Поняття, цілі, методи і функції системи внутрішнього контролю

Діяльність підприємства з позиції його власника повинен бути завжди ефективною. Це твердження аксіоматичним і не потребує доведення Ефективність діяльності підприємства можна оцінювати як з по озіціі стратегічного, так і поточного управленіяня.

На відміну від різних форм зовнішнього контролю, які носять переважно моментний характер, внутрішній контроль застосовується виходячи з цілей і завдань управління підприємством на постійній основі

Міжнародним стандартом аудиту 315 надається таке визначення поняття внутрішнього контролю

Внутрішній контроль - це процес, який визначається і на який впливають особи, наділені повноваженнями управління і самого управління, а також інший персонал, який надає обґрунтовану впевненість що одо досягнення цілей суб'єкта господарювання щодо

1) достовірності фінансової звітності

2) ефективності діяльності

3) дотримання застосовуваних законів і нормативних актів

Таким чином, внутрішній контроль визначається і реалізується для усунення певних ризиків бізнесу, які загрожують досягненню з будь-яких конкретних цілей

визначення цілей внутрішнього контролю розкриває зміст процесів, які повинен дослідити і оцінити аудитор

По перше. СВК спрямована ?? на забезпечення процесу формування достовірної фінансової звітності. Тільки грунтуючись на якісній і вчасно отриманій інформації про наслідки виконання управлінських рішень користувачі (як внутрішні - менеджмент, так і зовнішні) можуть мати можливість зробити правильні висновки і прийняти відповідне рішення в цьому сенсі аудитор повинен вивчити такі вопросиня:

- наскільки надійний процес підготовки інформації, яку містять показники фінансової звітності. Головне місце в цьому процесі, зрозуміло, належить системі бухгалтерського обліку. Саме в системі бухгалтер рського обліку здійснюється накопичення і систематизація інформації про факти господарських операцій в регістрах бухгалтерського обліку і на рахунках бухгалтерського обліку. Носіями такої інформації ви ступають первинні документи (накладні, рахунки, довідки, виробничі звіти, акти на списання і тд). Таким чином, аудитор вивчає технологію бухгалтерського обліку, яка застосовується на підприємстві. Техно логія бухгалтерського обліку кожного підприємства формується на підставі застосовуваної на ньому облікової політики, робочого плану рахунків, форми обліку (комп'ютеризованої, журнально-ордерної, мемор іального-орлерноілерної).

Рис 71 місце і роль системи внутрішнього контролю в системі господарських зв'язків підприємства

По-друге. Система внутрішнього контролю повинна забезпечувати ефективність діяльності підприємства. Діяльність підприємства базується на використанні матеріальних фінансових і трудових ресурсів. Тому ре еалізація цього завдання повинна забезпечуватися в двох основних площинах. Спочатку. СВК здійснює фактичний контроль зберігання і збереження ресурсів, а потім виконує функцію, яка спрямована ?? на їх ефективної руктівних використання. Отже, аудитор вивчає функціонування системи внутрішнього контролю за такими вопросамтань:

- наскільки надійні процедури внутрішнього контролю, спрямовані на забезпечення схоронності і збереження ресурсів підприємства. У процесі дослідження системи внутрішнього контролю аудитор визначає ступінь надійності умов зберігання матеріальних активів (матеріальні активи не розкрада, незаконно присвоюватися випадково знищуватися);

- наскільки ефективне використання ресурсів підприємства. Контроль ефективності використання ресурсів пов'язаний, перш за все, з тим, що на підприємстві необхідно запобігати і відстежувати виникнення ня непродуктивних втрат (понаднормативних сум відходів, шлюб, втрати від простою устаткування і ін.). Управління ефективністю використання ресурсів базується на застосуванні методів планування. П еред початком нового бюджетного року складаються і затверджуються плани (бюджети) витрат. Внутрішня оперативна звітність підприємства повинна своєчасно фіксувати рівень фактичних витрат, дає можливість ость управлінському персоналу порівнювати поточні витрати з запланованими та здійснювати аналіз відхилень . Такі відхилення можуть бути як внаслідок впливу кількісних факторів (наприклад, більше витрачено сировини на одиницю продукції), так і вартісних факторів (наприклад, витрачена за встановленими нормами сировину варто більше внаслідок відхилення запланованої ціни придбання від фактіческойічної).

Виконання системою внутрішнього контролю цього завдання можливе за наявності на підприємстві процедур планування, затвердження нормативів використання всіх видів ресурсів (норм витрати матеріалів, норм м виробітку), використання методів оперативного управління і тд. Таким чином, аудитор повинен спочатку ознайомитися з тим, які існують на підприємстві елементи внутрішнього контролю, спрямовані на ис ня завдання ефективного використання ресурсів, а потім зробити оцінку з позицій надежностіті.

