- Про замовника
- передумови впровадження
- вибір
- Завдання проекту
- Рішення
- Підготовка видаткової частини авансового звіту і комплекту документів
- Створення авансового звіту
- Додавання комплекту документів
Компанія Акелон завершила проект впровадження рішення «Авансові звіти» в групі компаній «Р-Фарм», однієї з найбільших російських фармацевтичних компаній.
В ході проекту:
- були автоматизовані процеси підготовки, узгодження і підписання авансових звітів;
- реалізована інтеграція системи DIRECTUM із зовнішніми системами: 1С: Підприємство і Microsoft Dynamics АХ;
- переведені в електронний вигляд авансові документи, оригінали яких не потрібно зберігати в паперовому вигляді за вимогами законодавства РФ.
Про замовника
ГК «Р-Фарм» ( www.r-pharm.com ) - російська високотехнологічна фармацевтична компанія повного виробничого циклу. Компанія займається дослідженням, розробкою і виробництвом препаратів, призначених переважно для стаціонарної та спеціалізованої допомоги. У структуру ДК входить 60 філій і представництв на території Російської Федерації, а також в країнах: СНД, США, Німеччини, Японії, Туреччини, ОАЕ, Індії. У компанії працює 3 600 спеціалістів.
передумови впровадження
В умовах територіально-розподіленої структури співробітники компанії часто відправляються в службові відрядження в інші міста і країни. Поїздки не обходяться без витрат, які підлягають компенсації відповідно до чинного законодавства РФ. По поверненні з відрядження співробітники готують авансовий звіт, який необхідний для обгрунтування суми компенсації і підтвердження цільового призначення понесених витрат.
До впровадження рішення узгодження звітів проходило в паперовому вигляді і було досить трудомістким, як для самого співробітника, так і для бухгалтерії:
- Співробітник прикладав до звіту паперові екземпляри необхідних документів і підписував авансовий звіт «живий» підписом;
- Збирав візи посадових осіб, які повинні узгодити звіт;
- Через службу доставки відправляв повний комплект підписаних документів в бухгалтерію московського офісу;
- Бухгалтер перевіряв правильність заповнення авансового звіту і обгрунтованість витрат.
- чином, працівнику треба не забути записати кожен витрачений рубль, докласти всі документи, пройти етапи узгодження, а після цього, можливо, виправити помилки і дослати документи в бухгалтерію. Бухгалтеру ж потрібно перевірити наявність виправдувального документа на кожен видаток, відповідність оформлення документів законодавству, наявність всіх підписів і в підсумку відобразити витрати в обліковій системі.
Ситуація ускладнювалася розподіленою структурою компанії та колосальним об'ємом авансових звітів. У зв'язку з цим, керівництво компанії «Р-Фарм» прийняло рішення автоматизувати процес управління авансовими звітами.
вибір
Автоматизація процесу виконувалася на платформі DIRECTUM, оскільки дана система успішно працює в «Р-Фарм» вже більше трьох років. Вибір підрядника був обумовлений тим, що компанія Акелон реалізувала велику кількість проектів на платформі DIRECTUM, а також вже сформованим позитивним досвідом взаємного співробітництва.
Завдання проекту
До запуску проекту Замовник самостійно провів обстеження автоматизованих процесів. За результатами обстеження були виділені наступні ключові завдання:
- автоматизувати процеси узгодження авансових звітів;
- реалізувати наскрізну інтеграцію з зовнішніми системами: 1С: Підприємство, Microsoft Dynamics АХ;
- перевести в електронний вигляд авансові документи, оригінали яких не потрібно зберігати в паперовому вигляді за вимогами законодавства РФ;
- мінімізувати ходіння паперових документів;
- скоротити час на внесення інформації;
- знизити ризики втрати документів;
- реалізувати можливість множинного узгодження документів вищим керівництвом.
Рішення
Вивчивши процеси і регламенти Замовника, команда приступила до проектування та розробки модуля «Авансові звіти». В рамках проекту були автоматизовані наступні процеси:
- підготовка видаткової частини авансового звіту і комплекту документів;
- узгодження витратної частини авансового звіту;
- відправка оригіналів видаткових і посадочних документів в бухгалтерію;
- створення повної форми авансового звіту;
- візування авансового звіту вищим керівництвом.
З метою скорочення ходіння паперових документів процес побудований таким чином, що витрати авансового звіту узгоджуються на основі скан-образів доданих документів. Оригінали виправдувальних документів відправляються в бухгалтерію тільки після підтвердження витрат бухгалтером.
Для самого авансового звіту, на відміну від виправдувальних документів, російське законодавство передбачає узгодження і зберігання в електронному вигляді. Як заміну «живий підпис» в цьому випадку повинна використовуватися посилена електронний підпис (кваліфікована або некваліфікована).
Підготовка видаткової частини авансового звіту і комплекту документів
Відправною точкою рішення став довідник Авансові звіти. Довідник використовується для ведення реєстру авансових звітів в DIRECTUM.
Малюнок 1. Довідник Авансові звіти
Створення авансового звіту
Запис створюється на основі видаткової частини звіту, яку користувач вводить в AX. Картка авансового звіту в DIRECTUM недоступна для редагування, всі зміни вносяться в AX, після цього авансовий звіт вивантажується в DIRECTUM.
Додавання комплекту документів
Після формування записи користувач приступає до додавання документів. Документи можна розділити на наступні групи:
- звітні документи, заповнюються за внутрішніми шаблонами компанії;
- витратні документи, підтверджують факт витрати. Це можуть бути чеки квитанції, акти, накладні, рахунки;
- посадочні талони, підтверджують факт здійснення перельоту або поїздки;
- супровідні документи, носять інформаційний характер. Наприклад, сертифікат навчання, матеріали конференції, договір на оплату послуг і матеріалів тощо;
- персональні документи, носять інформаційний характер і містити персональні дані підзвітної.
Підготовка кожної групи документів має свої особливості, які були закладені в рішення.
Звітні документи користувач створює за затвердженими шаблонами. У дії по додаванню користувач може створити одночасно відразу кілька документів. Після створення документів ініціатору залишиться тільки їх дозаповнити;
Малюнок 2. Вибір шаблонів звітних документів
Малюнок 3. Перелік створених звітних документів до авансового звіту
Витратні, посадочні та супровідні документи користувач сканує і вносить в систему групуючи по пакетам. Надалі пакети в системі відповідають конвертах, в яких відбувається відправлення оригіналів;
Малюнок 4. Додавання документів в пакет
Для персональних документів користувач також формує пакет. При додаванні документів в пакет система перевіряє наявність персональних документів підзвітної та наявність прав на них Ñ