особового складу включаються в окремі описи. Справи з терміном зберігання менше 10 років залишаються в підрозділах, тому опису на них не складаються.
Як скласти опис справ структурного підрозділу для передачі в архів
Така опис називається здавальної. Для того щоб грамотно оформити здавальну опис дотримуйтесь наступних правил:
1. Складайте здавальну опис у двох примірниках: один залишиться в відділі, другий буде зберігатися в архіві разом зі справами.
2. Привласнюйте унікальний номер кожної справи в опису. Якщо справа була розділена на кілька томів, то кожного тому покладається окремий номер. Простіше: один рядок в таблиці опису - один номер.
3. здавальних опис складається у формі таблиці і має такі графи:
- порядковий номер справи (частини, томи); ·
- індекс справи (відповідно до номенклатури справ);
- заголовок справи;
- кількість аркушів у справі (томі); ·
- термін зберігання справи; ·
- примітка
Зверніть увагу!
Однакові заголовки на одному аркуші опису можна не повторювати, а замінити на «Те ж». Однак на початку нового аркуша заголовок знову пишеться повністю.
4. Пропущені номери залишаються на випадок, якщо справа була заведена, але на момент складання опису знаходиться в користуванні або на вивченні кого-небудь із співробітників організації, на реставрації тощо Якщо все номера в опису заповнені, але було виявлено справу, використовуйте літерний номер.
5. Підсумковий запис проставляється в кінці опису. Тут цифрами і прописом вкажіть кількість справ, перший і останній номери справ за описом, перерахуйте пропущені і літерні номери.
6. У графі «Примітки» відзначайте наявність справ в момент передачі в архів. Співробітники, що передають і приймають документи, розписуються і ставлять дату оформлення опису. Обидва примірники опису стверджує і підписує керівник організації.
Читайте також:
Як оформити зведену опис справ постійного терміну зберігання
Зведену опис складають в момент передачі справ з підрозділів. Зазвичай це відбувається раз на рік, відповідно, в архів і в опис потрапляють справи, створені і закриті за цей період. Кожен такий період оформляється як розділ єдиної опису справ.
Опис справ для постійного зберігання має стандартну форму (див. Зразок) і складається в чотирьох примірниках. Ця форма має титульний лист і подтітул, який заповнюється в разі зміни назви організації.
Зверніть увагу!
Якщо ви організуєте архів з нуля і складаєте опис вперше, до неї необхідно оформити передмову. У передмові вказують:
- відомості про організацію (дата створення, функції, структурні зміни за період, що охоплюється описом);
- опис змісту справ, документів;
- наявність справ, створених раніше періоду, за який складається опис;
- будь-які особливості формування справ, прийняті в організації та ін.
Заповнюйте графи відповідно до здавальної описом і номенклатурою справ : При правильному веденні заголовки повинні співпадати.
Нумерація ведеться валова, з першого розділу опису.
Наприклад, якщо перший розділ опису за 2014-2015 рр. в кімнаті конференцій з №1 по № 15, то розділ опису за 2016 рік повинен починатися з №16. Присвоюється номер є постійним архівних номером справи. Зміни в нумерації справ можливі тільки при переформування, переорганізації архіву і переоформленні всіх розділів описів до нової системи нумерації.
Кожен розділ опису повинен мати зміст. Зміст містить:
- передмову (по аналогії з передмовою до опису);
- список скорочень (якщо ви використовуєте не загальноприйнята скорочення) в алфавітному порядку;
- назва підрозділів, покажчики, із зазначенням відповідних їм номерів аркушів, або конкретних номерів окремих справ. Покажчики (тематичні, географічні - по філіям, наприклад тощо) і підрозділи складаються, якщо опис має складну структуру з безліччю різних за специфікою і змістом справ.
Кожен розділ повинен мати підсумкову запис про кількість справ в описі. Також в ній вказуються, якщо є, пропущені і літерні номерів, відзначаються особливо цінні справи (з номерами). Підсумковий запис належна бути завірена відповідальними за складання співробітниками: підписи і дата складання документа.
Для нововиявлених справ можна скласти додаткову опис з окремою нумерацією в кінці розділу, або внести їх усередині підрозділів опису як літерні номери і тоді - створити нову підсумкову запис.
Листи зведеного опису також нумеруються, продовжуючи нумерацію минулого періоду. В кінці складається лист-засвідчувач. У ньому вкажіть загальну кількість аркушів опису, особливості нумерації і завірте підписом відповідального співробітника.
Особливості складання опису справ з особового складу
Форма опису справ з особового складу (зразок нижче) має істотну відмінність від форми описи справ постійного зберігання. У цій опису обов'язково повинна бути графа « Термін зберігання », Так як для особистих справ законодавство встановлює різні терміни: 25, 45, 75 років, 75 років ЕК або ЕПК.
Зверніть увагу!
Саме термін зберігання документів з особового складу визначає, в яку опис слід заносити відомості про справу. Якщо справа відноситься до категорії справ постійного зберігання, то воно зберігається і описується разом з іншими справами організації. У той же час, при великому документообіг справ з особового складу, їх можна розділити на категорії і складати окремі описи відповідно.
При цьому заголовки справ в опи http://e.sekretaria.ru/article.aspx?aid=422761 сі необхідно систематизувати за типом документів:
- накази по особовому складу;
- особисті справи;
- бухгалтерські документи про трудовий винагороду;
- трудові договори і т.д.
Ще одна відмінна риса опису справ з особового складу: обов'язкове зазначення кінцевого терміну зберігання справ. Ці позначки потрібно проставити на титульному аркуші.
Вимоги до опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання
Також як і документи з особового складу, справи тимчасового зберігання мають кінцевий термін зберігання в архіві. Тому опис повинна містити аналогічну графу «Термін зберігання». Така графа дозволяє відстежувати истекающие терміни, готувати передачу справ на знищення. всі інші елементи описи складаються точно також як і для справ постійного зберігання (див. зразок).
Завантажити чистий бланк >>>
Завантажити чистий бланк >>>
Завантажити чистий бланк >>>
Aspx?