По-третє. Внутрішній контроль на підприємстві повинен забезпечувати дотримання застосовуваних законів і нормативних актів

Рис 72. Концептуальна схема оцінки ризиків суттєвого викривлення

Господарська діяльність в будь-якій країні регламентується певними постановами уряду, місцевих органів влади, а також розпорядчими документами, які приймаються власниками в межах прав, визначених у татутом. Наприклад, якщо відкрите акціонерне товариство займається виробництвом спирту, то процедури внутрішнього контролю повинні бути підпорядковані вимогам, які встановлюються спеціальними законами України, що регулюють оборот продукції, яка виробляється із спирту. Крім того, використання трудових ресурсів має здійснюватися в межах. Кодексу законів про працю, а обіг цінних паперів, емітентом яки х є в даному випадку акціонерне товариство ,. Законом України "Про цінні папери і фондову біржеу".

Отже аудитор на підставі вивчення особливостей бізнесу підприємства, досліджує, наскільки внутрішній контроль забезпечує виконання вимог чинного законодавства, що стосується господарської діяльності підприємств.

Методи, які використовуються системою внутрішнього контролю, спрямовані на реалізацію поставлених цілей і завдань, і включають:

1) бухгалтерські методи (застосування плану рахунків і подвійний запис , Проведення інвентаризації і документування господарських операцій, балансові узагальнення);

2) управлінські методи (визначення центрів відповідальності та центрів виникнення витрат, нормування витрат);

3) контрольно-ревізійні методи (перевірка документів, арифметичної точності розрахунків, вивчення дотримання правил обліку окремих господарських операцій, інвентаризація, усне опитування, запит і піти твердження т.д ..

У функції внутрішнього контролю можна віднести:

а) контроль повноважень;

б) контроль облікових процедур;

в) контроль господарських засобів

. Контроль повноважень - це функція, яка спрямована ?? на запобігання зловживань посадових осіб і працівників підприємства, обмеження неефективних операцій; обмеження можливостей проведення змін в облікових запи Ісахая без належного санкціонування.

Особа, яка обіймає певну посаду в управлінській структурі підприємства, повинен чітко знати коло своїх обов'язків і мати обмежені повноваження, які, в свою чергу, є достатніми для виконання посадових обов'язків. Важливим моментом в цьому питанні є визначення та рівня відповідальності. Забезпечення цієї функції досягається шляхом розробки посадових інструкцій, внутрішніх положень по підприємству про роботу окремих підрозділів, затвердження переліку осіб, яким дозволяється здійснювати підпис документів і санкціонування господарських операцій, впровадження системи паролів обмеження доступу в компью терені програми, які використовуються для обробки інформації про господарські операцііії.

Контроль облікових процедур - це функція, яка спрямована ?? на створення умов для правильного і своєчасного оформлення санкціонованих (дозволених і передбачених обліковою політикою та іншими внутрішніми і документами) облікових записів (за датою, сумами, реквізитами

Кожна узгоджена і санкціонована господарська операція повинна бути правильно і своєчасно зафіксована і систематизована в системі обліку. Причому необхідно забезпечити правильний вимір і оцінку такої й операціії.

Контроль господарських засобів - це функція системи внутрішнього контролю сприяє збереженню майна підприємства, обмежує шахрайство та інші види зловживань з матеріальних цінностей

Однак слід зауважити, що вищенаведені функції не є панацеєю, оскільки "відсутність належного розподілу повноважень спільно з недостатністю внутрішнього контролю на невеликих підприємствах може п привести до виникнення зловживань або помилок" [12, с 24].

У зв'язку з цим слід виділити ряд вимог до. СПК, які б забезпечили ефективність її функціонування:

1) організаційно-управлінські:

- наявність організаційної структури з жорстким закріпленням повноважень і обов'язків;

- присутність у вищих органах управління керівників - "аутсайдерів", тобто таких, які безпосередньо не пов'язані з контролем грошових потоків та інших ресурсів підприємства. Наприклад, введення в раду директорів або наглядова рада осіб, які не мають часткою в капіталі підприємства і не приймають поточних рішень про використання ресурсів, проте такі особи можуть брати участь в голосуванні при прийнятий ті рішень про затвердження бюджетів і звітів управлінського персоналу;

- створення відділу внутрішнього аудиту з підпорядкуванням виключно власникам або загальних зборів акціонерів. Слід зауважити, що створення структур внутрішнього аудиту доцільно проводити на підприємствах, як ки мають складну структуру підпорядкованості (наприклад, що входять до складу холдингу;

- наявність ефективної інформаційної системи управління (в тч для складання внутрішньої звітності, аналізу відхилень, розрахунку витрат ресурсів і часу, прогнозування наслідків прийняття альтернативних них рішень). На практиці часто поширена ситуація, коли існуючі інформаційні системи мають на меті обробку і систематизацію інформації про наслідки господарських операцій тільки для складання обов'язковим виття зовнішньої звітності (податкової, статистичної та фінансової). Причому пріоритетність, як правило, податкова звітність. При таких умовах теряетсяється

якість і актуальність фінансової та статистичної звітності і майже відсутня внутрішня оперативна звітність;

- обмеження суміщення однією особою функцій санкціонування, обліку та зберігання. Така вимога може реалізуватися з певними обмеженнями, наприклад, для підприємств малого бізнесу, коли власник об'єднує де. Кілька функцій, що в підсумку не впливає на ефективність функцій внутрішнього контролю. Але таке поєднання досить небезпечне в умовах складної виробничої структури великого підприємства у;

2) функціональні:

- розробка програм навчання працівників, спрямованих на розуміння ними прав, обов'язків і обмежень, обраних керівництвом для ефективної роботи підприємства. Дуже важливим постає питання п постійної актуалізації професійних знань персоналу. Зміни, що відбуваються у зовнішньому середовищі, значно впливають на господарські процеси. Так, наприклад, всім відомо, що часто і кардинально прохід п'ять зміни в податковому законодавстві, в нормативних документах, що регулюють питання організації бухгалтерського обліку та фінансової звітності. Крім того не можна брати до уваги той факт, що забезпечує чення стабільної діяльності в умовах жорсткого ринкового середовища неможливо без знань про зміни в технологіях виробництва і управленіяння;

- наявність опису виконуваних робіт з деталізацією обов'язків і відповідальності кожного працівника, робочого і обслуговуючого персоналу. якісний процес управління і контролю виконання управлінських х рішень можливо лише при наявності чіткого розуміння функціональних обов'язків і зв'язків між різними ланками ланцюга управління. Такий підхід до організації системи контролю дозволяє забезпечити взаємодії емозамінність між працівниками різних ділянок без втрат надійності контрольних процедурр;

- періодичний перерозподіл повноважень, створення системи мотивації для якісного виконання покладених обов'язків. Дуже важливо, щоб на підприємстві періодично відбувалася ротація кадрів із заміною ис онуваніх ними функціональних обов'язків. Такий підхід дозволяє, з одного боку, усунути грунт для посадових зловживань, а з іншого боку постійно проводити удосконалення контрольних функцій (відомо що новий працівник буде намагатися вносити будь-які зміни у виконанні своїх обов'язків бо його погляд на них буде "свіжим" і , крім того, він матиме досвід роботи на суміжній ділянці));

3) контрольні:

- за повнотою і точністю первинних документів, облікових регістрів, інформаційних систем обліку і управління, елементів бюджетування і налізатиме відхилень від прогнозованих значень. Дуже важливо питан ня якості первинного документа, який виступає носієм інформації про проведену господарської операції. Законом України "Про бухгалтерський облік" встановлено перелік обов'язкових реквізитів, які повинен містити первинний документ, для того щоб він мав доказовий статус відповідної господарської операції, а значить, і приймався до обліку в системі бухгалтерського обліку. Крім первинних докум ентів, система внутрішнього контролю повинна забезпечувати формування документованої інформації про плани (бюджети) і аналіз відхилень від встановлених заданійнь;

- за збереженням майна і бухгалтерських документів. Кожен власник зацікавлений не тільки в ефективному використанні ресурсів підприємства, а й в тому, щоб ці ресурси надійно зберігалися. Тому в кожне е підприємство має склади зберігання матеріальних цінностей, обладнаних охороною та пожежною сигналізацією, систему пропуску на територію підприємства і тд. Крім того важливо і забезпечення схоро нность бухгалтерських і фінансових документів. В Україні, як відомо, встановлені обов'язкові терміни зберігання документації в архіві предпріятіяства;

- проведення внутрішніх перевірок. Такі перевірки обов'язково повинні проводитися перед скликанням щорічних зборів засновників (акціонерів) - перевірки ревізійними комісіями. Але обмеження внутрішніх пе еревірок тим, що вони проводяться один раз на рік, може виявитися недостаточниім.