Створення ефективної системи контролю виконання доручень

1. Контроль і його види
2. Що і як потрібно контролювати
3. Як домогтися того, щоб доручення виконувалися?
4. Важливість ефективної комунікації
5. Підручні інструменти в арсеналі помічника
6. Налаштування реєстру доручень в MS Excel
7. І на останок

Як відомо, функціонал помічника або персонального асистента (як би не називалася ця посада в трудовій книжці) в різних компаніях варіюється в залежності від специфіки та розмірів організації, корпоративної культури, прийнятої в компанії, і особистості керівника. Однак є обов'язки, без яких просто не обійтися будь-якого персонального асистенту, незалежно від місця його роботи. У числі таких - контроль виконання доручень.

У багатьох організаціях невиконання доручень і відсутність контролю їх своєчасного виконання є проблемою, т.зв. «Вузьким місцем» (від англ. Bottleneck - пляшкове горло), тобто серйозною перешкодою, сильно гальмує бізнес-процеси компанії. Тут від помічника дійсно багато залежить! Однак не все так очевидно, як здається на перший погляд. Нерідко ми стикаємося з ситуаціями, коли незамінний помічник раптово захворів або пішов у відпустку або в вряди-годи відправився у відрядження, а за час його відсутності ... робота встала, доручення не фіксуються, терміни упущені, відповідальні невідомі. Як правило, це говорить не стільки про незамінності працівника, скільки про відсутність системи. Отже, завдання помічника - вибудувати саме систему контролю виконання доручень. А система, як відомо, багато в чому здатна підтримувати свою працездатність самостійно. І тут в поодинці не впоратися! Але давайте розбиратися з усім по порядку.

Контроль і його види

Слона, як кажуть, треба їсти по частинах. І почати варто з термінології.

Контроль - це зіставлення плану з фактичним станом справ. Контроль виявляє навіть невеликі відхилення від запланованих результатів і дій людей і дає можливість змінювати ситуацію.

Виділяють наступні види контролю:

1. Попередній. Здійснюється керівником до фактичного початку роботи за дорученням. Попередній контроль використовується з урахуванням людських, матеріальних і фінансових ресурсів, тобто, перед тим як віддати доручення в роботу, керівник повинен переконатися, що у виконавця є ресурси для його виконання.

2. Понятійний (вхідний). Застосовується з метою уточнення:

- чи знає виконавець про те, що у нього є доручення;

- як зрозумів завдання той, хто буде її вирішувати;

- як саме він буде це робити.

Даний вид контролю здійснюється помічником керівника, причому відразу після постановки доручення. Мета - перевірка розуміння виконавцем суті доручення і своєчасності його виконання. На цьому етапі завдання помічника полягає в тому, щоб звернути увагу виконавця на наявність доручення, терміни і пріоритет поставленого завдання, переконатися, що доручення прийнято в роботу. При цьому помічникові необхідно «підсвічувати» термінові і важливі доручення (згадуємо матрицю Ейзенхауера), наприклад в такий спосіб: «Прошу звернути вашу увагу на те, що це доручення є важливим і терміновим!» Ця магічна фраза, вимовлена ​​вчасно, допоможе уникнути багатьох непорозумінь і великою втрати часу - пускати процес ранжирування завдань за пріоритетами на самоплив неприпустимо, адже думка виконавців не завжди збігається з думкою керівника. Не забувайте: то, що очевидно для вас, може не бути таким для інших людей.

3. Поточний (проміжний, контроль процесу). Мета - оцінити поточний процес діяльності: як виконується робота, що вже зроблено, які виникли складності. Цей вид контролю здійснюється помічником, коли робота вже йде, але термін виконання доручення ще не настав. Завдання контролю - своєчасно виявити відхилення, що виникають в ході роботи, проінформувати про них керівника для можливого коректування заданих параметрів. Поточний контроль грунтується на зворотному зв'язку.

4. Заключний (підсумковий, контроль результату). Застосовується для того, щоб оцінити, чи досягається мета до заданого терміну.

Фактично отримані результати порівнюються з встановленими раніше. Незважаючи на те що втручатися в роботу на даному етапі пізно, цей контроль необхідний. Він показує, яких результатів досягли виконавці, розкриває упущення і недоліки в роботі. Допомагає витягти уроки на майбутнє. Як правило, на цій стадії керівник і помічник працюють спільно, тому що кваліфікації помічника може бути недостатньо для визначення повноти і коректності виконання доручення.

Що і як потрібно контролювати

Розподіл відповідальності за забезпечення контролю за ключовими напрямами залежить від розмірів організації:

на контроль

розміри компанії

Відповідальний за забезпечення контролю

Норми і вимоги законодавства

До 20 чол.

До 100 чол.

До 500 чол.

Більше 500 чол.

Керівник організації

Юрист, бухгалтер

Юридична служба, бухгалтерія

Юридична служба і керівники за напрямками

накази керівника

До 20 чол.

До 100 чол.

До 500 чол.

Більше 500 чол.

Керівник організації

Секретар керівника

Помічник керівника

Помічник і керівники за напрямками

Вимоги локальних нормативних документів

До 20 чол.

До 100 чол.

До 500 чол.

Більше 500 чол.

Керівник організації

Секретар керівника

Помічник керівника

Керівники по напрямках діяльності

Окремі розпорядження керівника

До 20 чол.

До 500 чол.

Більше 500 чол.

Керівник організації

Секретар керівника

Помічник керівника

Доручення, що надходять від корпоративного центру

До 1500 чол.

До 2500 чол.

Більше 2500 чол.

Помічник керівника

Помічник керівника і секретаріат

Керування справами

«Контроль» і «моніторинг» - різні речі!

Щоб остаточно розібратися, що до чого, варто звернути увагу ще на один термін, нерідко зустрічається в сучасному менеджменті, - «моніторинг». Найчастіше в літературі поняття «контроль» і «моніторинг» вживаються як тотожні, проте це принципово різні речі! Для застосування системного підходу до управління виконанням доручень цю різницю необхідно розуміти. Якщо моніторинг - це спостереження за параметрами об'єкта з фіксацією і збереженням даних, то контроль - це спостереження з обов'язковим впливом на об'єкт у разі виходу значень параметрів за межі допустимих. Стосовно до доручень це означає, що помічник повинен мати інструмент моніторингу, тобто вести якусь базу даних, де він фіксує доручення, терміни виконання, відповідальних і статус виконання (виконано / не виконана). Однак для вибудовування ефективної системи контролю просто вести статистику недостатньо - контроль має на увазі активне управління ситуацією, коригування та вплив, тобто цілеспрямоване усвідомлене вплив для того, щоб домогтися позитивної динаміки в виконавської дисципліни.

Як домогтися того, щоб доручення виконувалися?

Щоб доручення виконувалися, необхідний комплексний підхід до вирішення цього завдання. Система контролю виконання доручень буде працювати при дотриманні наступних принципів:

1) Високий пріоритет з боку керівництва. Керівник повинен демонструвати, що неухильне дотримання його доручень важливо для нього і компанії.

2) Спільне обговорення підходів до вирішення завдання. Для того щоб врахувати всі ризики і розглянути питання всебічно, необхідно залучити до обговорення всіх учасників процесу - як керівника, що віддає доручення, і помічника, їх контролюючого, так і керівників, які будуть відповідати безпосередньо за виконання. Домовленості в першу чергу повинні стосуватися способів отримання інформації про доручення і терміни, формату звіту про виконання, порядку перенесення термінів, підходів до заохочення чи покаранню в разі невиконання доручень. Керівнику також варто проінформувати підлеглих про повноваження помічника в частині контролю виконання доручень (якщо ви нова людина в колективі і ще не встигли заслужити авторитет, самі попросите свого керівника про це).

3) Інформування всіх працівників компанії про впровадження системи контролю виконання доручень. Потрібно забезпечити прозорість підходів, тобто правила повинні бути формалізовані в локальному нормативному документі компанії.

4) Послідовність і регулярність. Виконавська дисципліна підвищиться, якщо працівники будуть впевнені, що кожне доручення зафіксовано, що за кожне доручення необхідно відзвітувати, жодне з них не упустять і не забудуть, а за невиконання доручень керівництва неминуче послідує покарання. (Відразу варто передбачити порядок інформування, адже доручення можуть бути нездійсненними апріорі або мати вагомі причини невиконання в строк. Кожен такий випадок потрібно розглядати індивідуально.)

Виглядає як завдання для, скажете ви. Почасти так воно і є. Яка ж роль помічника? Помічник - це як раз той самий співробітник компанії, який повинен проінформувати керівника про те, що проблема існує, що вона несе конкретні ризики, що ви намагаєтеся тримати «руку на пульсі» (і поки виходить багато в чому завдяки вашим особистим якостям), однак відсутність системи рано чи пізно дасть про себе знати і вас це турбує.

Головне - не забудьте сказати, що у вас є конкретна пропозиція, як можна організувати систему контролю (тобто це повинна бути не просто проблема, подана на блюдечку з блакитною облямівкою, а проблема і варіанти її вирішення).

Навіть якщо ви новий співробітник компанії, не варто боятися звертатися до керівника з подібною пропозицією. Якщо до цих пір нічого фатального в вашої компанії не сталося через невиконаного / простроченого / неврахованого доручення, ваш керівник все одно не пропустить повз вуха вашу пропозицію. Мабуть, у всій компанії не знайдеться більш зацікавленої людини в рішенні цієї проблеми.

Важливість ефективної комунікації

Припустимо, ваша пропозиція прийнято: керівник позначив важливість завдання, оголосив вашу роль в цьому процесі, затвердив локальний нормативний документ, що регламентує процес, всі працівники компанії проінформовані. Що далі? Виданий документ ризикує так і залишитися бездушною папірцем, якщо ви опустіть руки на цьому етапі. Як змусити все це працювати?

Відповідь криється в першу чергу в навичках ефективної комунікації помічника. Так, це та сама фраза, яку ми так часто зустрічаємо в резюме на посади адміністративного характеру. Наявність таких навичок життєво необхідно помічникові. У вузькому сенсі, стосовно контролю виконання доручень, ефективна комунікація - це спосіб оперативної передачі інформації без спотворення і отримання зворотного зв'язку про правильне розуміння «послання».

Ефективна комунікація будується:

• на повазі до співрозмовника, вміння слухати його, чути і розуміти його слова:
• умінні відчувати психологічний настрой співрозмовника;
• застосуванні методів афективного слухання;
• умінні застосовувати на практиці вербальні і невербальні способи (канали) впливу * .

Ефективна або неефективна?

• Неефективна комунікація - це сперечання з оточуючими, спрямовані на захист своїх цілей і планів. Вона має на увазі наявність переможців і переможених. Подібний стиль «спілкування» категоричний: є «правильно» і «неправильно», «перемога» і «поразки», «добре» і «погано», без урахування проміжних станів. Є лише один вірний думку, тому можна знехтувати поглядами і переживаннями людей, які здатні збагатити наші знання про світ і сформувати цілісну картину. Замість цього ми постійно відстоюємо свої вузькі погляди. Успіхом вважається пауза в конфлікті, коли обороняється тимчасово відступає. В результаті розбіжності виливаються в опір, втрату командної ефективності і навіть саботаж, поки не запанує баланс влади і поваги.

• Ефективна комунікація, в свою чергу, ставить за мету зрозуміти погляди, почуття і думки оточуючих. Коли дві сторони слухають один одного, виграють обидві. Взаєморозуміння і повага стають основою співпраці, взаємозалежності і лояльності. Успіх досягнутий, якщо кожна зі сторін скаже: «Так, саме це я і мав на увазі. Ви мене зрозуміли".

