джерело:
В кінці минулого тижня, 26 і 27 листопада, компанія «Електронні Офісні Системи» (ЕОС) провела дводенний безкоштовний веб-семінар, присвячений актуальним проблемам електронного документообігу. Представники компанії розповіли про практичне застосування можливостей рішень, пропонованих ЕОС для створення електронного документообігу в організаціях: СЕД «Дело», системи електронного документообігу та управління контентом EOS for SharePoint, в корпоративному документальному сервері eDocLib, системі криптографічного захисту інформації та візуалізації ЕЦП «Карма», системах «Архівна справа», «Кадри».
Компанія ЕОС вперше звернулася до такого формату проведення заходів, як віртуальна конференція, або вебінар. Його можливості дозволили фахівцям ЕОС докладно показати клієнтам рішення, які пропонує компанія. При цьому семінар проводився одночасно в 15 містах Росії, серед яких Красноярськ, Мурманськ, Череповець, Самара, Калуга, Курськ, Курган, Саранськ, Оренбург, Челябінськ, Ульяновск та ін. Захід був орієнтований на потенційних клієнтів і пройшов за підтримки партнерів ЕОС. При цьому за підсумками вебінарів компанія оцінює їх вкрай позитивно.
У перший день семінар був адресований представникам організацій, які використовують, перш за все, паперовий документообіг і які думають про перехід на електронний документообіг (державні структури або будь-які організації, в яких важливою ланкою роботи є налагодження якісного діловодства і поступове впровадження змішаного документообігу). Почала захід начальник відділу аналізу і методології компанії ЕОС Олена Антошечкіна, яка розповіла про вибір системи електронного документообігу (СЕД) та підготовці до впровадження. Починати слід з вибору класу системи, виходячи з мети, яку вона повинна виконувати. Були названі такі категорії систем управління документами: системи, орієнтовані на бізнес-процеси, корпоративні системи, системи управління контентом, системи управління інформацією (портали), системи управління образами, системи управління потоками робіт (workflow), а також системи управління корпоративними електронними записами.
Далі слід предметно визначити вимоги до СЕД, виходячи з яких і вибирається конкретна система. Це функціональні вимоги, включаючи визначення обов'язкових вимог і бажаних функцій в роботі з документами в рамках діловодства та документообігу, що важливо для вибору рішення з базовим функціоналом або з набором додаткових налаштувань. Сюди входить також визначення необхідності конвертації документів, роботи з електронними образами, використання електронного цифрового підпису (ЕЦП), маршрутизація, підтримка паперового та електронного документообігу та ін. Визначення вимог до ресурсів дозволяє оцінити необхідність додаткових витрат на апаратні засоби, програмне забезпечення і використовувану платформу. «Чим більше підходить система до існуючих ресурсів, тим менше коштів знадобиться на впровадження», - зазначає Олена Антошечкіна. Також необхідно сформулювати експлуатаційні характеристики, вимоги до впровадження (призначити виконавця, вибрати типові методики, встановити терміни впровадження), супроводу та розвитку (розширення функціонального складу, перехід на нові версії, періодичність і порядок оновлень). Одними з найбільш значущих для замовника є вимоги до вартості. Як зазначила доповідачка, промислове коробкове рішення вийде дешевше, але оптимально використовувати систему з можливістю настроюються опцій. Крім того, було відзначено, що краще і дешевше виходить поетапне впровадження, ніж одноразова. «Потрібно бути готовим до того, що робота по впровадженню СЕД починається набагато раніше, ще на етапі вибору», - підсумувала Олена Антошечкіна.
СЕД «Дело»
Далі директор з управління якістю ЕОС Олексій Мальков розповів про систему управління якістю та її ключовому компоненті - документаційне забезпечення управління. Як зазначив спікер, система управління якістю дозволяє збільшити керованість компанії і якість прийнятих рішень, знизити невиробничі витрати ресурсів як людських, так і матеріальних, фінансових, підвищити прибутковість бізнесу і, нарешті, допомагає вижити в конкурентній боротьбі в складних економічних умовах. Роль документаційного забезпечення в системі управління якістю була показана на прикладі такого бізнес-процесу, як участь в конкурсах. Доповідач розповів про важливість впровадження документаційного забезпечення регламентної діяльності, автоматизація якої реалізується за допомогою програмного забезпечення компанії ЕОС - «Дело», EOS for SharePoint, eDocLib.
