Уніфікація і стандартизація документів

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Уніфікація тексту документа
3. Уніфікація текстів здійснюється на декількох рівнях:
4. Принципи уніфікації документів
5. Принципи стандартизації документів

Організаційні проблеми і способи їх врегулювання відрізняються великою різноманітністю і повторюваністю. Різноманітність породжує великий обсяг документів, а повторюваність дає можливість їх уніфікації та стандартизації. Як правильно організувати і провести ці процедури, розповідається в статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Уніфікація управлінських документів

Документування є невід'ємною умовою організаційної та управлінської діяльності будь-якого підприємства. Робочі ситуації і дії, що вживаються щодо їх врегулювання, на перший погляд, відрізняються великою різноманітністю, але подальший аналіз виявляє високу ступінь їх повторюваності. Різноманітність призводить до великої кількості документів, а повторюваність дає можливість для їх уніфікації та стандартизації.

Суть уніфікації управлінських документів полягає у виявленні змістовного і формального одноманітності, що виникає при виконанні однотипних управлінських функцій.

Юридичне закріплення результатів уніфікації є суттю процесу стандартизації управлінських документів.

Основними цілями уніфікації ділової документації є:

оптимізація кількості ділових паперів , Що знаходяться в актуальному виробництві;

приведення форм до єдиного стандарту типів;

підвищення загальної якості виконання;

збільшення швидкості обробки;

забезпечення формальної і змістовної сумісності різних груп документів, пов'язаних типологічно близькими управлінськими функціями;

оптимізації впровадження комп'ютерної обробки даних.

Основний зміст і призначення уніфікації - скорочення надмірного різноманіття форм ділових паперів, приведення їх до формального і змістовного однаковості на рівні структури, мовних конструкцій і характером вироблених над ними операцій (обробка, облік, зберігання).

У свою чергу, змістом і призначенням стандартизації є твердження нових норм, реформування правил і вимог щодо складання та оформлення ділових паперів. Це робиться з метою поширення результатів уніфікації для їх загального застосування.

Підсумки роботи втілюються в прийнятті змін або затвердження нових міждержавних ( ГОСТ ), Державних (ГОСТ Р), галузевих (ОСТ) стандартів, а також стандартів, що застосовуються всередині окремих підприємств і організацій (СТП).

Вітчизняна практика розробки уніфікованих систем документації має великий досвід. Протягом досить довгого часу вимоги щодо оформлення управлінської документації регламентувалися ГОСТом 6.38-72. Двадцятирічна практика використання цього стандарту дозволила накопичити ряд пропозицій щодо його удосконалення, які втілилися в прийнятті в 1990 році нового стандарту - ДСТУ 6.38-90.

Розвиток комп'ютеризованих систем забезпечення діловодства призвело до необхідності істотної модернізації існуючого стандарту і введення в 1998 нового ГОСТу Р 6.30-97, який вніс значні зміни в вимоги до оформлення управлінської документації. Даний стандарт діє в даний час.

Читайте також:

Уніфікація тексту документа

Керуючі ситуації і викликані ними дії регулярно повторюються. Однак на рівні змісту це може виражатися у використанні досить різноманітних мовних конструкцій. Процес уніфікації тексту документа полягає у виборі оптимальних мовних форм і закріплення їх за типовими управлінськими рішеннями.

Даний процес може проходити на рівні фраз, текстових блоків або всього тексту ділової папери. Результатом цієї роботи стає підвищення оперативності підготовки та оформлення управлінських рішень. На практичному рівні це виражається в розробці склепіння правил і прийомів, що дозволяє спростити не тільки процес створення тексту, але і полегшити його сприйняття і подальшу обробку із застосуванням спеціалізованих програмних комплексів.

Довідка

Уніфікація текстів здійснюється на декількох рівнях:

1. загальний склад і характер інформації, що містяться в тексті;
2. жанр і композиційна структура тексту;
3. мовні форми вираження інформації;
4. правила і прийоми конструювання окремих текстових одиниць: пропозицій, словосполучень, кліше.

