Управління дебіторською заборгованістю

Облік дебіторської заборгованості

Управління дебіторською заборгованістю - це необхідний інструмент регулювання фінансового становища компанії і невід'ємна частина взаємовідносин з контрагентами. Зниження дебіторської заборгованості - ваша важливе завдання, оскільки такі заходи збільшують оборотність коштів.

Дебіторська заборгованість поділяється на поточну та прострочену:

1. Поточна дебіторська заборгованість являє собою суми, термін виплати яких боржником ще не настав. Цю групу боргів контролювати і стягувати найпростіше. Потрібно тільки своєчасно відстежувати терміни виплат за договорами і нагадувати контрагенту про погашення заборгованості.

У цьому допоможе програма автоматизації , Де дані про розрахунки з кожним контрагентом зібрані на окремій сторінці, а на головній сторінці виводиться загальна інформація про фінансовий стан компанії з необхідною деталізацією розрахунків по групах.

2. Простроченою дебіторська заборгованість стає, якщо ви не організували облік дебіторської заборгованості правильно або якщо ваші контрагенти виявилися недобросовісними. У свою чергу, прострочена дебіторка ділиться на:

• очікувану до погашення;
• сумнівну;
• безнадійну.

Читайте також: Ефективна робота з дебіторською заборгованістю

Робота з дебіторською заборгованістю

Якщо ви узгодили з проблемним контрагентом умови погашення простроченої дебіторської заборгованості, її можна вважати очікуваної. При цьому передбачається, що у боржника є можливість все-таки виконати свої зобов'язання.

Сумнівна дебіторська заборгованість - це борг, не забезпечений ні додатковими домовленостями, ні третіми особами (поручителями або банківською гарантією). Така заборгованість вважається реальної до стягнення протягом строку позовної давності.

У загальному випадку він становить три роки, якщо інше не передбачено договором. Після закінчення цього терміну борг переходить в категорію безнадійної дебіторської заборгованості.

Як уже зазначалося, в першу чергу потрібно контролювати погашення поточної дебіторської заборгованості. Це нормальна складова взаєморозрахунків, і її потрібно передбачити в рамках звичайних операцій і службових обов'язків співробітників.

Читайте також: Аналіз дебіторської заборгованості

Стягнення простроченої дебіторської заборгованості

Стягнення простроченої дебіторки - це завжди додаткові, незаплановані витрати для компанії. Адже при укладанні договорів ви орієнтуєтеся на повернення ваших грошей в строк. Порушення цих термінів означає ваші втрати - в тому числі, від зниження оборотів.

При роботі з простроченою дебіторською заборгованістю беріть до уваги:

• реальність погашення заборгованості;
• розмір боргу;
• загальний характер взаємин з боржником;
• зусилля і кошти, необхідні для стягнення дебіторської заборгованості.

Витрати на стягнення дебіторської заборгованості - це, перш за все, вартість робочого часу (вашого і ваших співробітників), яке потрібно витратити на вибивання боргу. Оцінюйте цей час не тільки безпосередньо за сумами оплати праці, а й в термінах упущеної вигоди.

Можна застосувати фінансовий критерій і при оцінці необхідності стягнення боргів через суд. Іноді судитися буває довше і дорожче, ніж просто забути про борг. Якщо ви вдаєтеся до послуг колекторів , Теж порахуйте, чи не обійдуться вам їх зусилля дорожче, ніж вся сума стягуваної заборгованості.

Якщо прострочена дебіторська заборгованість утворилася в розрахунках з постійним клієнтом, в першу чергу з'ясуйте її причини. Разові труднощі, викликані форс-мажорними обставинами, можна вибачити.

Пріоритети у стягненні простроченої дебіторської заборгованості за разовими контрактами будуть залежати від розміру і характеру боргу. Маленькі і практично нереальні до стягнення борги дешевше буде залишити без уваги, а основні зусилля краще кинути на отримання великих сум очікуваної заборгованості.

Читайте також: Кредиторська заборгованість в організації: управління, аналіз, облік

Погашення дебіторської заборгованості всередині компанії

Крім заборгованості за договорами, потрібно контролювати:

• обсяги збитків від розтрат і розкрадань;
• недостачі;
• своєчасно не повернуті працівниками в касу підзвітні кошти.

Ці суми також входять до складу дебіторської заборгованості. Тому робота з дебіторською заборгованістю організації повинна включати і заходи, спрямовані на зменшення боргів такого роду.

програма автоматизації допоможе налагодити фінансову дисципліну. Перш за все, проводите періодичні інвентаризації - на складі, в магазині, інвентаризації інших активів та зобов'язань. Для ефективного управління дебіторською заборгованістю різних видів передбачте в обліковій політиці організації частіші інвентаризації, ніж обов'язкова щорічна.

З хмарним сервісом для автоматизації магазина бизнес.Ру ви зможете проводити інвентаризацію легко і швидко. Програма дозволяє вивантажувати необхідні документи, виконувати операції зі списання та оприбуткування товару в "пару кліків".
Спробуйте весь функціонал програми для автоматизації роботи магазину бизнес.Ру прямо зараз >>>

Нестачі за результатами інвентаризації зменшаться, якщо за кожну ділянку і кожну операцію призначити відповідального, який організовує процес і оновлює дані в програмі. Підвищиться сумлінність і уважність працівників - а значить, знизяться ризики розтрат, розкрадань, псування товару.

Крім того, прямо в програмі для автоматизації магазина можна контролювати виконання співробітниками поставлених завдань - в тому числі, звіти за отриманими на руки грошей. При цьому контролювати можна не тільки підзвітну особу, а й бухгалтера, який зобов'язаний стежити за станом розрахунків і вчасно стягувати дебіторську заборгованість з працівників.

Читайте також: Як правильно вести інвентаризацію розрахунків з контрагентами

Списання дебіторської заборгованості - безнадійна заборгованість

Безнадійна (нереальна до стягнення) дебіторська заборгованість списується на позареалізаційні витрати.
Списання дебіторської заборгованості можливо:

• після закінчення терміну позовної давності;
• за обставинами непереборної сили, що заважає виплати боргу;
• в разі ліквідації юрособи-боржника (або смерті фізособи) - якщо не призначено правонаступник, який буде відповідати за його боргами.

Для списання безнадійної дебіторської заборгованості потрібен певний набір документів:

• підтверджують її виникнення первинні документи;
• інвентаризаційний опис розрахунків;
• виправдувальні документи, з яких ясна нереальність боргу до стягнення;
• бухгалтерська довідка;
• внутрішні документи компанії, що обгрунтовують списання боргу (рішення інвентаризаційної комісії з обґрунтуванням і ваш наказ).

Після списання дебіторської заборгованості з балансу ведеться позабалансовий облік безнадійної заборгованості протягом п'яти років. Якщо стан боржника покращиться і борг можна буде стягнути, суми заборгованості знову переводяться на баланс. Також дебіторська заборгованість знову відбивається в балансі, якщо компанія раптом отримає суму повної або часткової оплати простроченої заборгованості.

Читайте ще про різні види заборгованостей:

1. Розрахунок ліміту залишку каси
2. Ефективна робота з дебіторською заборгованістю
3. Гарантійний лист про оплату заборгованості: як написати
4. Акт звірки взаєморозрахунків з контрагентами
5. ФНС спростила сплату податку з "списаної" заборгованості