- Види вхідних документів
- Робота з вхідними документами
- Реєстрація вхідних документів
- Журнал вхідних документів
- Виконання вхідних документів
Дізнайтеся, як відбувається обробка вхідних документів в 2016 році, які існують види вхідних документів, чому реєстрація вхідних документів вважається необхідною процедурою, в яких випадках журнал вхідних документів не може вважатися оптимальною формою реєстрації, а також які дані потрібно внести в реєстраційну форму, щоб спростити і уніфікувати облік вхідних документів в 2016 році.
З цієї статті ви дізнаєтеся:
- як відбувається робота з вхідними документами в 2016 році;
- які відомості вносяться в журнал вхідних документів;
- в чиї обов'язки входить обробка вхідних документів;
- які види вхідних документів в 2016 році найчастіше обробляють діловоди;
- ніж вхідні зовнішні документи відрізняються від внутрішніх.
Документообіг будь-якої організації можна розділити на три основних документопотока: внутрішній, вхідний і вихідний. Внутрішніми називають документи, які видаються організацією для своїх внутрішніх потреб і не виходять за її межі. Вихідними називають відправляються документи, а входять - прийняті. Обробка вхідних 
документів в 2016 році має свої особливості і складається з декількох етапів:
- прийому і сортування;
- попереднього розгляду і розподілу;
- реєстрації;
- розгляду документів уповноваженими посадовими особами;
- передачі на виконання.
Залежно від розміру установи і ступеня складності його структури приймати й обробляти вхідні документи в 2016 році можуть як окремі співробітники, так і цілі підрозділи. У великих організаціях документообіг часто здійснюється централізовано, зусиллями працівників спеціалізованого відділу, а в невеликих компаніях весь спектр завдань, пов'язаних з обробкою документів, зазвичай вирішує один секретар або діловод.
Види вхідних документів
Виходячи зі змісту, оформлення, авторства та способу доставки виділяють різні види вхідних документів. Так, форма, в якій надходить документ, може бути звичайною ( «паперової») або електронною, а доставити його можуть не тільки кур'єром або поштою, але і з використанням факсу, e-mail та інших засобів зв'язку. Немає сенсу перераховувати всі групи вхідних документів за змістом, але варто відзначити, що частіше за все діловода доводиться отримувати і обробляти:
Спільна обробка документів
- листи-запити, що містять скарги, вимоги, пропозиції (отже, вимагають здійснення певних дій і прийняття рішень);
- довідково-інформаційні листи, в тому числі рекламні;
- листи-відповіді на запити, ініціативні пропозиції і т. д .;
- циркулярні документи, що направляються вищими інстанціями на адресу підвідомчих (накази, розпорядження, постанови, укази, інструкції);
- бухгалтерські документи (звіти, рахунки-фактури і т. д.).
Крім того, якщо мова йде про великий установі з централізованим документообігом, через канцелярський відділ проходять входять внутрішні документи, що направляються іншими структурними підрозділами для подальшої передачі в сторонні організації. Після відповідної обробки такі документи перетворюються в вихідні і направляються адресату. З ними не слід плутати входять зовнішні документи, відправники яких знаходяться за межами організації.
Чи може на одному листі бути вихідний і вхідний номер одного структурного підрозділу, читайте в журналі «Довідник секретаря та офіс-менеджера»
Робота з вхідними документами
Робота з вхідними документами в 2016 році починається з прийому та первинної обробки. Необхідно відразу ж після отримання кореспонденції перевірити правильність її доставки, а при виявленні листів, призначених іншому адресату, як можна швидше переслати їх за правильною адресою. Усі конверти і пакети, окрім маркованих позначкою «Особисто», розкриваються, перевіряється стан вкладених документів і наявність додатків до них.
документування
Факт прийому рекомендованих листів підтверджується розпискою, на документах з позначкою «Терміново» вказується час отримання. Добре, якщо за прийом вхідних документів відповідає досвідчений співробітник, який досконально знає структуру компанії - від якості і швидкості попередньої обробки документації часто залежить оперативність вирішення важливих питань.
Реєстрація вхідних документів
Далеко не всі вхідні документи організації в 2016 році підлягають реєстрації. Як правило, не потребує реєстрації кореспонденція ознайомчого характеру - буклети та листівки, рекламні пропозиції, передплатні видання, запрошення на різні заходи, вітальні телеграми і листи. Зазвичай керівництвом організацій у вигляді окремого документа або додатка до посадової інструкції діловода (секретаря) затверджуються переліки документів, що не підлягають реєстрації.
Нюанси реєстрації електронних документів
А ось реєстрація вхідних документів, що вимагають обліку і підлягають виконанню, необхідна для полегшення контролю за їх виконанням і подальшої довідкової роботи. Як правило, облік вхідних документів здійснюється централізовано, незалежно від шляху їх отримання. Всі документи, доставлені кур'єром, поштовою службою або через електронні канали передачі інформації і підлягають реєстрації, отримують унікальні номери, датуються і позначаються відміткою про надходження (від руки або з використанням спеціального штемпеля).
Залежно від прийнятої в організації реєстраційної форми дані про кожний документ вносяться в окремий журнал або електронну реєстраційну форму. При реєстрації вказуються:
- дати отримання і створення документа;
- вхідний реєстраційний номер і номер, присвоєний відправником (якщо є);
- автор (кореспондент);
- заголовок і вид документа;
- резолюція;
- термін виконання та виконавець;
- хід виконання та номер справи, в яке документ поміщається після виконання.
Спочатку вказують тільки первинні дані, а в міру просування роботи з документом реєстраційна форма доповнюється відомостями про терміни і результат виконання.
Дізнайтеся, як організувати ефективний контроль виконання документів
Журнал вхідних документів
Журнал вхідних документів в 2016 році рекомендується вести при скромних масштабах документообігу (до декількох сотень вхідних документів в рік, щоб у разі потреби можна було легко переглянути всі дані за обрану дату). При великому документообіг використання заповнюється від руки журналу ускладнює подальший пошук і контроль вхідних документів, тому рекомендується застосовувати його електронну версію або електронні реєстраційні картки в СЕД (системі електронного документообігу). Якщо організація не має достатню кількість коштів для впровадження СЕД, можна скористатися можливостями програми MS Excel, реєструючи кореспонденцію в табличці.
Єдиної законодавчо затвердженої форми бланка журналу вхідних документів не існує, тому кожна організація має повне право вільно вирішувати в цьому питанні. При розробці форми журналу рекомендується передбачити окремі розділи для різних типів документів (наказів, ділових листів, протоколів, договорів і т. Д.), А також спеціальні графи для відомостей про кількість аркушів в отриманих документах і додатках до них.
важливо: правила реєстрації документів в діловодстві
Виконання вхідних документів
Оформлення вхідних документів в 2016 році не закінчується реєстрацією: очікують резолюції паперу необхідно передати на розгляд керівництва. Після того, як уповноважена посадова особа проставить на документі свою резолюцію, її зміст переносять в реєстраційну форму, а сам документ передають на виконання. У більшості випадків виконання вхідних документів повинно здійснюватися в заздалегідь визначені терміни, тому чим раніше вони надходять до безпосередньому виконавцю - тим краще.
Існує практика негайної передачі виконавцям документів, що вимагають виконання в найкоротші терміни. В цьому випадку пропускається етап отримання резолюції від керівника (вищестояща посадова особа просто повідомляється про факт передачі). Якщо документ розрахований на виконання кількома співробітниками організації, керівник призначає відповідального виконавця, за погодженням з яким документ буде переданий по черзі або одночасно, у вигляді ксерокопій, всім іншим виконавцям.