При цьому потрібно строго стежити за дотриманням ряду основних принципів уніфікації тексту:

управлінська ситуація не повинна спотворюватися в тексті;

склад і характер інформації має відповідати вигляду і жанру ділової папери;

мовні засоби, що використовуються в тексті, повинні бути уніфіковані;

використання стандартних схем пропозицій, стійких виразів, загальноприйнятих кліше і словосполучень;

суворе дотримання термінологічної однозначності;

скорочення, використовувані в тексті, повинні бути загальноприйняті.

використання стандартних одиниць виміру.

Принципи уніфікації документів

базові принципи уніфікації документів наведені нижче:

1. Даний процес повинен здійснюватися за принципом руху від загального до конкретного. Це виражається в розробці формуляра - зразка ділової папери для кожного конкретній галузі діловодства і вже на його основі впровадження і поширення системи атрибуції і набору реквізитів для конкретних одиниць системи документообігу.
   
2. Формальне побудова текстів має прагнути до максимального однаковості. Це досягається шляхом використання типових схем, трафаретів, єдиних принципів розміщення даних і єдиних принципів скорочення.
   
3. Процес повинен бути комплексним. Це виражається в тому, що впроваджені вимоги повинні послідовно дотримуватися на всіх стадіях розробки документа - від створення і заповнення до обробки, виконання і передачі на зберігання.
   
4. Інформативна доцільність. Реквізити та інші атрибути ділової папери повинні відповідати тим завданням, в рішення яких вона бере участь. Вони також повинні сприяти ефективному пошуку і підтверджувати юридичну силу паперу.
   
5. Кількість видів документів має скорочуватися. Це досягається шляхом впровадження в систему управління програмних комплексів обробки даних і широкого застосування оргтехніки;
   
6. Стабільність норм, правил і вимог. Даний принцип забезпечується впровадженням загальнодержавних і галузевих стандартів.
   
7. Введені системи кодування інформації та класифікації даних повинні відповідати принципу сполучення з діючими системами.
   
8. Принцип економічності використовуваних засобів. Він проявляється в доцільному впровадженні нових одиниць в існуючу систему документообігу, застосування стандартних бланків, а також оптимізації системи реквізитів та раціональне дизайні ділових паперів, що виключає використання зайвих елементів.
   
9. Ділові папери повинні відповідати принципу відповідності завданням і процедурам управління, у вирішенні яких вони беруть участь.
   
10. Система атрибуції і реквізитів різних видів документації повинна здійснюватися за принципом уніфікації.
    
11. Принцип послідовності. Він виражається в тому, що розміщення реквізитів в тексті повинно відповідати послідовності їх заповнення і сприйняття людиною або машиною.
    
12. Зменшення фізичного обсягу ділових паперів шляхом оптимального використання їх площі для розміщення реквізитів.
    
13. Принцип взаємозв'язку. Різні системи та рівні управління повинні виробляти взаємопов'язані вимоги до оформлення ділових паперів.
    
14. Принцип історизму. Корпоративні традиції й історично сформовані прийоми обробки документації повинні враховуватися при впровадженні нових норм.
    
15. Принцип прагматизму. Робота з документами повинна бути зручною.

Довідка

Принципи стандартизації документів

1. застосування технічних регламентів є обов'язковою процедурою.
   
2. Вказні регламенти, а також технічні кодекси, стандарти державного і галузевого рівня і інформація про порядок їх розробки і впровадження повинна бути доступна всім зацікавленим особам.
   
3. Міжнародні та міждержавні стандарти є пріоритетними.
   
4. Сучасні досягнення науки і техніки повинні враховуватися в процесі стандартизації.
   
5. У розробці технічних кодексів і стандартів всіх рівнів має дотримуватися право участі фізичних і юридичних осіб, в тому числі іноземних технічних комітетів зі стандартизації.
   
6. Застосування державних стандартів повинно здійснюватися на принципі добровільності.

Читайте також: