Всеукраїнська асоціація кадровіків. Помилки при складанні посадових інструкцій

Посадові інструкції вводяться на багатьох підприємствах. Справедливо вважається, що без них робота буде побудована недостатньо професійно. Форми посадових інструкцій кочують з організації в організацію, вони є в Інтернеті, їх добре знають люди, які мають досвід роботи на радянських підприємствах.

Давайте для початку розглянемо, що саме не подобається співробітникам в посадових інструкціях. Перше, що говорять про посадових інструкціях самі співробітники - це бюрократичний елемент, який ніяк не допомагає. Словник визначає слово "бюрократія" як: "надмірна турбота про формальності, канцелярських умовності, на шкоду суті справи". І це визначення цілком підпадає загальноприйнятою форми посадової інструкції. Ось ті мінуси, які нескладно виявити.

нереальність

Як правило, на великих підприємствах інструкції пише спеціальний відділ, який відповідає за регламенти. А на менших підприємствах беруть ці форми за взірець. Але як може написати хорошу інструкцію людина, яка не є фахівцем в даному виді роботи? Визначення слова "інструкція", яке ми знаходимо в словнику, таке: "звід вказівок, правил, що встановлюють порядок і спосіб виконання або здійснення чого-небудь". За таким типом побудовані інструкції, наприклад, для побутової техніки - на що натискати, в якому порядку, що крутити, як чинити в разі виникнення проблем, який результат очікується від кожної операції. Якщо ви прийдете в автошколу, то там ви отримаєте інструкції, як правильно управляти автомобілем, вивчіть способи дії. А що ми бачимо з цього визначення в посадових інструкціях підприємств? Тільки перелік того, що треба робити. Це не є чимось навіть схожим на інструкцію.

Уявіть, ви купили телевізор, відкриваєте інструкцію користувача. А там написано: "Права користувача: дивитися телевізор, перемикати програми, змінювати рівень гучності звучання. Обов'язки користувача: витирати пил з телевізора, не упускати телевізор, не ламати телевізор. Відповідальність користувача: якщо телевізор зламається з вини користувача, грошей користувачеві ніхто не поверне , а вартість ремонту буде вирахувана з його зарплати ". І все! Це було б дуже схоже на використовувані часто-густо "посадові інструкції". Ні, інструкція повинна як мінімум відповідати визначенню слова "інструкція" і містити в собі способи дії на посту, крім перерахування самих дій. Вам знайомий термін "італійський страйк" ? Це коли все робиться тільки за інструкцією. Якщо інструкцію писала людина, яка не знає технологію даного поста, якщо в інструкціях прописана тільки відповідальність і обов'язки співробітника, але не прописані способи дії і кінцеві продукти, то "італійський страйк" може привести буквально до катастроф. Але якщо інструкція містить в собі всі перераховані в цій статті пункти, виконання роботи "точно за інструкцією" призведе лише до зростання виробництва.

Відповідальність як вина - не найкраща допомога проводить співробітнику. Приклад - торговельні мережі, такі, як "Метро". Великі франчайзингові підприємства - готелі, ресторани, кафе, і т.д. Без докладних інструктивних матеріалів, без чітких регламентів всіх адміністративних та виробничих процесів було б неможливо розширення подібних мереж в єдиному форматі. Їх інструкції прописані настільки детально, що не залишають місця для замішання. Відразу ж виникає питання, - це який же тоді кваліфікацією повинні володіти співробітники відділу регламенту, щоб прописати технологію роботи кожної посади?

Хто повинен писати інструкції і навіщо

Інструкції повинні писатися з метою допомогти людині професійно виконати його роботу. Немає ніякої іншої цінної завдання. Для виробничих процесів пишуться технологічні описи, які більше відповідають визначенню слова "інструкція" і відповідно більше допомагають тому, хто їх використовує. Чому б не зробити посадову інструкцію для кожного співробітника в вигляді опису технологічного процесу його поста? Які невід'ємні частини технології? По-перше, продукт. Що мусить виходити на виході в результаті виконання дій. Продукт автозаводу - автомобілі. А що є продуктом того ж менеджера з продажу? Зрозуміло "дохід". Продукт бухгалтера, це "вчасно здані акуратні звіти" і т.д. Формулювання спеціально полегшені і скорочені для легшого сприйняття в статті. Так само є сам технологічний процес, який призводить до отримання продукту. В результаті кожного з його етапів утворюються "подпродукти".

Наприклад, в фарбувальному цеху автозаводу виходить подпродукт "пофарбований кузов автомобіля". Тобто нам потрібно визначити послідовність дій для виробництва продукту кожної посади і внести і те й інше в інструкцію. Це зможе зробити тільки та людина, яка реально знає дану технологію на практиці. Тільки той, хто має теоретичну підготовку і практичний досвід. У виробництві це просто - інженери, технологи, керівники не змогли б працювати без подібних знань. На адміністративні посади часто потрапляють люди, не обізнані з цими принципами, і тому не розуміють, що в результаті їх дій має вийти щось, що має обмінну цінність. На жаль, саме таку людину часто ставлять у відділ регламенту. Численні інструкції, якими переповнені організації, просто позначають дії, не приділяючи жодної уваги цінному кінцевого продукту, результату. Що є просто фатальною помилкою, що зводить нанівець саму ідею інструкції. Посадові інструкції для відділу маркетингу повинен писати людина, що розбирається в маркетингу, чи не так? Розбирається на практичному рівні, тобто знає, як за допомогою маркетингу заробити грошей саме в цій компанії. Посадові інструкції для відділу продажів може скласти найпродуктивніший продавець або керівник, який відповідає за цю область, за умови, що він має позитивний практичний досвід. Інструкції для відділу HR і для служби регламенту можна замовити у грамотних консультантів з управління, у яких є ноу-хау та досвід побудови цих служб. Витрати окупляться сторицею.

Відповідальність не означає вина

Ось ще один мінус того типу інструкцій, який має широке ходіння. Всі ми розуміємо, яку мету переслідує більшість керівників, вводячи посадову інструкцію. Це офіційний документ, проходження якого прописано в контракті і в законодавстві, на підставі порушення якого співробітника можна штрафувати або звільняти. Цю функцію посадової інструкції керівники бачать в першу чергу і радісно використовують. Пригнічуючи тим самим в співробітниках ініціативу і бойовий дух. Ти зобов'язаний зробити те-то і те-то, інакше не зносити тобі голови! Це правильно, це дисципліна. Але гола дисципліна без введення людини докладно в курс справ, без навчання його виконання роботи на своєму посту, що є дуже дієвою допомогою - просто переважна дію. Джерело стресу. Відповідальність - це не "вина", це усвідомлення того, що ти в змозі чинити за власною ініціативою, бути причиною дій, і, таким чином, нести за них звіт. Причинність. Коли її зводять на рівень провини, виходить армія, а посадова інструкція перетворюється в армійський статут - невичерпне джерело жартів і знущання.

Як правильно створити правильну інструкцію

Вона робиться тільки на підставі успішного досвіду. Інструкції, які мають силу закону, можна і потрібно писати тільки в двох випадках: коли організація впоралася з небезпекою і коли найбільш успішний співробітник описує працює процес, збираючись йти на підвищення або розширювати сферу впливу. Будь-які інші інструкції можуть мати статус лише експериментальних, і повинен бути написаний регламент внесення змін і доповнень до них, що затверджуються найвищим органом управління організації. Хто має право узаконити інструкцію? Тільки власник, або його повноважний представник, якому делеговані такі повноваження в повному або частковому об'ємі. (Власники часто не знають, чим їм зайнятися, хоча ця їхня пряма функція не виконується, що не дозволяє підприємству правильно розвиватися). У великих організаціях, де власник веде управління через відділ владельческого контролю, інструкції не підписує "хтось в цьому відділі". Кінцева підпис під інструкцією - тільки власника. Якщо це повноважний представник, то його повноваження ставити підпис засновника повинні бути зафіксовані письмово. В іншому випадку, власник повинен взяти цю функцію на себе, так як створення бізнесу (включаючи твердження технології і процедур, а не тільки розробка бізнес-ідеї) - це його продукт. По крайней мере, так повинно бути.

Показники ефективності

Ще один відсутній компонент для того, щоб створити ідеальну інструкцію - показники ефективності. У стандарті ISO 9001 згадується, що підприємство має управлятися за показниками ефективності, але не говориться як. І керівники змушені вигадувати ці показники, розробляти, використовуючи доступні (часто огидно спрацьовані) зразки, замовляти їх у професіоналів або вводити їх для "галочки". Але показники ефективності є найпотужнішим інструментом управління, якщо знати технологію їх правильного застосування. Формат даної статті не дозволяє описати особливості цієї технології, і насправді з нею знайомі далеко не всі керівники. В основному використовується система Нортона і Каплана, яка має яскраво виражені недоліки. Але навіть ця обмежена система краще, ніж нічого. По суті, показники просто є кількісним виразом вироблених продуктів і подпродуктов, прив'язаних до часу, наприклад в тиждень. Формулювання і порядок звітів про показники повинні бути в інструкції, на підставі них людини заохочують, преміюють, депреміруют, карають і т.п.

оргструктура

У посадовій інструкції повинна бути копія тієї частини оргструктури, до якої належить цей пост, для того, щоб працівник міг зорієнтуватися - хто є його безпосереднім начальником, які функції очікуються від працюючих поруч людей, які продукти. Також повинні бути схематично зображено потоки частинок, які потрібно обробляти. Що приходить на даний пост (документи, люди, матеріали), які зміни потрібно внести в надійшла частку, куди її потрібно відправити далі. Кому слід писати звіти, і які. Весь документообіг даного поста повинен бути у вигляді правильно заповнених зразків прикладений до посадової інструкції, щоб виключити постійні війни з-за "свого бачення" діловодства.

Як правильно вводити посадові інструкції

Очевидно, що правильна посадова інструкція - це не один документ, а швидше за пакет документів, наприклад:

призначення поста;

його відносне положення на оргсхеми;

опис поста (зазвичай виконується тим, хто займав пост раніше і в цьому випадку не має більшої сили, ніж просто рада);

контрольний лист для вивчення всіх інструкцій, технологічних інструкцій, посібників, книг і для проведення вправ, що відносяться до даного посту;

повна добірка матеріалів, відповідно до контрольним листом, плюс будь-які керівництва з використання обладнання або книги (в цих матеріалах якраз і описуються функції, права, обов'язки, технологія і т.д. даного поста);

екземпляр оргсхеми структурного підрозділу організації, до якого відноситься пост;

схеми потоків, що відображають, які частки надходять на пост, які зміни необхідно зробити з цими частками і куди їх потім слід направляти;

продукт поста;

статистичні показники (показники ефективності) поста, а так само статистики секції, відділу і відділення в яких знаходиться пост.

Це і буде пакет посадових матеріалів в тому вигляді, в якому він дійсно виконає свою пряму функцію - допоможе співробітнику зорієнтуватися, підняти професіоналізм, навчитися роботі і збільшити продуктивність. А так же в цей пакет включені функції і обов'язки, які слід дотримуватися, і за недотримання яких співробітник може нарватися на неприємності. Люди готові працювати, якщо їх навчити. Більшість співробітників некваліфіковано, але вони вкрай рідко бувають дійсно зловмисний, так що вищезазначене дозволить компенсувати більшість кадрових проблем. Наостанок слід зауважити, що даний пакет не створюється і не вводиться відразу, цілком. Це робиться поступово. Так само в найпростіший посадовий пакет входять всі діючі накази, які стосуються цієї посади, які вимагають постійного виконання.

джерело: