Відносини асистента і керівника

1. ХТО КИМ КЕРУЄ?
2. 7 ПИТАНЬ ДЛЯ РОЗУМІННЯ КЕРІВНИКА
3. 7 ПИТАНЬ ДЛЯ РОЗУМІННЯ СЕБЕ
4. ЯК ВИПРАВДАТИ ОЧІКУВАННЯ КЕРІВНИКА
5. ДОВІРА У ВІДНОСИНАХ
6. Як завоювати довіру
7. Як підтвердити компетентність (професіоналізм)
8. ПЕРЕВІРЯЄМО ЕФЕКТИВНІСТЬ ВІДНОСИН: 7 ГОЛОВНИХ ПИТАНЬ

Відносини асистента і керівника не завжди ідеальні. Важливо зрозуміти, що саме заважає плідній співпраці. Автори концепції Managing up виділили ключові питання, які допоможуть краще пізнати себе, свого керівника та налагодити ефективну взаємодію.

У червні 2011 року я влаштувалася на роботу travel-координатором до керівника-іноземця, що створює свій бізнес в Москві. Через пару місяців роботи він вирішив, що я здатна стати повноцінним асистентом. Керівник постійно привозив з відряджень книги для мого навчання. Ми часто обговорювали, як поліпшити нашу спільну роботу, аналізували мої успіхи і промахи, придумували ефективні способи вирішення поточних завдань.

ХТО КИМ КЕРУЄ?

Про концепцію я дізналася з невеликої брошури видавництва Harvard Business Press, яку привіз мені керівник з чергового відрядження в Лондон.

Концепція управління керівником мало відома в Росії. Для багатьох її назва звучить провокаційно. Як підлеглий може керувати начальником? Управління керівником багато хто сприймає як форму маніпуляції. У Росії вважають, що керувати - обов'язок керівника, і тільки від нього залежить успіх спільної діяльності.

У 1980 році Джон Габарро [1] і Джон Коттер [2] представили нову концепцію відносин між керівником і підлеглим, прийшовши до висновку, що ця взаємодія будується на взаємній залежності. Основою концепції стала ідея, що керівникові не обійтися без підтримки надійних і чесних підлеглих, але і підлеглим потрібна допомога начальника, щоб налагодити контакти з колегами, визначити пріоритети і отримати доступ до найважливіших ресурсів.

Концепція надає величезного значення особистісним відносинам між керівником і асистентом. Асистент - довірена особа керівника, втягнуте в усі аспекти його діяльності. Якщо в особистісних стосунках не все гладко, це завдає шкоди роботі.

Асистент повинен проявити ініціативу, щоб налагодити вигідне співробітництво з керівником. Особистий помічник свідомо вибудовує відносини зі своїм начальником з метою найкращого результату для себе, керівника і організації.

Концепція Managing up включає два базових навичок:

• управління відносинами з керівником (важливо зрозуміти керівника, зрозуміти себе і проаналізувати сумісність в роботі);

• управління очікуваннями керівника щодо результатів роботи c помічником.

7 ПИТАНЬ ДЛЯ РОЗУМІННЯ КЕРІВНИКА

Щоб правильно вибудувати відносини, вивчіть керівника. Спробуйте зрозуміти його і оцінити умови, в яких він працює, а заодно - і своє становище. Проаналізувати особливості начальника допоможуть наступні питання [3] :

1. Який стиль спілкування віддає перевагу ваш керівник? У нього переважає зорове або слухове сприйняття інформації (він читач або слухач)?

В рамках своїх обов'язків асистент повинен надавати начальнику необхідні відомості. Їх важливо піднести в найбільш зручною для керівника формі, щоб швидко отримати зворотній зв'язок.

Є два основних способи сприйняття інформації - візуальний і аудіальний. Залежно від провідного способу сприйняття серед людей виділяють візуалів і аудиалов.

В основному люди в сприйнятті зовнішнього світу покладаються на очі - близько 80% інформації ми отримуємо за допомогою зору. Тому не дивно, що найпоширеніший тип сприйняття - візуальний.

Візуал легко знайомиться з людьми, включається в будь-яку розмову, миттєво вловлює тему бесіди, але і забуває все досить швидко. Тому якщо хочете, щоб візуал щось запам'ятав, - не заважайте йому під час бесіди. Найтупіший олівець завжди краще найгострішою пам'яті - а у візуалів вона погано працює без образного, записаного на папері підкріплення. Справжнього візуала легко впізнати по одягу: вона завжди акуратна, добре відпрасована. У візуала розвинене почуття прекрасного, він завжди одягається стильно і зі смаком.

Аудіальний тип сприйняття зустрічається рідко. Тільки близько 5-7% людей в світі сприймають інформацію на слух.

Аудиал під час розмови завжди уважно слухає співрозмовника. Він легко запам'ятовує голосу людей, мелодії, продиктовані номера телефонів. Щоб засвоїти інформацію, аудіалу досить обговорити її з ким-небудь або вимовити вголос. Йому марно читати книги і конспекти, креслити графіки і схеми, дивитися картинки, щоб вивчити матеріал. У людей цього типу часто виникають проблеми із запам'ятовуванням осіб, маршрутів.

Керівник-візуал вважає за краще спочатку отримати інформацію в письмовій чи друкованій формі і, тільки вивчивши її, буде готовий до обговорення питання.

Керівник-аудіал, навпаки, спочатку вислухає вас, потім може попросити звіт у письмовій формі.

2. Ваш керівник звертає увагу на деталі і вважає за краще конкретні факти і цифри або концентрується на загальних питаннях і вважає за краще короткі огляди?

Важливо визначити обсяг даних, який керівник хоче від вас отримувати. Кількість необхідної інформації залежить від теми, ступеня довіри, частоти взаємодії та інших факторів. У більшості випадків керівник чекає від асистента коротких звітів про те, виконано або не виконана завдання, результатів роботи без подробиць про хід її виконання, а від менеджера може зажадати детального опису.

3. Ваш керівник вважає за краще делегувати завдання і по мінімуму вникати в процес роботи або брати активну участь в ваших проектах кожен день?

Відповідь на це питання є важливим, щоб визначити графік і час спілкування з керівником. Графік дозволить і вам, і вашому керівнику вибудувати щоденну роботу. Сплануйте короткі щоденні сесії, щоб підписати документи і обговорити поточні питання. Проводьте їх в один і той же час і дотримуйтеся цього графіка. Обговоріть заздалегідь, як ви будете спілкуватися під час відряджень керівника, наприклад його влаштує короткий дзвінок в кінці дня зі звітом про ситуацію в офісі або начальнику потрібно постійне спілкування в месенджерах [4] з поточних питань.

4. Які сильні і слабкі сторони вашого керівника?

Багато керівників шукають асистента, який компенсує їх мінуси своїми позитивними якостями. Класичний приклад - керівник, який не вміє організовувати свій час і чекає цього від асистента. Завдання його помічника - простежити, щоб керівник дійсно слідував графіком, встигав виконати всі заплановані справи і відвідати всі зустрічі.

5. Які больові точки і важелі впливу на вашого керівника можна використовувати, щоб отримати від нього швидку реакцію?

Фактори, які впливають на рішення керівника, можна виявити в процесі роботи. Зверніть увагу на те, як ваш начальник реагує на різні пропозиції, які параметри цікавлять його в першу чергу. Якщо для вашого керівника найважливіша характеристика - вартість послуги, запропонуйте йому кілька варіантів товарів або послуг з широким ціновим діапазоном для порівняння. Зверніть увагу керівника на пропозиції зі знижками. Підкресліть, що знижена ціна доступна обмежений час. Тоді керівник буде зацікавлений в тому, щоб прийняти остаточне рішення в найкоротші терміни.

6. Які у вашого керівника погляди на життя? Він оптиміст чи песиміст, командний гравець або одинак? Якими лідерськими якостями він володіє?

Стиль управління та лідерські якості начальника визначаються його особистісними характеристиками [5] . Для керівника мають першорядне значення:

• моральні якості (працелюбність, принциповість, чесність, обов'язковість, самокритичність);

• вольові якості (енергійність, працездатність, витриманість, наполегливість);

• ділові якості і організаторські здібності (ініціативність, цілеспрямованість, самостійність, самоорганізованість, дисциплінованість, старанність, грамотна робота з кадрами, творчий підхід до дорученої справи, новаторство);

• професійні знання (профільна підготовка, здатність до реалізації резервів, вміння працювати з документацією);

• комунікативні якості (вміння встановлювати контакти з вищестоящими і суміжними керівниками, підлеглими, прислухатися до чужої думки).

Розібравшись, які якості найбільш розвинені у вашого керівника, ви будете краще його розуміти.

7. Які основні бізнес-цілі і орієнтири вашого керівника? У спробі з'ясувати стратегічні бізнес-цілі керівника краще не гадати, а запитати у нього безпосередньо. Дізнайтеся, які завдання він ставить перед собою в компанії - можливо, він прагне до підвищення найближчим часом, хоче потрапити до ради директорів або, навпаки, отримати незалежність. Яка стратегія розвитку відділу або компанії, якою він керує? Знаючи, до чого прагне ваш керівник, ви побачите сенс його дій і зможете допомогти йому досягти мети.

Крім керівника, корисно вивчити і інших ключових співробітників компанії, використовуючи той же список питань. Це допоможе вибудувати з ними відносини і ефективно виконувати спільну роботу.

7 ПИТАНЬ ДЛЯ РОЗУМІННЯ СЕБЕ

У будь-яких відносинах існує дві сторони. Одна з них - ваш керівник, а друга - ви. Тому важливо зрозуміти і проаналізувати себе. Вам належить чесно відповісти на питання [6] , Аналогічні питань про вашій голові:

1. Який стиль спілкування ви віддаєте перевагу? У вас переважає зорове або слухове сприйняття інформації (ви читач або слухач)?

2. Ви звертаєте увагу на деталі і вважаєте за краще конкретні факти і цифри або концентріруетесь на загальних питаннях і вам подобаються короткі огляди?

3. Ви працюєте більш ефективно, якщо ваш керівник делегує вам завдання і по мінімуму вникає в процес роботи або якщо він щодня активно бере участь в проектах?

4. Які ваші сильні та слабкі сторони?

5. Які больові точки і важелі впливу на вас можна використовувати, щоб отримати швидку реакцію?

6. Які у вас погляди на життя? Ви оптиміст чи песиміст, командний гравець або одинак? Якими лідерськими якостями ви володієте?

7. Як зіставити ваші цілі з цілями вашого керівника, щоб ви обидва залишилися задоволені роботою і вона була ефективною?

Досліджуючи свої сильні і слабкі сторони, будьте гранично відверті. Проаналізуйте, які робочі завдання даються вам легко, ніж вам подобається займатися, а які справи ви постійно відкладаєте і беретеся за них нехотя і, головне, чому, чи є проблеми з якістю виконання роботи.

Пам'ятайте, що у вас є повний контроль над своїми діями і реакціями, але дуже обмежений контроль над вашим керівником. Тому, використовуючи ваші знання про начальника і розуміння власних цілей і принципів роботи, ви можете скорегувати ваш підхід і підлаштуватися під стиль керівника.

Звичайно, мова йде не про те, щоб міняти свій характер, а про те, щоб зрозуміти, що заважає або, навпаки, допомагає вам працювати з керівником. Тоді ви зможете зробити ваші відносини більш плідними. Провести курс самопізнання і змінити свою поведінку важко, але можливо.

Коли ви складете чітке уявлення про себе і свого керівника, вам вдасться налагодити співпрацю, засновану на певних взаємних очікуваннях і дозволяє працювати найбільш ефективно.

ЯК ВИПРАВДАТИ ОЧІКУВАННЯ КЕРІВНИКА

Будь-яка оцінка вашої роботи відносна, і єдине, що має значення, - порівняння її результатів з очікуваннями керівника. Багато асистенти помилково вважають, що знають про всі очікуваннях свого начальника. Але керівники, які вміють чітко викладати свої вимоги, - велика рідкість. Тому асистент сам повинен з'ясувати, чого хоче керівник.

• Складіть список завдань і визначте пріоритети. З'ясуйте, які завдання носять стратегічний характер, робота якого підрозділу компанії для вашого керівника найбільш важлива. Уточніть терміни виконання завдань, щоб зрозуміти, які з них потрібно вирішити в першу чергу.

Якщо вашому керівнику складно розставити пріоритети і він не звик це робити, візьміть ініціативу в свої руки. Складіть список всіх відомих вам квартальних завдань, проаналізуйте плани робіт підрозділів компанії і спробуйте виділити найважливіші завдання самостійно.

Вибудувати черговість виконання робіт можна за допомогою наступних принципів:

• Принцип Парето (80:20) - 20% зусиль дають 80% результату, а інші 80% зусиль - лише 20% результату. Мінімум найважливіших дій дозволять отримати значну частину від запланованого результату, а подальші поліпшення можуть бути неефективними і невиправданими.
• Принцип Ейзенхауера - всі справи можна розділити на чотири категорії: термінові / важливі, термінові / Не важливо, не термінові / важливі і не термінові / не важливо. Для наочності їх можна вписати в матрицю.

Можна перетворювати стандартний вид матриці в кілька списків або скласти загальний план, де різні по терміновості справи позначити кольором:

• термінові і важливі завдання (квадрат I) - червоним;

• важливі, але не термінові завдання (квадрат II) - зеленим;

• Не важливі, але термінові завдання (квадрат III) - синім;

• Не важливі і не термінові завдання (квадрат IV) - чорним.

При цьому терміновість і важливість конкретного справи слід оцінити не в розумі, а саме на папері. Так завдання набувають форму, а їх виконання стає більш реальним.

Використовуйте найбільш зручний для вас принцип пріоритетності. Призначивши зустріч з керівником, надайте йому список завдань, який він зможе коригувати. Пріоритетність завдань краще переглядати кожен квартал.

Начальник оцінить ваші ініціативи. Розширюйте кругозір і пам'ятайте, що маяками у вашій роботі повинні бути стратегічні цілі керівника і компанії.

• Обговорюйте роботу з керівником, забезпечте йому своєчасну зворотний зв'язок. Природно, звернення до керівника потрібно правильно дозувати і не відволікати його через дрібниці.

В процесі роботи над значущими для вашого начальника завданнями дотримуйтесь три правила зворотного зв'язку:

1. Діліться з керівником інформацією, яка формує у нього потрібні вам очікування.

2. Уточнюйте питання, які викликають сумніви, і не додумувати самостійно.

3. Інформуйте керівника про хід виконання завдань.

Неприпустимо, якщо вам поставили завдання і ви протягом декількох тижнів жодного разу не повідомили керівнику про хід її виконання.

• Корегуйте завдання по мірі виконання. Пропонуйте альтернативні варіанти їх вирішення. Корекція очікувань керівника проходить більш ефективно під час виконання роботи. Щоб впливати на його очікування, вам знадобляться навички ведення переговорів і вміння відстоювати свою думку.

Буває складно суперечити своєму керівнику, адже він може сприйняти це негативно - зайняти захисну позицію, і стане тільки гірше.

Але багато керівників готові вислухати пропозиції свого помічника, подивитися на речі з іншого боку і погодитися на альтернативний варіант вирішення завдання, якщо це дійсно принесе користь компанії.

Пропонуйте максимальну кількість варіантів подальших дій на додаток до того, що ви відстоюєте. І обов'язково дайте зрозуміти керівникові, що ви поділяєте його сумніви з приводу необхідності змін, але можете обґрунтувати, наскільки вони важливі.

Щира підтримка у відносинах з керівником важлива не менше, ніж професійні знання і навички.

ДОВІРА У ВІДНОСИНАХ

Згідно з концепцією Managing up головне якість, якого ви повинні домогтися в стосунках з начальником, - довіру.

Ніщо так не зв'язує руки керівнику, як асистент, на якого можна покластися. Начальник не зможе довірити відповідальну справу співробітнику, яка не чесний з ним в дрібницях, і буде змушений контролювати кожен крок свого підлеглого.

Від вашої чесності і компетентності залежить ступінь надійності, яку ви зможете запропонувати своєму керівнику. Її можна представити у вигляді формули:

Як завоювати довіру

1. Будьте чесні і об'єктивні. Коли керівник побачить вашу щирість і зацікавленість, він стане вам більше довіряти.

2. Виконуйте роботу сумлінно. Це стосується всіх обіцянок і зобов'язань, даних керівнику.

3. Ставте інтереси свого керівника вище особистих інтересів. Відстоюйте інтереси свого керівника всередині компанії і уявляйте його в кращому світлі перед колегами та підлеглими.

Як підтвердити компетентність (професіоналізм)

1. Розширюйте знання, які стосуються ваших завдань. Шукайте інформацію за потрібною темою, обговорюйте її з експертами, вивчайте ресурси, які можуть вам знадобитися. Це допоможе зрозуміти сильні і слабкі сторони вашої пропозиції.

2. Користуйтеся достовірними і надійними джерелами. Працюйте з постачальниками з хорошою репутацією. Звертайтеся за порадами до професіоналів своєї справи або користувачам послуг і систем, які вас цікавлять.

3. Доводьте спроможність своїх пропозицій на практиці. При необхідності запустіть невеликий пілотний проект, щоб показати перевагу вашого підходу.

ПЕРЕВІРЯЄМО ЕФЕКТИВНІСТЬ ВІДНОСИН: 7 ГОЛОВНИХ ПИТАНЬ

Щоб перевірити ефективність відносин з керівником, потрібно відповісти на питання [7] :

1. Чи знаєте ви, якого результату і якості роботи очікує ваш керівник? Його очікування справедливі і реалістичні?

2. Чи знає ваш керівник, чого ви очікуєте від спільної роботи і які ресурси можуть знадобитися для досягнення поставлених цілей?

3. Наскільки добре ваш керівник знає, чим ви займалися в останні кілька місяців? Якщо він знає недостатньо, як це виправити?

4. Чи добре ви прийдіть в думках з щоденним питань? Чи часто у вас бувають розбіжності? Чи існують конфлікти або проблеми між вами, які слід обговорити?

5. Ваші стосунки побудовані на довірі? Чи виконуєте ви свої зобов'язання? Чи підтримуєте ви думку свого керівника при спілкуванні з іншими співробітниками?

6. Як часто ви проявляєте ініціативу і пропонуєте різні варіанти вирішення тих чи інших завдань, виконання різних проектів, досягнення значущих цілей?

Чи берете ви на себе відповідальність за управління відносинами з керівником?

7. Що можна змінити у вашій роботі з керівником, щоб вона стала більш ефективною?

При постійній роботі над собою і над відносинами з керівником відповідайте на ці питання кожні кілька місяців, щоб відзначати сильні і слабкі сторони і відстежувати якісні зміни.

Правильні відносини між керівником і асистентом побудовані на взаєморозумінні, довірі і взаємній повазі.

Принципи концепції Managing up допоможуть вам проаналізувати поточний статус відносин з керівником, а також зрозуміти, які кроки необхідно зробити, щоб стати ідеальним помічником.

[1] Професор, викладач теорії управління персоналом у Гарвардській школі бізнесу.

[2] Професор, викладач теорії лідерства в Гарвардській школі бізнесу.

[3] Скачайте таблицю з питаннями, використовуючи «Сервіс форм».

[4] Програми для миттєвого обміну повідомленнями.

[5] Див .: Бойделл Т. Як покращити управління організацією: Посібник для керівника. - М .: АТ «ИНФРА-М» - АТЗТ «Прем'єр», 1995. - 204 с.

[6] Скачайте таблицю з питаннями, використовуючи «Сервіс форм».

[7] Скачайте таблицю з питаннями, використовуючи «Сервіс форм».

Е.А. Новикова