Вичавлюємо максимум з обліку комп'ютерної техніки. Частина 1

1. Крок 1. Визначити межі облікової системи
2. Крок 2. Розробити довідник категорій обладнання
3. Крок 3. Розробити модель життєвого циклу обладнання
4. Крок 4. Визначити спосіб ідентифікації обладнання
5. Крок 5. Розробити атрибутного модель

Грамотно налаштований облік комп'ютерної техніки захистить вас від факапов в інфраструктурі і збереже десятки годин роботи та дозвілля. Про те, як домогтися такого результату, читайте в цій статті.

Відразу хочу попередити, що все викладене нижче це не вичитаний в книгах best practice, а витримка мого, часом не завжди вдалого досвіду. Тому з вдячністю прийму конструктивну критику.

Тож почнемо. Навіщо ІТ-службі потрібно вести свій облік комп'ютерного обладнання? Адже вся комп'ютерна техніка враховується на рахунках організації і дані про обладнання вже є в бухгалтерській системі. Навіщо тоді відволікати технічних фахівців від розробки софта / адміністрування систем / ремонту обладнання і вантажити їх «бухгалтерської» роботою?
Справа в тому, що зібрані в бухгалтерській системі дані не врятують вас від проблем, наприклад, при вірусній атаці.

«Заразити комп'ютер в корпоративній мережі, підняти привілеї, отримати доступ до домену адміністратора і однією кнопкою зупинити діяльність компанії будь-якого розміру» - так описав специфіку роботи вірусу WannaCry його автор.

Щоб зупинити цього пройду як мінімум потрібно знати розташування заражених комп'ютерів. У бухгалтерській системі буде вказана комора, в якій значиться комп'ютер, і користувач (але це не точно). Фактичне місце розташування комп'ютера і його IP-адресу ви не впізнаєте.

Чим більше часу буде витрачено на з'ясування, в якому закутку стоїть заражена машина, тим нижче шанси зупинити поширення вірусу і деградацію інфраструктури. Як ви розумієте, фінансові та репутаційні втрати від зупинки бізнес-процесів будуть на порядок вище витрат на ведення обліку ІТ-обладнання. Втім, wannacry це ще квіточки. Є загроза і серйозніше ...

Пам'ятаєте стару жарт, що зима в Росії завжди приходить несподівано, тому комунальні служби не встигають до неї підготуватися? Аналогічна біда з підготовкою бюджету на наступний рік - ніби все знають про терміни, але чомусь заявки на заміну техніки подають в самий останній момент. І крайнім зазвичай залишається ІТ-фахівець, який відповідає за розподіл обладнання - не передбачив, не вжив належних заходів, не виявив наполегливості і т.д. і т.п. Якщо вірусна атака може обійти вас стороною, то наїзди через невчасно виділеної техніки точно прилетять вам в голову.

Але вихід є: припиніть збирати заявки на заміну техніки. Почніть вести облік параметрів, за якими техніка повинна потрапляти в програму модернізації (наприклад, обсяг HDD, діагональ монітора, швидкість друку принтера і т.д.). В цьому випадку ви зможете формувати переліки техніки на заміну автоматично зі своєї облікової системи. Немає заявок - немає проблем.

Чим ще допоможе налагоджена система обліку ІТ-обладнання? Тим, що на будь-який, навіть самий каверзне питання керівництва ви зможете дати відповідь вже через 5-15 хвилин, а не в «завтра з самого ранку». Наприклад, фінансовий директор запитує: «скільки принтерів у нас в коморі, скільки в ремонті, скільки у користувачів, скільки було утилізовано в цьому році, в яких відділах принтера простоюють?». Якщо у вас враховуються стадії життєвого циклу ІТ-обладнання, то на все (!) Ці питання ви дасте відповідь на протязі 15 хвилин. В іншому випадку доведеться збирати дані з різних джерел на протязі 2-3 годин (якщо не більше).

Вважаю, з питанням «навіщо потрібен свій облік ІТ-обладнання» розібралися. Це менше зло у порівнянні з ситуацією, коли у вас тільки розрізнені дані бухгалтерського обліку і сирі звіти SCCM.

Давайте тепер спроектируем таку систему обліку ІТ-обладнання, яка допоможе вирішити зазначені вище проблеми. Нам буде потрібно:

1. визначити межі облікової системи;
2. розробити довідник категорій обладнання;
3. розробити модель життєвого циклу;
4. визначитися з правилами ідентифікації обладнання;
5. розробити атрибутного модель.

Крок 1. Визначити межі облікової системи

Не варто розпорошувати зусилля і намагатися налагодити облік відразу і скрізь. Вивчіть дані по інцидентах / проблемам і знайдіть «пляшкове горлечко», тобто групи обладнання, які доставляють вам найбільше клопоту. Почніть налагоджувати облік саме в цих групах.

З мого досвіду найчастіше в «застряють в темно-зеленому шийці» комп'ютери і оргтехніка. Найрідше комплектуючі та витратні матеріали (як правило по ним вистачає даних складського обліку).

