Визначення понять що таке тайм-менеджмент. Управління та використання

1. Визначення управління часом Управління часом - це наука, основним завданням якої є підвищення продуктивності...
2. фундамент методики
3. Дія 1. Знаходження найважливіших справ
4. Дія 2. Планування виконання справ
5. Крок 3. Виконання завдань з плану
6. Крок 4. Аналіз виконаної роботи і відсотка завершення плану
7. Які бувають системи тайм-менеджменту
8. Програми для тайм-менеджменту

Визначення управління часом

Управління часом - це наука, основним завданням якої є підвищення продуктивності праці і видача більших результатів за одиницю часу.

Це поняття походить від англійського «time management», що означає управління часом.

Наука відносно нова, їй не більше 10-15 років.

Кому найбільше потрібно тайм-менеджмент

Ми зібрали список фраз, які часто вимовляються під час роботи. Перевірте себе. Чи звучало з ваших вуст хоча б одна з фраз за останні 2 тижні?

Ось ці фрази:

1. Я весь в справах
2. Коли мені цим займатися?
3. Відкладу це, зараз немає часу
4. Шкода, я не робот і не можу працювати по 20 годин на добу
5. Запрацювався і забув

Дізналися себе? Тоді вам буде корисна ця методика.

фундамент методики

Насправді методика дуже проста. Щоб її зрозуміти, потрібно всього лише вивчити основну схему дій. Від вас не потрібно нічого важкого і важко виконуваним.

Все, що вам потрібно, це:

1. Розсортувати справи на головні і неголовні. Неголовні потрібно відкласти і не займатися ними
2. Розподілити головні справи в календарі по днях
3. Приступити до виконання завдань
4. Провести розбір польотів після виконання (що зайняло багато часу, де були вузькі місця, які підводні камені не вдалося передбачити)

Дія 1. Знаходження найважливіших справ

Ми розуміємо, що часто у вас виникає думка: «Як же я можу не зробити ось це справа, воно ж дуже потрібно мені». Дійсно, дуже складно перебороти себе і не братися за все завдання відразу. Що було дійсно важливо - з'ясовується пізніше, коли приходить розуміння, що ось це завдання можна було відкласти на пару тижнів, хоча вона здавалася критичною.

Отже, перша дія - потрібно записати абсолютно все, що вам належить зробити.

Найчастіше для запису вибирають аркуш паперу. Однак це не дуже зручний шлях, тому як швидко втомлюєшся записувати і вносити правки в запису, адже планам властиво змінюватися.

Для запису всіх справ найкраще підійде програма-планувальник. Це спеціалізована програма для складання списків завдань для самого себе.

Ось приклад гори справ, що можна вивантажити з голови до програми:

Що з цього по-справжньому важливо, а що може почекати? Щоб виділити головні завдання, потрібно застосувати просте правило тайм-менеджменту: спочатку виконуйте ті завдання, які сприяють досягненню ваших цілей.

Сформулюйте цілі, а тепер пройдіться по списку справ, що ви накидали. Справи, які не допомагають в досягненні, перемістіть в нижню частину.

До важливих справ можна прикріпити кольоровий ярличок - мітку. У підсумку вийде така картина:

Така ручне сортування справ на важливі і неважливі грунтується на відомому принципі Парето. Суть його в тому, що 80% досягнутих результатів виробляються завдяки виконанню всього 20% завдань. Решта 20% результатів з'являються в результаті виконання 80% завдань.

Дія 2. Планування виконання справ

Вам необхідно призначити для кожного завдання конкретну дату виконання. Для деяких справ додатково призначити час.

Приклад денного розкладу:

Два важливих ради, які стануть в нагоді при плануванні робочого часу:

1. Не перевантажуйте денний план. Якщо відчуваєте, що не встигнете виконати все - краще розподіліть частина завдань по іншим дням
2. Прагніть зробити завдання простими і короткими. Уникайте завдань на кілька днів. Якщо справа довга - розпишіть його на більш дрібні підзадачі, а потім розмістіть їх в календарі

Завжди є завдання, які прив'язані до конкретного часу. Це може бути важливий конференц-дзвінок або планерка.

