- Навіщо потрібен
- закон
- Термін зберігання
- хто заповнює
- Чи обов'язкова саме така форма
- Складові елементи журналу
- нюанси заповнення
Журнал обліку видачі інструкцій з охорони праці - важливий документ фіксації інформування і роздачі інструкцій з охорони праці працівникам. Кожна компанія, в стінах якої займаються виробництвом, може мати подібний документ. Принаймні це прописано в законах, що стосуються Трудового кодексу. Контролюючі організації строго за цим стежать.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк журналу обліку видачі інструкцій з охорони праці .doc Завантажити зразок журналу обліку видачі інструкцій з охорони праці .doc
Навіщо потрібен
Журнал є способом відбити, кому і в якій формі видавалися інструкції з охорони праці . Якщо на виробництві трапляється нещасний випадок, пов'язаний з недотриманням інструкцій з охорони праці, то співробітник, відповідальний за інформування інших, може понести як адміністративну, так і кримінальну відповідальність за невиконання своїх обов'язків. Заповнюється журнал обліку неупереджено фіксує хто, що і кому видавав, чи проводився інструктаж з конкретним членом команди.
Маючи на руках такий доказ виконання своїх обов'язків, керівник, бригадир або інший відповідальний за безпеку на виробництві людина мінімізує свій ризик потрапити до в'язниці за рішенням суду через нещасного випадку.
закон
На початку документа дається посилання на Додаток 10 Методичних рекомендацій під номером 80, затверджених Мінпраці 17 грудня 2002 року.
З 13 травня 2004 року Мінпраці було затверджено поправки в ці Методичні рекомендації з розробки інструкцій з охорони праці. Саме останніми рекомендується до використання така форма журналу видачі інструкцій.
Термін зберігання
Журнал обліку видачі інструкцій зберігається 10 років, згідно з рішенням Росархіву від 27 жовтня 2003 року. Він входить до Переліку документів, які утворюються в діяльності організацій. Якщо співробітники підприємства працюють в небезпечних умовах або мають справу з небезпечними речовинами (їм покладені надбавки по Трудовому законодавству), то цей термін автоматично збільшується до 75 років.
хто заповнює
Принципової важливості в цьому моменті немає. Керівник організації має право самостійно вирішувати, хто зобов'язаний заповнювати цей папір. Логічно було б, якби заводив і вів журнал той керівник структурного підрозділу, який проводив первинний інструктаж на початку кварталу (або іншого звітного періоду). Головне, щоб це було прописано в його посадовій інструкції або трудовому договорі.
Важливий момент! Згідно з Листом Мінпраці від 15.09.2016 № 15-2 / ООГ-3318 все інструкції видаються строго під підпис у журналі. Неприпустима запис співробітника про видачу без його особистого підпису.
На практиці ж часто зустрічається така ситуація, що веденням журналу займається кадрова служба підприємства або бухгалтер бере на себе обов'язки за інформування працівників і збір їх підписів для посвідчення в ознайомленні з інструкціями.
Чи обов'язкова саме така форма
Законодавство передбачає можливість самостійного формування в компаніях подібного роду документів. Графи можна змінювати на свій розсуд. Головне, щоб в реєстрі були вказані
- організація,
- відповідальні обличчя,
- підписи тих, кому інструкції видавалися на руки.
Факт такої зміни повинен бути відображений в обліковій політиці компанії і прописаний у відповідних документах. Інакше організацію чекає, як мінімум, адміністративна відповідальність.
Тому більшість компаній вважає за краще користуватися типовими бланками, хоча вони і не є обов'язковими.
Деякі, крім інформації про видачу інструкцій з охорони праці, включають в журнал дані про видачу інструкцій з пожежної безпеки. Це досить зручно: окремий працівник розписується за видачу відразу двох типів інструкцій по безпечному перебуванню на своєму робочому місці. Тільки така зміна має фіксуватися одним з наказів керівника.
Складові елементи журналу
Документ має просту і зрозумілу структуру. Найперший лист - обкладинка. Для зручності користування вона може бути виконана з щільного паперу. На ній вказується найменування організації, до якої він належить, а також датування.
Зазвичай вказується тільки дата початку ведення журналу. А дату закінчення ставлять, тільки коли заводять новий. У будь-якому випадку реєстр має юридичну силу мінімум з одним заповненим числом.
Під обкладинкою знаходиться таблиця зі стовпцями, в які вписується наступна інформація:
- Порядковий номер рядка.
- Дата інструктажу.
- Повна назва видається інструкції.
- Дата прийняття інструкції.
- Номер позначення видається документа.
- Термін, запланований для проведення перевірки знань по видаваних інструкцій.
- Повний ПІБ, посада, підпис співробітника, який проводить облік видачі.
Зазвичай журнал ведеться протягом року або декількох років. Після закінчення 10-річного терміну його в будь-якому випадку необхідно буде замінити.
Якщо мова йде не тільки про прийняття розпорядження, але і про інформування, то вказується також кількість друкованих примірників, яке було видано співробітникам. Останні ставлять свій підпис у заключній графі документа.
нюанси заповнення
Згідно з існуючим законом, а саме 6 пункту згаданих Методичних рекомендацій Мінпраці, інструкція по охороні праці повинна перевидаватися, переглядатися мінімум раз в 5 років. Якщо це відбувається в момент існування колишнього журналу (в якому згаданий старий зразок), то про вихід нової редакції повинні бути позначки навпроти кожної графи з цим документом.
Якщо одному і тій же особі видається кілька інструкцій різного типу, то на кожну з них відводиться окрема строчка. Назви не потрібно вписувати через кому.
У разі допущення помилки в журналі обліку видачі інструкцій з охорони праці закреслюється рядок цілком, одинарної рисою. Нижче вписується вся інформація з самого початку. Не допускається вести його олівцем або пропускати рядки. Зручно вести документ синьою або чорною пастою. В електронному вигляді його заповнити неможливо, так як необхідно ставити «живі» підписи повідомлених співробітників.