- Вимоги до ведення документообігу
- Правила ведення документообігу
- Порушення при веденні документообігу
Ведення діловодства в організації має на увазі не тільки видання документів, але і їх правильне оформлення. Саме від правильності оформлення залежить, чи буде даний документ матиме юридичну силу чи ні. Саме тому так важливо організувати правильне ведення документообігу в організації. Давайте розглянемо докладніше, як зробити документообіг в організації правильним, а головне, ефективним.
У даній статті ми розглянемо:
- вимоги до ведення документообігу;
- основні правила ведення документообігу;
- можливі порушення при веденні документообігу.
Кожен керівник організації прагне до того, щоб вся робота з документами здійснювалася на максимально високому рівні. На жаль, це неможливо, якщо співробітники компанії, які здійснюють оформлення документів, не знають основ ведення документообігу. Тому давайте розберемо, що таке документообіг і як його організувати.
Вимоги до ведення документообігу
Для початку давайте розберемося в поняттях. Документообігом в організації можна назвати все стадії «життя» ділової папери: від її оформлення і до відправлення в архів. Також з самої назви процесу зрозуміло, що мається на увазі рух документа. Тобто документообіг включає в себе всі переміщення документа (не тільки всередині організації). Відповідно, ведення документообігу має полягати в створенні злагодженої роботи з документами на всіх етапах і у всіх підрозділах організації.
Вимоги до ведення документообігу регламентують всю роботу з документацією. До них можна віднести як вимоги щодо оформлення документів, так і вимоги до процесів ознайомлення, зберігання і знищення. Сукупність усіх вимог, що пред'являються в роботі з документами, представляє собою основи документообігу. Наприклад, єдині вимоги до оформлення документів у всіх підрозділах організації буде початковим етапом в побудові правильного документообігу. Адже саме на етапі оформлення простий папірець набуває юридичну силу і стає документом, щоб стати основою для рішень, наказів, резолюцій та інших змін в компанії. Тому так важливо не допускати на цьому етапі помилок, інакше вже з цього моменту можна вважати ведення документообігу неправильним.
Кваліфіковане ведення документообігу в організації передбачає документування всіх питань з дотриманням встановлених правил оформлення документів. Дане завдання помітно спрощується, якщо організація впроваджує систему електронного документообігу. При цьому в першу чергу необхідно подбати про дотримання вимог нормативних актів до ведення і зберігання документації.
Слід зазначити, що юридична сила будь-якого документа забезпечується наявністю всіх необхідних реквізитів. Необхідно пам'ятати, що різні документи складаються з різного набору реквізитів і при складанні одного документа, звичайно ж, не потрібно використовувати всі, описані в ГОСТ Р 6.30-2003.
Інструкція з діловодства. Оформляємо документи правильно
Наприклад, реквізит «Довідкові дані про організацію» вказується тільки в листах, при цьому на бланку листа не наводиться реквізит «Найменування виду документа». У процесі підготовки та оформлення документів склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений і іншими, якщо того вимагає призначення документа, його обробка і т. Д.
Однак документ може містити цілий ряд додаткових реквізитів, які для окремих видів документів можуть ставати обов'язковими в силу вимог закону або інших нормативних актів.
Правила ведення документообігу
Документообіг - складний технологічний процес, який характеризується різними параметрами, пов'язаними з процесами документування і з усією діяльністю організації. Організація документообігу включає всі операції по прийому, передачі, складання, узгодження, оформлення, засвідчення, зберігання і відправки документів.
Негласним правилом ведення документообігу в організації є зменшення витрат часу на звернення документа серед співробітників. Тобто з моменту створення і до моменту завершення завдання, по якій створений даний документ, повинно пройти якомога менше часу. Наприклад, якщо в компанії розроблена нова номенклатура справ, то її узгодження, затвердження та впровадження повинні здійснюватися максимально швидко. Ефективність документообігу в даному випадку можна оцінити за часом, який минув з моменту видання нової номенклатури справ і до її застосування у всіх підрозділах організації.
Експедиційна обробка надходить та відправляється кореспонденції
Крім того, при організації руху документів необхідно виконання наступних правил: 
- максимальне скорочення інстанцій проходження документів (шлях документа повинен бути максимально коротким - з пункту А в пункт Б без будь-яких зайвих інстанцій, які лише гальмують оборот);
- виключення зворотних рухів документів (має на увазі відсутність можливих помилок, через які документ не зможуть візувати, підписати, ввести в дію і т.д.);
- максимальне однаковість в порядку проходження і процесах обробки основних категорій документів, виходячи з того, що кожне переміщення документа має бути виправданим.
Дані правила ведення документообігу допоможуть створити в організації правильний рух (циркуляцію) документів без необґрунтованих затримок на чиєму-небудь столі.
Більш того, дотримання цих правил дозволяє значно поліпшити документаційне забезпечення апарату управління за рахунок:
- прямоточности напрямки потоків документів, виключення дублюючих і повторних операцій з підготовки та обробки документів;
- ритмічності руху документів, яка забезпечує їх рівномірне надходження і сприяє пропорційної завантаженні як фахівців апарату управління, так і служби діловодства.
Порушення при веденні документообігу
Порушення при веденні документообігу можуть виникнути як на етапі оформлення документів, так і при безпосередньому русі документа. Щоб виключити кількість можливих помилок, необхідно заздалегідь подбати про створення та затвердження інструкцій, які будуть регламентувати всі процеси, що здійснюються з документами. Найкраще, коли в організації є служба ДОУ, яка займається організацією і веденням документообігу, а також працює над виявленням та вилученням можливих помилок.
Інструкція з діловодства. нюанси оформлення
Правильна організація і ведення документообігу дозволяють створити в компанії циркуляцію документів, яка здійснюється в своєму ритмі і за налагодженою схемою. Як правило, чим більше організація, тим більше і кількість документів, а значить, зростають і вимоги до ведення документообігу. Уникнути більшості помилок можна шляхом впровадження систем електронного документообігу. Однак слід враховувати, що дана міра ефективна у великих організаціях. У маленьких компаніях ж електронний документообіг буде швидше гальмувати процес обігу документів. Тому слід спочатку задуматися про необхідність такого впровадження і про наслідки, які воно принесе.