Крок 2. Розробити довідник категорій обладнання

Щоб було зручніше формувати звіти, кожну групу техніки потрібно розділити за категоріями. Наприклад, ви вирішили налагодити облік призначеного для користувача устаткування. Беремо групу «комп'ютери». З яких категорій вона складатиметься? Персональний комп'ютер, ноутбук, планшет і т.д. Потім беремо наступну групу - «пристрої відображення» і ділимо на категорії її. В результаті у вас вийде приблизно ось такий довідник категорій:

Група Категорія Комп'ютери Персональний комп'ютер, ноутбук, планшет Пристрої відображення Монітор, телевізор Оргтехніка Принтер, копір, сканер

Завдяки цьому розподілу ви зможете швидко робити вибірки з бази даних і отримувати звіти як по групі «комп'ютери», так і по кожній з категорій цієї групи.

Крок 3. Розробити модель життєвого циклу обладнання

Щоб оперативно отримувати інформацію про те, в якому статусі знаходиться обладнання потрібно розробити т.зв. «Модель життєвого циклу обладнання».

Раджу почати з простої моделі і деталізувати її в міру необхідності:

Подія Статус Що відстежує статус? Нове обладнання надійшло на склад, невикористовуване устаткування повернулося на склад Зберігання на складі Відстежує фактичний складський запас Обладнання передано ІТ-фахівцям для налаштування, ремонту, апгрейду Налаштування / Ремонт Відслідковуємо навантаження на персонал ІТ-служби Устаткування передано користувачеві Експлуатація Відслідковуємо фактична кількість техніки в роботі Користувач звільнився, але обладнання залишилося на робочому місці (чекають нового співробітника) Зберігання в підрозділі Відслідковуємо приховані резерви устаткування з ято з робочого місця, як непридатний до експлуатації Підготовка до утилізації Відслідковуємо мотлох, який потрібно утилізувати Передали обладнання на утилізацію підряднику Утилізація Відслідковуємо виконання договору на утилізацію

З мого досвіду найшвидший спосіб підвищити ефективність системи обліку ІТ-обладнання, це почати відстежувати статуси життєвого циклу. Не нехтуйте цим кроком!

Крок 4. Визначити спосіб ідентифікації обладнання

Оскільки вам доведеться займатися пошуком і інвентаризацією обладнання, потрібно заздалегідь визначити, як ви будете ідентифікувати знайдену техніку. Мені відомо п'ять способів ідентифікації:

Спосіб ідентифікації Переваги Недоліки Бирка з номером. На обладнання приклеюється паперова бирка з обліковим номером або обліковий номер наноситься маркером. Низькі витрати на витратні матеріали та обладнання для маркування Досить високі трудовитрати на актуалізацію даних і облік переміщень обладнання. Низька зносостійкість паперових бирок. Серійні номери виробника. Використовуються нанесена при виготовленні обладнання етикетка з SN і штрихкодом. Немає витрат на обладнання та витратні матеріали для маркування Не підходить для ідентифікації «самозбірних» ПК. Високі трудовитрати на актуалізацію даних і облік переміщень, тому що серійні номери знаходяться у важкодоступних місцях. Етикетка зі штрих-кодом. На обладнання наноситься зносостійка етикетка з обліковим номером та штрих-кодом. Низькі витрати на обладнання для маркування і витратні матеріали. Скорочення трудовитрат на актуалізацію даних і облік переміщення обладнання. Явних недоліків не виявив. RFID-мітка. На обладнання наноситься радіопозначка. Значне скорочення трудовитрат на інвентаризацію та облік переміщення великої кількості обладнання. Висока вартість обладнання та витратних матеріалів. Неможливість ідентифікувати обладнання без використання RFID-сканера. Штрих-код + RFID. На обладнання наноситься радіопозначка з надрукованим на ній штрих-кодом і обліковий номер Значне скорочення трудовитрат на інвентаризацію та облік переміщення великої кількості обладнання. Висока вартість обладнання та витратних матеріалів.

Оптимальним способом я вважаю маркування техніки етикетками зі штрихкодом. До речі, Yurich ще в 2013 році написав покрокову інструкцію з виготовлення етикеток . Вкрай рекомендую його статтю до прочитання.

Крок 5. Розробити атрибутного модель

Ось тепер давайте приступимо до найважливішого - до розробки атрибутного моделі. Мій список рекомендованих до обліку атрибутів, із зазначенням для чого вони потрібні, наведено нижче. Використовуйте його як відправну точку при розробці своєї атрибутного моделі.

• Загальноприйнята найменування виробника та моделі обладнання. Зверніть увагу, що в накладних найменування виробника і моделі можуть бути перекручені. Намагайтеся записувати саме загальноприйняті найменування, щоб технічну інформацію про модель було простіше знайти на сайті виробника.
• Номенклатурний номер, під яким модель обладнання заведена в довіднику матеріалів бухгалтерської системи. Його варто враховувати для швидкого пошуку однотипного обладнання.
• Інвентарний номер, присвоєний обладнанню при постановці на бухгалтерський облік. Його варто враховувати для пошуку обладнання в бухгалтерській базі. Зверніть увагу, що за правилами бухгалтерського обліку інвентарний номер може бути однаковим у кількох пристроїв (наприклад, у ПК, монітора і принтера в складі лабораторної установки). Крім цього, інвентарний номер обов'язково присвоюють тільки основних засобів, тобто обладнанню вартістю вище 40 000 рублів (докладніше в ПБО 5/01, ПБУ 6/01). Тому у переважної кількості комп'ютерної техніки у вашій організації інвентарного номер може і не бути. Натомість його може використовуватися складно-складовою номер, наприклад <номер комори> / <кількість цієї номенклатури на обліку в коморі>.
• Обліковий номер, присвоєний ІТ-підрозділом при прийнятті обладнання на обслуговування. У багатьох організаціях ІТ-службі зручніше привласнювати обладнанню свій ID, ніж використовувати інвентарні номери.
• Серійний номер, присвоєний виробником обладнання. Варто враховувати на випадок гарантійного ремонту і як запасний ідентифікатор при неможливості визначити інвентарний / номенклатурний / обліковий номера обладнання.
• Поштова адреса будівлі, назва або номер будови (якщо за однією адресою знаходиться декілька будівель), номер кабінету (або назва ділянки і будівельні осі будівлі, якщо це виробниче приміщення). Такий набір реквізитів допоможе знайти техніку, в якому б закутку вона не перебувала.
• Підрозділ, в якому працює користувач, ПІБ і телефон користувача. Контакти користувача потрібні щоб отримати фізичний доступ до обладнання. Підрозділ, вам стане в нагоді для угруповань в звітах і для виходу на керівника, якщо користувач виявиться недоступний. Також корисно знати табельний номер і ... дату звільнення користувача. За табельної номером зручно будувати зведені звіти, якщо потрібно подивитися, які ще ТМЦ числяться за співробітником. Дата звільнення допоможе виявити безхазяйне обладнання.
  У моїй практиці був кумедний випадок. На невеликому заводі начальник одного з підрозділів кілька тижнів домагався виділення йому більш продуктивного комп'ютера. Бюджету на техніку не було, тому вирішили пошукати простоюють техніку в підрозділах. Два дні пошуків і більш потужний комп'ютер знайшли ... в кабінеті цього начальника, за сусіднім столом. Комп'ютер залишився після звільнення співробітника. Про те, що це більш продуктивна машина прохач не знав. А ІТ-службу не попередили про звільнення користувача цього комп'ютера.
• Технічні атрибути, за якими ви зможете прийняти рішення про модернізацію обладнання. Наприклад, такі:

Група Технічні характеристики Комп'ютери Hostname, IP-адреса, тип і частота CPU, тип, кількість і обсяг HDD, тип і обсяг RAM Пристрої відображення Діагональ, дозвіл, відеовиходи Оргтехніка Кольоровість, можливість сканування, швидкість друку, формат, наявність USB, RJ-45 , WiFi

На перший погляд атрибутів занадто багато і у персоналу піде багато часу на підтримку системи обліку в актуальному стані. Давайте перевіримо, чи так це.

Залежно від інтерфейсу облікової системи на первинну реєстрацію кожного пристрою буде потрібно 5-10 хвилин, на актуалізацію даних 1-2 хвилини. Припустимо у вас в організації 350 користувачів, пристроїв для обліку 1 000 штук. У рік замінюється 20% парку техніки (з розрахунку терміну служби 5 років), 10% парку проходить ремонт і модернізацію. Значить щороку вам потрібно буде:

• внести в систему 200 нових записів (200x10 = 2000 хвилин);
• два рази оновити статуси у 200 нових пристроїв (200x2x2 = 800 хвилин);
• два рази оновити статус у 200 виведених з експлуатації пристроїв (200x2x2 = 800 хвилин);
• два рази оновити статуси у 100 потрапили в ремонт пристроїв (100x2x2 = 400 хвилин).

Разом ви витратите 4 000 хвилин на рік. Накинемо ще 10% на непередбачені переміщення. Отримаємо 4 400 хвилин на рік або 17 хвилин в день. Вважаю, це цілком прийнятні трудовитрати для підтримування в актуальному вигляді системи обліку на 1 000 одиниць техніки.

До того ж їх можна скоротити до 10-12 хвилин: технічні атрибути забирати з SCCM, дані про користувача з кадрової системи. Але це питання архітектури, їх я планую розкрити в другій частині статті. Також у другій частині я покажу, як оперативно організувати впровадження спроектованої системи обліку. Поки ж давайте зробимо паузу.

Прошу дати в коментарях зворотний зв'язок. Це допоможе мені докладніше розкрити ваші запитання при підготовці продовження статті.