Система «Архівна справа»
Після того як система електронного документообігу обрана, починається її впровадження. Про роль замовника в цьому процесі розповіла Олена Антошечкіна. Роботи, що передують впровадження, виконавцями яких є керівництво компанії-замовника і керівник проекту впровадження, за оцінкою компанії ЕОС, займають від п'яти днів і включають отримання підтримки керівництва і санкції на проведення робіт, вирішення питань про виділення ресурсів і різних організаційних питань. Далі аналітиками і керівником проекту проводиться обстеження з метою зниження ризиків і збільшення ефективності. Важливими моментами даного етапу є виявлення «ключових точок», де система буде впроваджуватися в першу чергу, а також складання і затвердження плану-графіка проведення робіт з обстеження. Олена Антошечкіна розповіла, що бувають випадки, коли витрачається багато часу через те, що виконавець приходить в компанію для проведення обстеження, а співробітники зайняті поточною роботою - таке відбувається саме через відсутність узгодженого графіка. В ході дослідження вивчаються застосовувані в організації технології управління документами і потоки документів, дається оцінка обсягами виробництва документів і зберігаються документів, виявляються «вузькі місця» в діловодстві та документообігу, оцінюється рівень підготовленості персоналу та керівництва до використання СЕД. Після обстеження розробляється і узгоджується план-графік введення в дію СЕД. Як зазначила Олена Антошечкіна, більшість часу йде саме на узгодження. Нарешті, введення системи в дію включає настройку СЕД і навчання користувачів. В ході цього етапу також коригуються настройки СЕД з урахуванням вимог, виявлених під час навчання, а їх, зазначає доповідач, буде досить багато. Мінімальний термін впровадження системи «Дело» на 10 робочих місць складає 10 днів. Відповідно, чим більше масштаби впровадження, тим більше часу займає реалізація цього етапу. Від одного до трьох місяців займає дослідна експлуатація системи, в ході якої користувачі набираються досвіду, налагоджують процедури роботи з документами з використанням СЕД, коригуються настройки.
Система автоматизації державних архівів ПК «Архівний фонд 4.0»
Крім доповідей і презентацій семінар містив практичну частину. Так, були продемонстровані можливості різних рішень компанії, завдяки можливості вебінару «расшарівать» додатка і демонструвати роботу з ними для всіх учасників. Так, менеджер по продуктах ЕОС Дмитро Семенюк провів своєрідний майстер-клас по роботі з системою «Дело».
Це флагманський продукт компанії, що представляє собою комплексне промислове рішення, що забезпечує автоматизацію процесів діловодства, а також ведення повністю електронного документообігу організації. В ході заходу було продемонстровано процес реєстрації документа, його відправка, накладення резолюції, твердження, а також використання різних опцій програми. Учасники заходу, вже знайомі з цією програмою, задавали питання про різні доробках. Як повідомили представники компанії ЕОС, в грудні виходить нова версія рішення 8.10, в якій буде розширено і доопрацьований ряд опціональних можливостей.
Функції системи «Кадри»
Головний спеціаліст відділу впровадження компанії ЕОС Тетяна Махалкіна познайомила слухачів з можливостями системи автоматизації обліку документів архівного фонду «Архівна справа», розповіла, як створити архів організації, грамотно формувати і вести його, як передати справу для подальшого зберігання. Система «Архівна справа» повністю відповідає вимогам діючих стандартів формування і ведення документів архівного фонду, а також правил і прийомів, що використовуються в практиці діловодства та архівної справи вітчизняних підприємств. Також було розказано про особливості реалізації в системі інтеграції з системою автоматизації державних архівів ПК «Архівний фонд 4.0», яка також є розробкою ЕОС.
Питання автоматизації кадрового діловодства висвітлила начальник відділу впровадження ЕОС Олена Шаганова. Вона продемонструвала роботу з системою «Кадри», яка забезпечує ведення кадрової інформації відповідно до уніфікованих форм і нормативними вимогами російського законодавства. Доповідачка представила як основний функціонал системи, так і її додаткові можливості, як то: експорт даних в бухгалтерські системи, інтеграція з системою «Дело».
Застосування системи криптографічного захисту інформації «Карма»
Директор з розвитку ЕОС Володимир Демчук виступив з доповіддю на тему автоматизації фінансового документообігу, де він розповів про проблеми паперового документообігу, про можливості його електронного супроводу, юридично значущому електронний документообіг і регламентах роботи з електронними документами. Юридичну значимість електронних документів забезпечує домовленість сторін і ЕЦП, також це питання регулюється цілою низкою нормативних актів. Що стосується фінансових документів, таких як рахунки-фактури, то до останнього часу вони повинні були виставлятися і зберігатися виключно в паперовому вигляді. Однак в грудні Держдума розгляне законопроект про визнання електронних рахунків-фактур. У зв'язку з цим будуть внесені зміни в Податковий кодекс і в закон «Про бухгалтерський облік». Спікер розповів про застосування юридично значимого електронного документообігу в роботі з договорами, з первинними бухгалтерськими документами, кошторисами, звітами, а також в ході фінансового планування і бюджетування. В цілому було відзначено, що, крім зручності в роботі, автоматизація фінансового документообігу підвищує оперативність проходження документів, знижує трудовитрати і витрати.
