Регістр податкового обліку з ПДФО - призначення, зразок і правила заповнення

1. Що таке податковий регістр?
2. Регістр для обліку ПДФО: форма, зміст і структура
3. Порядок заповнення, ведення і зберігання
4. нюанси оформлення

Податковий облік теж будується на первинних документах , Дані яких розносяться у відповідні регістри.

У регістрах відбувається накопичення необхідної для оподаткування інформації.

Тому їх заповнення не менш важливо для розрахунку податку, ніж наявність підтверджує господарську операцію документації.

Що таке податковий регістр?

завантажити зразок регістра податкового обліку з ПДФО.

Точне визначення, що собою являє податковий регістр, в Податковому Кодексі РФ присутня лише в главі 25 «Податок на прибуток» - в ст.314. У цій статті сказано, що податковими регістрами є форми, в яких для цілей розрахунку податків відбувається систематизація даних за конкретний період.

Додатково до цього визначення з аналізу кожного розділу Податкового кодексу, присвяченій своєму податку, можна виділити загальні характеристики податкових регістрів:

• угруповання даних відбувається без розподілу по бухгалтерських рахунках;
• систематизація інформації в регістрах відбувається за звітний період, з наростаючим підсумком або без такого - в залежності від специфіки податку;
• дані беруться з первинних документів, довідок бухгалтера та інших аналогічних джерел;
• формування податкових даних відбувається на підставі затвердженої облікової політики ;
• регістри можуть бути представлені на папері або в електронному вигляді;
• записи в регістрах ведуться в суворій хронологічному порядку, без пропусків і вилучень;
• зберігання регістрів повинно забезпечити їм захист від несанкціонованих виправлень;
• всі виправлення вносити можуть тільки особи, на яких покладено відповідальність за ведення регістрів.

Варто зазначити, що податкові регістри призначені не просто для систематизації даних, а для правильного і достовірного визначення податкової бази . З них беруться відомості для складання декларацій і для внесення податкових платежів.

Регістр для обліку ПДФО: форма, зміст і структура

Всі регістри для податкового обліку можна умовно розділити на дві групи:

• загальні регістри. До них відноситься, наприклад, Книга з обліку доходів і витрат платників податків, які застосовують спрощений податковий режим (затв. Мінфіном РФ в Наказі №135н, 22.10.12г.); Книга обліку доходів для підприємців, які працюють на патентної податковій системі (Наказ №135н, Мінфін РФ, 22.10.2012г.), І т.д.
  У цих Книгах відбувається облік всіх операцій, які мали місце бути в ході підприємницької діяльності та відображення яких є обов'язковим для цілей розрахунку податків і випливає з вимог норм відповідних податкових глав. Форми цих Книг строго уніфіковані і не підлягають коригуванню платником податків. Крім того, ці регістри часто вимагаються податковими органами при проведенні ними камеральних перевірок декларацій;
• аналітичні регістри. Назва «аналітичний» закріплено в статті НК РФ 314, але знаходить своє застосування і в інших податкових главах. Зокрема, в главі 23 «ПДФО», в статті 230 закріплено обов'язок податкового агента по відображенню всіх доходів, виплачених їм своїм співробітникам і іншим фізичним особам, в регістрах.

Форма самого регістру по ПДФО, а також порядок відображення в ньому даних аналітичного характеру, розробляються податковим агентом самостійно.

Але при цьому зазначений документ повинен містити в собі відомості наступного характеру:

• всі доходи, які отримані фізичною особою, і всі надані йому податкові відрахування . Податкові відрахування і доходи в регістрі показуються тільки ті, які за податковий період були отримані від податкового агента. Наприклад, майнове відрахування, якщо його надав податковий орган, не відбивається в регістрі по ПДФО;
• вся сума розрахованих і утриманих податків ПДФО;
• дані про платника податків, що дозволяють чітко ідентифікувати його;
• вид виплачених цій особі доходів і наданих відрахувань;
• витрати і інші суми, які можуть відповідно до норм глави 23 НК РФ зменшувати податкову базу. А також види цих витрат та інших платежів.
  Види доходів, відрахувань і витрат проставляються з відображенням кодів, які затверджені ФНС РФ в наказі №ММВ-7-11 / 387 @ від 10.09.15г.
  дати видачі (перерахування) доходів;
• дати утримання ПДФО з доходів фізичної особи;
• дати переведення до бюджету утриманих податків;
• реквізити документів, які підтверджують перерахування податків до бюджету;
• статус фізичної особи, як платника податків. Цей статус повинен бути ідентичний тому, який згодом буде проставлятися в формі «Довідка 2-ПДФО». Взяти відомості про статус можна з наказу ФНС РФ №ММВ-7-11 / 485 @ від 30.10.15г. А щоб правильно проставити статус, можна керуватися листом ФНС РФ № БС-4-11 / 4272 @ від 15.03.16г. У цьому листі розглянуті окремі питання щодо оформлення довідки № 2-ПДФО.