Ефективна комунікація, безсумнівно, необхідна для успішної реалізації цілей організації. Спотворені, неправильно трактовані повідомлення часто стають причиною поразок великих компаній, армій і народів.

Навички ефективної комунікації дозволяють співіснувати протилежностям - це вища здатність зрозуміти іншу точку зору і знайти компроміс. Навіщо сперечатися про те, хто правий і хто винен? Мета ефективної комунікації - налагодити і оберігати взаємовигідні і, отже, тривалі робочі взаємини.

У розрізі контролю виконання доручень помічник повинен проявляти навички ефективної комунікації на всіх етапах «подорожі» доручення:

1) Взаємодія з керівником при постановці доручень. Завдання помічника - коректно зафіксувати доручення, намагаючись дотримуватися будь-якої певної схеми цілепокладання, наприклад SMART. Це дозволить підлеглим зрозуміти, що від них вимагається. Формулювання доручення повинна бути чіткою, в дієслівної формі (відповідати на питання: що зробити?), Доручення повинно мати заданий термін виконання, для кожного доручення має бути визначений відповідальний виконавець.

Після того як доручення зафіксовано належним чином, помічнику обов'язково слід переконатися у відсутності неточностей, уявити фінальну версію протоколу або реєстру доручень керівнику на узгодження або усно перепитати: «Чи правильно я Вас зрозуміла? Іванов І.І. повинен розробити і подати на затвердження графік реалізації проекту в термін до 11 травня 2015 г.? »

Що таке SMART?

SMART - це мнемонічна абревіатура, використовувана в менеджменті та проектному управлінні для визначення цілей і постановки завдань.
Мета або завдання, встановлена ​​за критеріями SMART, має наступні характеристики:
• S - specific (конкретна) - ясна, точна, чітко описана;
• M - measurable (вимірювана) - має встановлені показники результату, за якими можна зрозуміти, що мета досягнута. Можуть бути як кількісними, так і якісними. Без цих критеріїв оцінити виконання завдання практично неможливо;
• A - achievable (досяжна) - реалістична, але вимагає певних зусиль, що служить додатковим мотивуючим фактором;
• R - relevant (доречна) - збігається з більш широкими цілями відділу, організації;
• T - time-bound (обмежена в часі) - повинні бути визначені крайні терміни досягнення мети.

2) Взаємодія з виконавцями при передачі доручення в роботу. Ключове завдання на цьому етапі - переконатися, що виконавець поінформований про доручення і прийняв його в роботу. Якщо організація невелика, то помічник або секретар контактує безпосередньо з виконавцями за допомогою електронної пошти або по телефону. У великих організаціях така взаємодія здійснювати складно, тому помічник передає доручення і безпосередньо взаємодіє з заступниками керівника організації, а при передачі доручень діє принцип каскадування, наприклад: генеральний директор / помічник E заступник генерального директора E директор департаменту E начальник відділу E безпосередній виконавець.

3) Інформація про виконання доручення передається зворотним маршрутом: генеральний директор / помічник B заступник генерального директора B директор департаменту B начальник відділу B безпосередній виконавець.

Помічник грає роль посередника при передачі інформації про доручення. При цьому для скорочення часу передачі даних помічникові доцільно передбачити використання інформаційного ресурсу, що дозволяє викладати зведену інформацію про доручення в загальний доступ, наприклад на внутрішній корпоративний портал організації, де будь-який працівник в оперативному режимі може подивитися, які за ним числяться доручення, і направити помічника коментарі .

4) При здійсненні проміжного контролю необхідно уточнити прогноз від виконавця: чи вкладається він у термін або в ході виконання з'ясувалося, що обсяг робіт більший, ніж передбачалося раніше, або ресурсів виконавця недостатньо і потрібно залучення працівників інших структурних підрозділів, тому що задача виявилася крос-функціональної. Помічник повинен вести безперервний конструктивний діалог з відповідальним керівником / виконавцем для отримання оперативної та достовірної інформації про хід виконання, а в разі виникнення серйозних проблем - проінформувати про це керівника, поки ще можна щось виправити. При цьому не варто перегинати палицю і ставати настирливим, заважаючи виконавцю і відволікаючи його на дрібниці. Всі учасники процесу повинні чітко усвідомлювати, що у них спільні цілі, і поважати працю один одного. Для цього слід домовитися про прийнятний форматі комунікації.

5) При отриманні інформації про виконання доручення помічник спільно з керівником оцінює повноту представлених даних і виносить рішення про прийняття доручення або повернення його на доопрацювання. Про прийняте рішення помічник повинен повідомити виконавця.

6) При формуванні аналітичної звітності. Строгий облік має на увазі регулярну звітність і аналітику на базі статистичних даних. З певною періодичністю, наприклад раз на місяць, помічник повинен аналізувати накопичені статистичні дані за дорученнями і формувати звіт про виконавську дисципліну (рис. 1). Такий звіт може містити інформацію про те, скільки всього було доручень, скільки з них виконано в термін / с запізненням / не виконана, які підрозділи є лідерами, а які - антилідер в частині своєчасного виконання доручень керівника. Даною інформацією керівник може розпоряджатися на свій розсуд. Однак бажано, щоб підхід до заохочення і покарання був передбачуваним і єдиним для всіх.

Мал. 1

Підручні інструменти в арсеналі помічника

Таких інструментів безліч, при цьому важливо дотримуватися ключовий принцип - все доручення керівника повинні бути матеріалізовані, внесені в єдине сховище, де можливо здійснювати регулярний моніторинг виконання доручень відповідно до їх пріоритетності.

Ідеальним технічним втіленням є Microsoft Outlook, тому що він містить гнучкі механізми настройки т.зв. «Призначених для користувача уявлень». Крім стандартних уявлень «За виконавцям», «За категоріями», «По термінах», можна налаштувати будь-які інші - «За заводам», «За комітетам», «Тільки прострочені завдання, термін виконання яких закінчився від 5 до 20 днів назад» і ін. Один раз налаштоване уявлення надалі стає доступно одним кліком миші. Детально на цьому зупинятися не будемо, тому що цьому інструменту вже була присвячена серія статей.

Іноді подібна система налаштовується на базі системи електронного документообігу, наприклад Lotus Notes, Documentum або Directum, де ключова інформація про доручення фіксується в реєстраційно-контрольній картці (РКК). Однак СЕД - це дорога програма, яку далеко не всі організації можуть собі дозволити.

Одним з найбільш універсальних і доступних інструментів для цілей моніторингу виконання доручень є Microsoft Excel. Цією програмою можна користуватися як на додаток до вже наявних, якщо ви працюєте в крупній компанії, так і в якості самостійного інструменту. Принадність його в тому, що на базі цього технічного рішення ви можете створити єдину базу даних за дорученнями з гнучкою настроюванням полів і фільтрів на ваш розсуд. Такий зведений реєстр доручень можна викласти в загальний доступ, і кожен працівник може уточнити формулювання, терміни і відстежити статус за своїми дорученнями. Попередньо слід налаштувати обмежені права на редагування файлу, щоб уникнути випадкового спотворення або видалення даних.

У MS Excel можна не тільки вносити доручення вручну, як у випадку усних розпоряджень керівника, але і вивантажувати доручення з СЕД (якщо це доручення з протоколів або доручення, що надходять ззовні, наприклад запити контролюючих органів або органів державної влади або корпоративного центру).

Налаштувавши поля певним чином, можна задати кольорове маркування в графі «Статус виконання доручення». Наприклад, доручення, термін якого ще не настав, буде автоматично позначатися синім кольором; доручення, виконане в строк, - зеленим (для цього дати в полі «Термін до виконання» і «Фактичне виконання» повинні збігатися); доручення, за яким термін виконання закінчився, а відмітки про одержання звіту про виконання не надходило, буде автоматично відображатися як невиконане і позначається червоним.

Налаштування реєстру доручень в MS Excel

Поля в реєстрі налаштовуються написанням макросу. Для такої тонкої настройки найкраще залучити IT-фахівця.

У разі якщо IT-фахівця немає, а навичками програмування ви не володієте, можна скористатися іншим більш простим і доступним способом.

Налаштувати елементи таблиці можна самостійно за допомогою функції умовного форматування.

Для настройки заливки осередків вибираємо в таблиці осередок, для якої будемо налаштовувати форматування (в нашому випадку це осередок G 10), на вкладці Основне - Умовне форматування, в запропонованому контекстному меню - Створити правило (рис. 2).

Мал. 2

Далі із запропонованого переліку правил вибираємо Використовувати формулу для визначення форматується осередків (рис. 3).

Мал. 3

У рядку формул діалогового вікна під назвою Створення правила форматування необхідно задати правило, яке буде вважатися істиною (рис. 4).

Мал. 4

Для нашого реєстру необхідно буде послідовно налаштувати чотири правила для однієї і тієї ж осередки G 10, а потім «протягнути» їх дію на весь стовпець G.

• Для позначення невиконаного доручення налаштовуємо правило 1. У діалоговому вікні Створення правила форматування за допомогою клавіші Формат вибираємо колір заливки. Першому правилу буде відповідати червоний колір.

Далі вводимо в рядок формул наступний опис правила: = ЕСЛИ (F 10> 0; F 10 <СЬОГОДНІ (); "") (рис. 5). Це означає, що за умови, що в осередку F 10 позначений термін до виконання і він вже закінчився, то осередок автоматично забарвиться в червоний колір.

Мал. 5

Натискаємо клавішу O До.

• Для позначення доручення, яке знаходиться в роботі, налаштовуємо правило 2. Повторюємо описану вище послідовність дій: виділяємо клітинку G 10, заходимо в Умовне форматування, вибираємо Створити правило і Використовувати формулу для визначення форматується осередків.

У вже знайомому нам діалоговому вікні Створення правила форматування за допомогою клавіші Формат вибираємо інший колір заливки. Другого правила відповідатиме синій колір.

Вводимо в рядок формул наступне правило: = ЕСЛИ (F10> 0; F10> СЬОГОДНІ (); ""). Це означає, що якщо в осередку F 10 позначений термін до виконання і він ще не настав, то осередок автоматично забарвлюється синім.

Натискаємо клавішу O До.

• Для позначення доручення, яке виконано в термін, налаштовуємо правило 3. Знову повторюємо описану вище послідовність дій, тільки на цей раз в діалоговому вікні Створення правила форматування за допомогою клавіші Формат вибираємо зелений колір заливки для позначення того, що доручення виконано чітко в строк або раніше терміну.

Вводимо в рядок формул опис правила: = ЕСЛИ (F10> 0; ЯКЩО (F10 <СЬОГОДНІ (); ЯКЩО (G10 <= F10; G10> 0; ""); ""); ""). Значить, якщо в осередку F 10 позначений термін до виконання, а в осередку G 10 позначений термін фактичного виконання, який збігається з терміном F 10 або передує йому, осередок G 10 автоматично забарвиться в зелений.

Натискаємо клавішу O До.

• Нарешті, для позначення доручення, яке виконано пізніше заданого терміну, налаштовуємо правило 4. У діалоговому вікні Створення правила форматування за допомогою клавіші Формат вибираємо жовтий колір заливки для позначення того, що доручення було виконано із запізненням.

Вводимо в рядок формул наступне правило: = ЕСЛИ (F10> 0; ЯКЩО (F10 <СЬОГОДНІ (); G10> F10; ""); ""). Це означає, що якщо в осередку F 10 позначений термін до виконання, а в осередку G 10 позначений термін фактичного виконання, який пізніше дати F 10, то осередок G 10 автоматично забарвиться жовтим.

Після того як в осередку G 10 налаштовані всі чотири правила, «простягаємо» задану формулу вниз по всьому стовпцю G і заповнюємо його фактичними датами виконання доручень. Осередки автоматично забарвляться в задану палітру.

Наступний крок - це настройка візуалізації, тобто діаграми, для більш наочного сприйняття картини по виконавській дисципліні.

Для побудови діаграми нам потрібні кількісні дані, тобто кількість всіх доручень і кожного виду окремо. Тому потрібно проміжна настройка. Кількісні дані ми можемо відобразити в легенді, куди вони будуть автоматично заноситися з нашої таблиці (легенду можна розмістити на цьому ж аркуші, наприклад, над таблицею).

Для збору статистики необхідно заповнити одну з осередків таблиці, наприклад сусіднього осередок H 10, в такий спосіб:

1. Виділяємо комірку H 10, вгорі в рядку формул натискаємо значок fx Вставити функцію, вибираємо категорію «логічне», «ЯКЩО».

Прописуємо в верхньому рядку формул наступне правило: = ЕСЛИ ($ F10> 0; ЯКЩО ($ G10> 0; ЯКЩО ($ G10 <= $ F10; "Виконано"; "Виконано не в строк"); ЯКЩО ($ F10 <СЬОГОДНІ (); "Прострочено"; "В роботі")); "") (рис. 6).

Мал. 6

Простягаємо правило, заданий в осередку H 10, вниз по всьому стовпцю H (рис. 7).

Мал. 7

Потім стовпець H можна приховати, залишивши на увазі тільки необхідну інформацію реєстру.

• Налаштування легенди. Для того щоб дані з шпальти H потрапляли в легенду і відображалися в ній в кількісному вигляді, необхідно налаштувати осередку легенди наступним чином:

1. Задаємо правило осередку G 3: виділяємо цей осередок, в рядку формул натискаємо значок fx Вставити функцію, вибираємо тип функцій «статистичні», «СЧЁТЕСЛІ».

2. Потім прописуємо в рядку формул наступне: = СЧЁТЕСЛІ (H $ 10: H $ 19; F3) (рис. 8).

Мал. 8

3. «Протягуємо» формулу від осередку G 3 до G 6 відповідно.

Можна також налаштувати візуалізацію і вивантажувати дані про доручення за заданий відрізок часу у вигляді діаграми.

• З оздание діаграми. Для цього потрібно зайти на вкладку Вставка і вибрати діаграму, наприклад кругову, попередньо виділивши діапазон комірок від G 3 до G 6 (рис. 9).

Мал. 9

Вставляємо діаграму і фарбуємо її сегменти в обрані нами кольору заливки, виділивши сегмент і викликавши відповідне контекстне меню правою кнопкою миші (там все інтуїтивно). Наш реєстр готовий (рис. 10).

Мал. 10

І на останок

Створити ефективну систему контролю виконання доручень досить складно - необхідно врахувати багато різних аспектів і особливостей, які можуть бути унікальними для різних організацій. Це нелегко, але пам'ятайте, що будь-яка загадка має рішення. Коли я стикаюся зі складним завданням, яка, на перший погляд, не має рішення, завжди згадую загадку Б. Вербера:

«Як поєднати ці дев'ять точок чотирма лініями, не відриваючи перо від паперу?

Часто ми не можемо знайти рішення тому, що наш розум замикається в площі малюнка. Але ж ніде не сказано про те, що за його межі не можна виходити.

Рішення є:

Мораль: для того щоб зрозуміти систему, треба ... з неї вийти ».

Способів організації ефективної системи контролю виконання доручень безліч. Головне - знайти саме той, який найбільш органічно впишеться в роботу вашої компанії і в вашу, у всьому відчувати міру і не переходити межу, за якою настає маніакальний гиперконтроль.

* Вербальний канал - це слова; невербальний - інтонація, тон, гучність і тембр голосу, зовнішній вигляд, жестикуляція, міміка.

М.А. Сучкова, помічник генерального директора ЗАТ «Рязанська нафтопереробна компанія» (ДО ВАТ «НК-Роснефть»)