Дана тематика була продовжена в другий день вебінару, який був орієнтований на організації, для яких найбільш важливим є переважно електронний документообіг. Олена Антошечкіна розповіла про забезпечення юридичної значимості електронного документа в СЕД. Юридичну силу документу надає наявність необхідних реквізитів і дотримання правил їх відображення, компетентність джерела документа, а також гарантія цілісності і справжності документа. Для цього необхідно забезпечити довірену середу обробки електронного документа і наявність ЕЦП.
Пошук в системі eDocLib
В продовження теми експерт з інформаційної безпеки ЕОС Василь Овчинников продемонстрував використання універсальної системи криптографічного захисту інформації «Карма». Дана система дає можливість роботи з ЕЦП файлів безпосередньо з провідника Windows (причому в даний час ведеться тестування з Windows 7). Особливістю системи є можливість додавання до складу електронного цифрового підпису факсиміле - зображення власноручного підпису, а також створити рукописний «стікер» до електронного документа з коментарями, зауваженнями або дорученнями. Таким чином, технологія роботи з електронним документом може бути максимально наближена до звичної роботи з паперовим носієм.
Деякі статистичні дані навів Дмитро Семенюк, виступивши з доповіддю про ефективність впровадження системи «Дело». Результати впровадження СЕД були продемонстровані на прикладі Siemens Business Services. За результатами дослідження даної компанії, при використанні СЕД продуктивність праці персоналу збільшилася на 20-25%, вартість архівного зберігання електронних документів нижче на 80% в порівнянні з вартістю зберігання паперових архівів. В цілому, що стосується ефективності впровадження системи «Дело», то тут доповідач відзначив зниження витрат, збільшення швидкості реагування на запити, підвищення якості обслуговування замовників і, відповідно, задоволеності клієнтів, контролювання всіх відбуваються бізнес-процесів в режимі реального часу, більш швидке і якісне прийняття рішень, кращу керованість, збільшення швидкості поширення інформації по компанії, зміна корпоративної культури за рахунок створення більш ефективних ділових коммуника ий всередині підрозділів, поліпшення морального клімату і ступеня задоволеності співробітниками своєю працею, забезпечення відповідності існуючим правилам і законам, підвищення привабливості для інвестицій, полегшення впровадження системи управління якістю.
Головна сторінка корпоративного порталу,
побудованого на базі рішення EOS for SharePoint
Якщо «Дело» дозволяє автоматизувати документообіг, реєструвати документи, забезпечити проходження документа по маршруту, то за упорядкування та автоматизацію зберігання документації відповідає універсальна платформа для побудови корпоративних сховищ даних eDocLib (Electronic Documents Library). Це рішення, призначене для зберігання, систематизації та доступу до електронних документів, даними і знань практично довільної структури. Система eDocLib пов'язує різноманітні інформаційні ресурси підприємства в єдину інфраструктуру. Можливості цього рішення також були продемонстровані в ході вебінару.
Завершився захід доповіддю, присвяченим темі електронного документообігу та управління контентом на платформі Microsoft Office SharePoint Server 2007 - Enterprise Office Solution for SharePoint (EOS for SharePoint). На сьогоднішній день більшість відомих продуктів в області СЕД є «змішаними», дозволяючи оперувати документами як для електронного, так і для паперового документообігу. У цьому ключі продукт корпорації Microsoft - Microsoft Office SharePoint - можна розглядати як великий крок вперед в напрямку саме безпаперового документообігу. Однією з актуальних завдань стало привнесення в Microsoft Office SharePoint специфіки, властивою саме російському документообігу, тобто відповідає нормативним вимогам і вітчизняній практиці. Компанія ЕОС вивела на ринок перше «коробочки» рішення такого роду - EOS for SharePoint (). У нову систему був інтегрований досвід, накопичений компанією ЕОС в області розробки рішень для роботи з електронними документами, як для державних структур, так і для комерційних організацій. Спільне використання платформи SharePoint та рішення EOS for SharePoint дозволяє об'єднати в одній системі комплексне управління всіма інформаційними ресурсами, процесами і комунікаціями організації. В EOS for SharePoint реалізовані практично всі основні можливості, які сьогодні повинні надавати сучасні системи електронного документообігу : Реєстрація документів, потокове сканування, маршрутизація, контроль виконання доручень, формування звітів по документообігу, а також підтримка роботи з ЕЦП. Як було відзначено, більшість реалізованих в EOS for SharePoint принципів і методів роботи «дісталися у спадок» від флагманського продукту ЕОС - СЕД «Дело». При цьому EOS for SharePoint залишається повністю самостійним рішенням, яке розвивається паралельно з іншими продуктами ЕОС.