Оскільки Керуючий рада працює при навчальному закладі, то процедури отримання для нього документів, первинної обробки і попереднього розгляду може здійснювати (залежно від ситуації) секретар освітнього закладу і передавати далі секретарю Керуючої ради.
Після отримання документів секретарем Керуючої ради вони реєструються їм в день надходження, з проставленням відмітки на першому аркуші в правому нижньому кутку (відмітка містить в собі порядковий номер і дату). Номери присвоюються входять документам у валовому порядку, починаючи з № 1 з 1 січня кожного року.
Вхідні документи можуть реєструватися в спеціальному паперовому журналі або в електронному журналі (можна вести такий журнал в форматах Word або Excel).
Зареєстровані документи передаються на розгляд голові Ради або керівникам відповідних комісій, робочих груп, яким конкретним виконавцям (голова Ради в будь-якому випадку повинен бути проінформований про які поступили документах). Голова Ради оперативно розглядає передані йому документи і виносить резолюції, які включають в себе виконавця (ів) (кому доручається виконання), зміст доручення (конкретні дії), термін виконання (до якого числа), підпис і дату підписання. Після цього секретар оперативно передає виконавцю (ям) документи відповідно до резолюцій (під розпис в журналі реєстрації вхідних документів). Якщо виконавців декілька, то оригінал передається тому, хто названий на резолюції першим.
Для здійснення контролю за виконанням документів можна вести спеціальний контрольний журнал або контрольно-реєстраційну картотеку (в паперовому або електронному вигляді), або робити відповідні позначки в журналі реєстрації вхідної документації. Секретар оперативно інформує голови Ради про виконання документів, нагадує виконавцям про терміни виконання виконання документів, веде аналіз результатів виконання документів.