Вимоги контролюючих органів до ведення кадрового обліку ІП

Індивідуальний підприємець, що привертає найманих працівників, зобов'язаний дотримуватися трудового законодавства і інші нормативні правові акти, що містять норми трудового права. Кадровий облік зобов'язані вести всі роботодавці, незалежно від організаційно-правової форми та кількості працівників. Чи не приділяючи належної уваги повноті і правильності ведення кадрового обліку і нехтуючи дотриманням вимог трудового законодавства, роботодавець несе певні ризики: невдоволення співробітників, трудові спори в суді, перевірки контрольних органів, відповідальність за порушення трудового законодавства та ін.

Заходи з контролю за дотриманням вимог трудового законодавства та інших нормативних правових актів можуть здійснюватися різними державними органами виконавчої влади, фондами, службами у відповідності до наданих їм повноважень:

• Державною інспекцією праці,
• прокуратурою,
• Пенсійним фондом,
• Фондом соціального страхування,
• Управління з питань міграції МВС Росії,
• Протипожежної службою.

Державна інспекція праці наділена значними повноваженнями з перевірки дотримання роботодавцями вимог трудового законодавства. При здійсненні наглядових і контрольних заходів інспектори можуть вимагати у роботодавця надання будь-яких документів, що відносяться до предмету перевірки. Законодавством не визначений єдиний перелік документів, які повинен мати в наявності роботодавець. Різні нормативні правові акти містять згадки про необхідність формування окремих локальних нормативних актів, ведення тих чи інших журналів, видання наказів і інших документів, а також дотримання термінів їх зберігання. Всі кадрові документи, що регламентують трудові відносини, можна розділити на два види:

• обов'язкові, наявність яких у роботодавців прямо визначено трудовим законодавством;
• факультативні, тобто носять рекомендаційний характер.
• До обов'язкових документів відносять:
• трудові договори, додаткові угоди до них;
• трудові книжки;
• штатний розклад;
• книги обліку руху трудових книжок (вкладишів до них);
• документи, які встановлюють порядок обробки персональних даних працівників, а також їх правовий статус в цій області;
• правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР);
• положення про оплату праці і преміювання, якщо відповідних умов немає в ПВТР;
• графіки відпусток;
• графіки змінності;
• накази по особовому складу;
• особові картки працівників;
• табелі обліку робочого часу;
• розрахункові листки;
• медичні книжки;
• документи, пов'язані з охороною праці.

Відповідальність настає як при недотриманні вимог ведення кадрових документів, так і при відсутності кадрової документації.

За порушення вимог законодавчих актів, які містять норми трудового права, до роботодавців (посадових осіб) можуть застосовуватися такі види відповідальності:

Цивільно-правова:

1. відшкодування працівнику не отриманого ним заробітку (доходу) в разі незаконного позбавлення його можливості займатися трудовою діяльністю (ст. 234 Трудового кодексу РФ);
2. повна матеріальна відповідальність керівника за пряму дійсну шкоду, що завдана ним організації (ст. 277 Трудового кодексу РФ);
3. відшкодування працівникові втраченого заробітку, а також додаткових витрат (на лікування, харчування, придбання ліків тощо) у зв'язку з трудовим каліцтвом або іншим ушкодженням здоров'я (глава 59 Цивільного кодексу РФ) і ін.

Дисциплінарна: посадові особи (роботодавці - фізичні особи), визнані винними в порушенні вимог законодавчих актів, які містять норми трудового права, несуть відповідальність, в тому числі дисциплінарну, в порядку та випадках, передбачених законом (ст. 362 Трудового кодексу РФ);

адміністративна:

1. порушення нормативно-правових актів про працю, охорону праці (ст. 5.27 КоАП РФ):
2. незаконне звільнення працівників (ст. 5.34 КоАП РФ);
3. невиконання припису контролюючого (наглядового) органу (ст. 19.5 КоАП РФ) і ін.

Адміністративна відповідальність роботодавців може встановлюватися не тільки в КоАП РФ, але і в спеціальних законах суб'єктів РФ. Право застосовувати адміністративне покарання надано Державній інспекції праці РФ, судовим і деяким іншим органам державної влади;

кримінальна:

1. порушення правил охорони праці (ст. 143 Кримінального кодексу РФ);
2. невиплата заробітної плати (ст. 145.1 Кримінального кодексу РФ) і ін.

Інші державними органи виконавчої влади, фонди, служби, відповідно до наданих їм повноважень, так само можуть залучити роботодавця до відповідальності. Так, наприклад, Пенсійний фонд або Фонд соціального страхування в рамках проведення камеральної або виїзної перевірки мають право мають право вимагати у особи, що перевіряється необхідні для перевірки документи, відмова від надання яких або неподання в установлений строк визнається правопорушенням і тягне за собою стягнення штрафу в розмірі 200 рублів за кожний неподання документ.

З 01 січня 2017 року, відповідно до Федерального закону № 348-ФЗ, роботодавці - суб'єкти малого підприємництва, які віднесені до мікропідприємств, має право відмовитися повністю або частково від прийняття локальних нормативних актів (правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про оплату праці, положення про преміювання, графік змінності та інші). При цьому роботодавець зобов'язаний включити до трудових договорів з працівниками умови, що регулюють питання, які відповідно до трудового законодавства повинні регулюватися локальними нормативними актами і враховувати особливості, пов'язані з виконанням конкретних робіт, що відносяться до конкретного працівника. Зазначені трудові договори укладаються на основі типової форми трудового договору, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України 27.08.2016 р № 858, який включає в себе різні варіанти заповнення окремих положень і умов. Обов'язковими залишаться: трудові книжки, розрахункові листки, графіки відпусток. До мікропідприємствам відносяться суб'єкти малого бізнесу (включаючи роботодавців - індивідуальних підприємців) середньооблікова чисельність працівників яких не перевищує 15 осіб, а виручка - до 120 млн руб. Якщо ж роботодавець перестав відноситься до мікропідприємств, кадровий облік необхідно відновити не пізніше чотирьох місяців з дати внесення змін до єдиного реєстру суб'єктів малого і середнього підприємництва.

Замовити зворотній дзвінок