Такі завдання зручно розташовувати на часовій шкалі для наочності.

Подивіться, наскільки акуратно виглядає погодинне розклад:

Золоті правила, які допоможуть скласти розклад на день:

1. Чи не планувати весь робочий день поз зав'язку. Залишити до 20% вільного часу
2. Поміщати в погодинний план «зелені зони» - області вільного часу на 10-20 хвилин між справами, прив'язаними до часу
3. Призначайте найскладніші завдання на ранок (до 12.00). У цьому періоді у людини спостерігається максимум продуктивності
4. Створюйте для себе нагадування, які допоможуть не пропустити що-небудь важливе
5. Якщо є кілька схожих завдань, краще виконувати їх за один прохід

Ось таким повідомленням програми для управління часом можуть привернути вашу увагу до потрібної задачі. Виводиться таке нагадування на комп'ютері, а також смартфоні:

Ми підготували для вас відеоогляд про те, як в програмі планувати наступний тиждень

Крок 3. Виконання завдань з плану

Після того, як заплановане справу буде виконано, необхідно присвоїти йому статус «Завершено». У програмі це робиться в 2 кліка:

І ще одна порада. Ми розуміємо, що іноді хочеться працювати без відпочинку і вихідних, щоб зробити більше. Але все ж необхідно працювати більш рівномірно, щоб робота і відпочинок змінювали один одного.

Крок 4. Аналіз виконаної роботи і відсотка завершення плану

В кінці кожного дня необхідно проводити аналіз виконаної роботи. Він допоможе вам зрозуміти, наскільки ефективно ви витратили час. Бути може знайдуться завдання, які від'їли більшу частину робочого часу. Також корисно з'ясувати, наскільки ви близькі до завершення плану.

Невиконані завдання необхідно перепризначити на інший день.

Часто плани не завершуються до призначеної дати. Ми виділяємо 4 основні причини цієї неприємності:

1. Неточна оцінка часу, який буде потрібно для виконання завдання
2. Постійне розширення плану (додавання нових термінових завдань)
3. Низька продуктивність в роботі
4. Недолік вільного, нераспланірованного часу всередині плану (всі завдання розташовуються впритул)

Які бувають системи тайм-менеджменту

На даний момент існує кілька десятків систем тайм-менеджменту. Є як жорсткі системи, що регламентують всю схему розбору завдань, так і гнучкі, що надають набір рекомендацій в розборі справ. Але у всіх систем простежується вищезгаданий механізм: вибирай головні справи, розподіляй по днях, роби, аналізуй.

Ми вибрали найпоширеніші системи.

Назва системи Творець Складність освоєння GTD - Getting Things Done ( як привести справи в порядок ) Девід Аллен Середня Система Алана Лакейн Алан Лакейн Середня Система Олександра Любищева Олександр Любищев Низька Final Version / Autofocus / Superfocus / Do It Tomorrow Марк Форстер Висока Pomodoro Technique Франческо Чирилло Середня Система Стівена Кові Стівен Кові Середня Система Брайана Трейсі Брайан Трейсі Середня Система Джона Он Ейкена Джон Вон Ейкен Середня Система Джулії Моргенстерн Джулія Моргенстерн Середня Система Бенджаміна Франкліна Бенджамін Франклін Низька Система Бодо Шефера Бодо Шефер Середня TimeDrive Гліб Архангельський Низька Система Яни Франк Я на Франк Низька Турбо тайм-менеджмент Компанія «ТОВ Організатор ЛідерТаск» Низька

Програми для тайм-менеджменту

Щоб керувати часом максимально легко і зручно, ми рекомендуємо використовувати спеціалізовані програми для комп'ютерів і смартфонів. Додатки дозволяють складати списки завдань для кожного дня, відображати погодинну шкалу, збирати розрізнені завдання в проекти та інше.

Одна з найвідоміших і простих програм для управління часом - ЛідерТаск.