Посадова інструкція документознавців

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Що повинен знати
3. До необхідних компетенцій відноситься:
4. оформлення інструкції
5. функціонал
6. сучасні тенденції

Посада документознавець, як правило, вводиться в великих компаніях, де робота з документами - окремий самостійний функціонал. Для такого співробітника необхідна посадова інструкція. Про її особливості і піде мова.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Вимоги до кваліфікації

Кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців та інших службовців, затверджений Постановою Мінпраці Росії від 21.08.1998 N 37, містить посаду документознавець, вимоги, що пред'являються до співробітника по даній посаді. Посада має різновиди:

• документознавець;
• документознавець 1 категорії;
• документознавець 2 категорії.

Кваліфікація документознавець передбачає, що займати посаду без категорії може співробітник, який має вищу професійну освіту, а вимоги до стажу не пред'являються. Для отримання другої категорії необхідно, крім вищого проф. освіти, мати стаж роботи на посаді док-да без категорії не менше 3 років. Документознавець 1 категорії кваліфікаційні вимоги: необхідно опрацювати фахівцем другої категорії не менше трьох років. Для всіх різновидів передбачається наявність професійної вищої освіти.

Що повинен знати

Кваліфікаційний довідник дає лише загальний напрямок і вимоги до рівня знань фахівця даного виду. Кожне конкретне установа або компанія самостійно визначає, яке коло нормативних актів слід знати їх співробітнику. Спиратися можна на опису довідника.

Довідка

До необхідних компетенцій відноситься:

1. знання законодавчих та інших нормативних актів, що стосуються документаційного забезпечення управління;
   
2. знання технологій роботи з організаційної та обчислювальної технікою;
   
3. методи дослідження, аналізу, проектування і розвитку документаційних систем;
   
4. порядок роботи з документами: оформлення, зберігання , Експертиза, класифікація;
   
5. документообразования;
   
6. основи трудового права, економіки, програмування, роботи з базами даних і т.д.

оформлення інструкції

Як і інші посадові інструкції, посадова документознавців містить розділи:

• загальні положення (Там вказуються вимоги до професійної підготовки співробітника, підпорядкованість ,
• порядок його призначення на посаду,
• перелік локальних нормативних актів та актів законодавства, які повинен знати співробітник),
• службові обов'язки (чітка перерахування по пунктам функціоналу),
• права (будь-який працівник крім обов'язків має і правами),
• відповідальність.

Проект інструкції, як правило, узгоджується з юридичним відділом (або юристом), затверджується керівником і вводиться в дію його наказом. З посадовою інструкцією співробітник знайомиться під розпис. Після виконання всіх цих кроків інструкція набуває юридичну силу і стає обов'язковою до виконання працівником.

Читайте також:

функціонал

У кваліфікаційному довіднику наведено опис функціоналу в загальному вигляді, без розбивки за категоріями. Але якщо в організації одночасно працюють (або створені одиниці в штатному розкладі ) Фахівці кількох категорій, то і повинна бути затверджена посадова інструкція документознавців 1 категорії, другої категорії або спеціаліста без категорії.

Функціональні обов'язки документознавців можуть включати в себе весь набір необхідних обов'язків конкретної організації, якщо в штаті відсутні фахівці з категоріями.

У найбільш загальному вигляді обов'язки документознавців в організації зводяться до наступних:

• веде облік, контроль виконання, забезпечує оперативне зберігання документної інформації;
• контролює стан діловодства;
• розробляє уніфіковані системи і класифікатори для документації;
• веде роботу з упорядкування складу документів та інформаційних показників;
• оптимізує документопоток;
• вживає заходів до збереження документів;
• проводить експертизу цінності ;
• розробляє нормативно-методичні документи по своїй сфері діяльності.

Посадові обов'язки документознавців в установі можуть мати свою специфіку в залежності від сфери діяльності. Наприклад, документознавець в судових органах матиме ряд обов'язків, стосовно специфічності документації. Спеціаліст банку зобов'язаний буде при роботі з документацією зберігати банківську таємницю, фахівець з документами в медичній установі - забезпечувати збереження лікарської таємниці і т.д.

Посадова інструкція документознавців установи повинна містити ці моменти для кожної конкретної посади.

Таким чином, посадова інструкція документознавців 2017 року істотно відрізнятися в залежності від конкретної посади в конкретній організації. А функції документознавців бажано прописувати найбільш прібліденно до цілей і завдань компанії.

сучасні тенденції

Незважаючи на те що документаційне забезпечення (Діловодство) - область досить консервативна, зараз відбуваються досить серйозні зміни в документаційне забезпечення. Вони викликані низкою факторів:

зміна законодавства в даній сфері;

зміна технологій, більш широке застосування комп'ютерної техніки, автоматизація діловодних процесів, використання систем електронного документообігу і електронних документів;

зміни в організації управлінських процесів.

Читайте також: