ПРОЕКТИ
Ми поступово звикаємо (а багато хто вже звикли), що автозаправки стали вже не бруднуватими будівлями з різким запахом бензину і райдужними розводами в калюжах навколо, а красивими сучасними комплексами, де бензин не тільки не плаває під ногами, але і не заважає тут же влаштувати магазин , а то і кафе. Все чисто, обладнано автоматикою, персонал ввічливий і красиво одягнений. Зрозуміло, така ситуація поки не скрізь, але на більшості автозаправних станцій (АЗС) відомих компаній, до яких відноситься і "Татнафта", яка розгорнула в останні роки широку мережу автозаправок, в тому числі в Московській і Тверській областях (їх будівництвом і експлуатацією в цих двох регіонах займається "Татойл-Сервіс"). Сьогодні автоматизація тут не тільки "зовні" (представлена паливороздавальними колонками провідних світових виробників і іншим спеціальним обладнанням), а й "всередині" - у касирів, операторів, бухгалтерів, менеджерів. Розростаючись, компанія зажадала нового рівня інформаційних технологій.
Мова про нову ІС зайшла на початку 2002 р "Система, яка стояла у нас в бухгалтерії, вже не справлялася з нашими обсягами даних, - згадує головний бухгалтер компанії Олена Бузаєва. - Бухгалтерам доводилося працювати в дві зміни, інакше система просто" захлиналася " ; ми були змушені виходити і в недільні дні, щоб виконати роботу ".
В'ячеслав віялки
Однак в даному проекті мова йшла не тільки і не стільки про бухгалтерію. Основними напрямками діяльності "Татойл-Сервісу" є реалізація паливно-мастильних матеріалів (ПММ) через мережу АЗС, а також будівництво, реконструкція і технічне обслуговування автозаправних комплексів. Зрозуміло, що управління компанією з таким обсягом функцій і, крім того, розподіленої по території двох областей (Московської і Тверської) само по собі є нетривіальною завданням. Але за часів, коли в компанії було двадцять АЗС, інформацію, необхідну для оперативних управлінських рішень, як правило, можливо було отримати по телефону, а документи встигали вводити кілька співробітників. Інтенсивне зростання бізнесу (за два роки з моменту заснування збутова мережа збільшилася більш ніж в три рази) і посилення конкуренції в даному сегменті ринку змусили задуматися про нові інструменти управління. Критичний момент настав, коли число заправок наблизилося до п'ятдесяти. Стало зрозуміло, що подальша робота неможлива без кардинальних змін - у першу чергу в інформаційному забезпеченні бізнесу. Як зазначив заступник генерального директора по експлуатації ВАТ "Татойл-Сервіс" В'ячеслав віялки, "для цього потрібна була система, що дозволяє ефективно управляти стрімко зростаючої мережею АЗС в єдиному інформаційному середовищі; отримувати дані про витрати і доходи по бізнесу в цілому і в розрізі кожної АЗС з урахуванням рентабельності і структури витрат; здійснювати детальний постатейний аналіз діяльності підприємства з наданням в головний офіс систематичних звітів за статтями витрат і доходів ". Крім загальноуправлінських завдань перед керівниками компанії стояли завдання по оптимізації експлуатації АЗС, де система могла б допомогти отримувати повну інформацію про рух нафтопродуктів і розраховувати оптимальний обсяг замовлення на довезення палива для кожної АЗС, прогнозувати майбутні продажу, консолідувати дані щотижневого моніторингу цін на ринку АЗС та об'ємні показники роздрібних продажів для оперативної корекції цін на ПММ. Нарешті, реконструкція і будівництво АЗС також вимагали можливостей оперативного управління та аналізу фінансування проектів ( "план-факт" -аналіз, аналіз виконання платежів, дебіторсько-кредиторської заборгованості і т. Д.).
У той час, однак, "Татойл-Сервіс" ще не встиг обзавестися ІТ-підрозділом, тому весь тягар рішення щодо вибору системи і частково з постановки задачі і керівництву проектом лягла на плечі головного бухгалтера. "Ми розуміли, звичайно, - зазначила пані Бузаєва, - що це не зовсім правильно, але обставини тоді склалися саме так - відповідальність довелося брати на себе. Чому ми вибрали" Парус "? Побачили цю систему в дії (на аналогічному підприємстві" ЛУКОЙЛ-Севернефтепродукта "), і нас дуже вразила так звана" повременка ", тобто транзакційний облік в різних розрізах (по відрізку часу, по клієнтах і т. д., аж до кожної машінозаправкі). дуже захотілося, щоб і у нас так було ".
"Татнафта" і її підприємства
- Заснована в 1943 р
- У компанії працює більше 110 тис. Чоловік.
- "Татнефть" з нафтовидобутку займає 6-е місце в Росії і 30-е - у світі.
- За час існування компанії видобуто понад 2,7 млрд. Тонн. Сьогодні щорічний видобуток становить 25-26 млн. Тонн нафти.
- У компанії налічується близько 40 великих структурних підрозділів, є також більш 50 юридичних осіб за участю ВАТ "Татнефть".
- "Татойл-Сервіс" заснована в лютому 2000 року і є експлуатуючою компанією ВАТ "Татнефть".
- Сьогодні компанія управляє роботою 89 АЗС, є одним з найбільших платників податків Московської області.
- Обсяг реалізації автобензину різних марок і дизельного палива в 2004 р - 264 тис. Тонн.
Основні напрямки діяльності ТОВ "Татойл-Сервіс": д реалізація ПММ компанії "Татнафта" через мережу АЗС в Московській і Тверській областях; д будівництво, реконструкція і технічне обслуговування АЗС, що належать "Татнафти"; д здача в оренду торгових приміщень, що входять до складу АЗС.
Зрозуміло, певний відрізок часу зайняли узгодження з керуючими компаніями; реалізація самого проекту тривала майже рік, що було обумовлено тим, що виконувався він "під ключ" і суттєва частина цього часу пішла на вивчення бізнес-процесів і проектування системи. Нарешті, 1 жовтня 2003 року проект увійшов в стадію промислової експлуатації. "На різних конференціях, присвячених автоматизації, я неодноразово чула, що такий перехід дається важко, - згадує Олена Бузаєва, - але не очікувала, що це так важко. Адже треба було не тільки навчити велику групу людей працювати за допомогою нового інструменту, але і поміняти звичні стереотипи, психологію, оскільки багато в чому змінився документообіг ".
Однак це було того варте. Найбільш трудомісткий і об'ємний шматок - облік нафтопродуктів - сьогодні вимагає помітно менше зусиль, тим більше що при виконанні проекту крім ІС "Парус" проходило впровадження та АСУ ТП "БУК TS-G" (розробник - ЗАТ "Нефтепродукттехніка") - системи автоматизації АЗС. Ця ІС забезпечує управління паливороздавальними колонками (ТРК) для продажу бензину, масла і скрапленого газу; прийом різних видів оплати, в тому числі за талонами зі штрихкодом, магнітним, смарт- і електронних карт (платіжним і дисконтними); пересилку інформації про рух палива і товарів на АЗС по модему; підтримує роботу з касами, рівнемірами, сканерами штрихкодів, різними терміналами для зчитування карт. Зібрана тут інформація передається в "Парус", створюючи таким чином умови для побудови єдиного інформаційного простору і ведення оперативного обліку. Дані про відпуск нафтопродуктів важливі для диспетчерів, які з їх допомогою можуть розрахувати оптимальний обсяг замовлення і забезпечити своєчасний підвіз палива. "Істотно змінилася і робота бухгалтерії, - підкреслила пані Бузаєва, - тепер не потрібно виходити в дві зміни, на кілька людина скоротився штат бухгалтерів (при тому, що спектр бізнес-процесів і обсяг даних з розширенням компанії зростає), та й характер нашій діяльності помітно змінюється: вивільняється час для аналітичної роботи, для додаткового контролю за виконанням договірних зобов'язань та інших планових показників. А через півроку ми відчули, що працювати стало легко і приємно ".
"Парус" допомагає не тільки жити, але і будувати
Однією з найважливіших завдань "Татойл-Сервісу" крім експлуатації АЗС і збуту нафтопродуктів є будівництво і реконструкція автозаправних комплексів. Багато з придбаних компанією АЗС (особливо на початку діяльності фірми) не відповідали встановленим нормативам, далекі від бажаного були і їх технічна оснащеність, і зовнішній вигляд. Саме тому довелося організувати відділ капітального будівництва. "За чотири роки було відремонтовано 57 АЗС і побудовано 12 нових заправок, - розповів заступник генерального директора фірми з будівництва Джемал Багатурия. - Підкреслю, що роботи на об'єктах в цей час вели близько 20 підрядних організацій; крім того, будівництво подібних споруд пов'язане з проектуванням і вимагає узгодження проекту з величезною кількістю інстанцій: щоб отримати дозвіл, потрібно оформити близько 50 документів на один об'єкт, а якщо врахувати, що АЗС розташовані в 32 районах двох великих регіонів, то зрозуміло, чт планування та організація такого будівництва є нетривіальним завданням. Крім того, в завдання відділу входить закупівля всього спектра технологічного обладнання, яке використовується на АЗС, а воно дуже різноманітно: двостінні паливні резервуари великого об'єму, високошвидкісні ТРК, оснащені системами управління, рівнеміри та інші датчики, протипожежні ємності, резервуари аварійного протоки, системи безпеки і багато іншого. Завершальним етапом будівництва є здача готового об'єкта приймальної комісії і підготовка документів для оформлення майна у власність. Нескладно тому уявити, яку кількість документів щомісяця проходить через наш відділ і який обсяг облікових робіт необхідно регулярно виконувати. Наприклад, серйозну складність представляло ведення великої кількості договорів підряду (іноді одночасно були в роботі до десяти АЗС).
Олена Бузаєва
"Парус" буквально став для нас паличкою-виручалочкою. Сьогодні, коли в систему введені всі архіви по нашим об'єктам і діючі документи, менеджер може зі свого робочого місця ознайомитися з будь-яким потрібним документом, відстежити терміни виконання договорів, платежів; стало більш продуктивним планування: ми можемо без особливих зусиль провести аналіз витрат ще до початку будівництва і з його допомогою звести до мінімуму витрати. У кілька разів скоротився час підготовки інформації для інвесторів, збільшилися її точність і достовірність. Істотно полегшилось управління логістичними процесами, пов'язаними з організацією будівництва і обладнанням АЗС ".
результати проекту
В даний час в ІС з великими обсягами інформації одночасно працюють більше 40 співробітників компанії.
Реалізація проекту забезпечила: д поліпшення роботи диспетчерської служби за рахунок підвищення оперативності збору інформації (якщо раніше на збір даних по телефону йшло 7-8 ч, то зараз ті ж відомості автоматично надходять до центрального офісу протягом 1,5 год); д істотне скорочення числа простоїв АЗС через затримки поставки палива (одна година простою може привести до втрат до 60 000 руб.); д мінімізацію помилок при введенні оперативної інформації і розбіжностей між бухгалтерським і оперативним обліком (раніше на звірку відомостей витрачалося 2-3 дні); д скорочення в півтора рази часу формування щомісячних звітів комітенту (завдяки інтегрованого рішення ІСУ "Парус" і АСУ ТП АЗС "БУК-TS"); д своєчасне і швидке формування звітів по витратах і доходах (з необхідною деталізацією), а також щомісячних звітів, які направляються в адміністрації підмосковних районів, Держкомстат, Антимонопольний комітет Москви і Московської області, в 32 податкових інспекцій Підмосков'я і т. д .; д скорочення числа співробітників бухгалтерії при одночасному зростанні обсягів оброблюваної інформації.
Що в результаті?
Сьогодні всі відомості, необхідні для обліку і управління, в ВАТ "Татойл-Сервіс" циркулюють в єдиному інформаційному просторі. Фахівці працюють з усіма встановленими тут модулями ІСУ "Парус": "Бухгалтерський облік", "Закупівлі, склад, реалізація", "Роздрібна торгівля нафтопродуктами", "Управління фінансами" - і мають можливість отримати всі дані з бази, що не обмінюючись паперовими носіями.
"Таким чином, в компанії на сьогоднішній день вирішено завдання оперативного збору інформації про діяльність АЗС, необхідної для прийняття управлінських рішень, - зазначив пан віялки. - Щодня в автоматичному режимі з автозаправок по модемів в офіс" Татойл-Сервісу "надходять оперативні відомості за основним видом бізнесу (обсяги надійшов і проданого палива, залишків в резервуарах, оплата за видами палива) і по супутнього сервісу (продаж товарів і послуг). Ця інформація дозволяє отримувати всі аналітичні дані, які требу ються для ведення та розвитку бізнесу ".
Так, система дозволяє в автоматичному режимі вести облік реалізації нафтопродуктів в двох одиницях виміру - в літрах і тоннах (оскільки бензин продається в літрах, а звіти перед комітентом складаються в тоннах). Такі звіти готуються щомісяця. Раніше на їх складання йшло вісім робочих днів, тепер витрачається не більше п'яти. Відзначимо, що збір повноцінної інформації про діяльність АЗС вдалося реалізувати за рахунок об'єднання можливостей двох програмних продуктів - ІСУ "Парус" і АСУ ТП АЗС "БУК-ТS"; остання в даний час забезпечує роботу трьох чвертей автозаправок "Татойл-Сервісу".
Джемал Багатурия
Дане спільне рішення (АСУ ТП АЗС "БУК TS-G" і модуль "Роздрібна торгівля нафтопродуктами" ІСУ "Парус") дозволяє здійснювати управління технологічними процесами на АЗС і формування первинних баз даних (АСУ ТП "БУК TS-G"); збір баз даних з АЗС через комунікаційний сервер "БУК TS-G" в офіс "Татойл-Сервісу" з наданням можливості дистанційного контролю і управління сервером; конвертацію баз даних і їх завантаження в ІСУ "Парус"; здійснює збір і перевірку змінних звітів з АЗС.
В ІСУ "Парус" щомісяця надходить інформація з процесингового центру, де консолідуються дані про продажі нафтопродуктів клієнтам ТОВ "Татойл-Сервіс" за паливними картками. Система дозволила в автоматичному режимі готувати документи з відпуску нафтопродуктів клієнтам, по експлуатуючим організаціям, які здійснили відпуск палива, за видами палива із зазначенням знижки. З моменту отримання даних про 200 клієнтів до етапу отримання надрукованих добірок документів для них проходить кілька годин. При ручній обробці інформації на це було потрібно кілька днів. Зросла і оперативність розрахунків з покупцями, за рахунок чого компанія очікує збільшення оборотності активів.
Впровадження ІС вирішило задачу синхронізації інформації оперативного та бухгалтерського обліку.
Нарешті, ще одним результатом проекту, точніше, його логічним наслідком стала поява в компанії ІТ-підрозділу. "Коли роботи по впровадженню підходили до кінця, - розповіла Олена Бузаєва, - ми раптом усвідомили, що фахівці" Вітрила "скоро підуть і ми залишимося одні. Тому природним кроком була організація спеціального відділу, який вдалося швидко сформувати і який зараз займається оперативною допомогою і розвитком системи ".
прийдешні перспективи
На сьогоднішній день очевидні і найближчі перспективи проекту. В ІС планується реалізувати процес бюджетування і фінансового планування, а також впровадити модуль "Управління бізнес-процесами". Має бути також додати розділ, який дозволить консолідувати дані щотижневого моніторингу цін на ринку АЗС та об'ємні показники роздрібних продажів для прийняття оперативних рішень щодо зміни роздрібних відпускних цін на нафтопродукти.
Версія для друку
Тільки зареєстровані користувачі можуть залишати коментарі.
Чому ми вибрали" Парус "?Що в результаті?