Всі вищевказані реквізити носять обов'язковий характер, а тому вони повинні все бути присутнім в податковому регістрі. Однак доповнити новими реквізитами дану форму можна, якщо цього вимагає специфіка розрахунків з фізичними особами або специфіка самої господарської діяльності податкового агента.

Порядок заповнення, ведення і зберігання

Даний податковий регістр заводиться тільки на тих осіб, для яких підприємець або організація є джерелами доходів.

При цьому:

• сам регістр повинен містити в собі відомості за податковий період, тобто за календарний рік;
• всі відомості в регістрі вказуються з наростаючим підсумком - для цілей підготовки форми 6-ПДФО, яка складається і здається після закінчення кварталу, 6-ти, 9-ти місяців і року. При цьому загальний рейтинг виводиться по кожному місяцю нарахування доходу з подальшим узагальненням за квартал, 6 місяців і т.д.
• готується документ у вітчизняній валюті - в рублях. Причому, сума податку до внесення в бюджет і до утримання з доходів платника податків розраховується в цілих рублях (без копійок) і з дотриманням всіх правил округлення (понад 50 копійок - все округляється у бік збільшення). Що стосується відображення доходів, то вони проставляються в тій сумі, в якій нараховані, - без заокруглень. Відомості про нараховані доходи беруться з розрахункових відомостей;
• заводиться регістр на кожного платника податків, щодо якого була проведена виплата доходу;
• заповнюватися регістр може і від руки, і за допомогою програмного забезпечення, але тільки тією особою, яка відповідальна за розрахунок оплати праці та інших винагород на користь фізичних осіб. Саме цей працівник має право вносити зміни в реєстр і підтверджувати виконані ним коригування своїм підписом;
• в регістр відомості вносяться з первинних документів, які містять в собі дані про нараховані і виплачені доходи, про нараховані, утриманих і переказаних у бюджет суми податків;
• регістр складається після закінчення місяця, коли є точні і кінцеві дані про доходи, відрахування та інших показниках. Але підсумкові дані по регістрах повинні бути готові і перевірені до моменту заповнення 6-ПДФО за відповідний період.

Зберігається регістр не менше 5-ти років на підприємстві; в умовах, які захищають його від несанкціонованого внесення до нього коригувань. Якщо регістр складено в електронній формі, то протягом усього терміну його зберігання повинна бути забезпечена можливість виводу даних регістра на паперовий носій.

нюанси оформлення

Ідентифікуючими даними платника податків, які повинні бути відображені в шапці регістра, є:

• прізвище та ім'я фізичної особи, а по батькові - якщо передбачено;
• дата народження вказується повністю - число, місяць і всі цифри року;
• відомості про документ, що посвідчує особу. Цим документом може бути не тільки паспорт, а й військовий квиток, посвідчення біженця, і інші;
• ІПН (якщо він є у платника податків);
• громадянство;
• адреса проживання в РФ і адреса прописки, в тому числі і за межами РФ.

Тут же - в шапці регістра - слід вказати і статус платника податків.

Види доходів - це окрема графа в регістрі, яка повинна стояти до або після графи з сумою доходу і датою його виплати.

Види відрахувань можна дізнатися з того ж наказу, який стверджує коди для доходів, - з наказу №ММВ-7-11 / 387 @, затвердженого ФНС РФ 10.09.2015г. Коди відрахувань проставляються поруч з графою, що відбиває їх грошове вираження.

Суми доходів рекомендується вказувати в реєстрі до оподаткування (тобто без урахування застосовуваних відрахувань) і для цілей оподаткування (тобто зменшеними на відрахування).

Дата отримання доходу повинна відповідати даті фактичної видачі зарплати і іншого доходу з каси (готівкою) або з розрахункового рахунку (при переказі коштів на банківські картки платників податків).

У регістрі повинні бути вказані також:

• ставка ПДФО (окремою графою);
• сума обчисленого й утриманого податку;
• повна дата утримання податку;
• повна дата його перерахування в бюджет, яка відповідає даті списання коштів з розрахункового рахунку податкового агента;
• реквізити платіжного доручення, які можна отримати в банку з виписки по розрахунковому рахунку. У регістр вноситься дата платіжного документа і його номер.

Що стосується відображення неоподатковуваних сум доходів, то думки з цього приводу діляться. Тому якщо зазначені суми не знайдуть свого відображення в податковому регістрі, то це не буде помилкою.

Правилами ведення даних регістрів присвячена наступна відео лекція: