- Кому можна видавати суми під звіт
- Перевірка бухгалтером авансового звіту
- Бухгалтерський облік авансових звітів
- підсумки
Під звіт (або) звіт - як правильно називаються грошові кошти, що видаються співробітникам для вирішення тих чи інших виробничих завдань? Як оформити авансовий звіт? Чи можна видавати грошові суми під звіт стороннім особам? Відповіді на всі ці питання ви знайдете в даній статті.
Кому можна видавати суми під звіт
Перевірка бухгалтером авансового звіту
Бухгалтерський облік авансових звітів
підсумки
Кому можна видавати суми під звіт
Для вирішення будь-яких виробничих завдань роботодавець може видати грошові кошти своєму працівникові. Оскільки за ці кошти працівнику потрібно відзвітувати, представивши роботодавцю авансовий звіт, то вважається, що вони видані під звіт.
До 2014 року було прийнято, що отримувати під звіт готівкові гроші слід було тільки з каси роботодавця і зробити це могли тільки його штатні працівники.
З 2014 року ситуація змінилася:
- Роботодавці отримали можливість видавати грошові суми під звіт безготівковим шляхом за допомогою перекладу на банківську карту співробітника (його особовий рахунок). Це підтвердив Мінфін у своєму листі від 25.08.2014 № 03-11-11 / 42288.
- Тепер підзвітними особами також можуть бути і позаштатні співробітники, що працюють за цивільними договорами. Вони в п. 5 вказівки Банку Росії від 11.03.2014 № 3210-У також іменуються працівниками.
Незайвим буде також встановлення роботодавцем переліку осіб, які можуть отримувати грошові суми під звіт. Такий перелік затверджується наказом керівника підприємства або приводиться в обліковій політиці.
Особи, які отримали гроші під звіт, повинні скласти авансовий звіт на витрачені ними грошові суми, а також надати первинні документи, що доводять витрати. Це правило залишилося без змін.
Перевірка бухгалтером авансового звіту
Підзвітна особа зобов'язана відзвітувати про виділених йому під звіт грошові суми протягом 3 днів після:
- Закінчення терміну, на який йому було видано готівку. Він вказується або в затвердженому керівником заяві особи на видачу коштів під звіт, яке до 19.08.2017 було єдиним документом, який давав право на отримання грошей, або в розпорядженні керівника, з 19.08.2017 (вказівка Банку Росії від 19.06.2017 № 4416-У ) став самостійним документом, на підставі якого можуть бути видані підзвітні суми.
- Повернення відповідальної особи з відрядження, виходу на роботу після відпустки або хвороби, якщо термін здачі звіту закінчився в цей період.
Заява повинна мати візу керівника підприємства про дозвіл видачі під звіт грошових сум.
Підприємство має право встановлювати свій термін надання авансових звітів в бухгалтерію. Його необхідно відобразити у внутрішніх локальних актах, наприклад, у своїй обліковій політиці або положенні про відрядження.
Авансовий звіт складається підзвітною особою за формою АТ-1. Можна також використовувати самостійно розроблений і затверджений на підприємстві бланк. Він повинен не суперечити вимогам закону «Про бухгалтерський облік» від 06.12.2011 № 402-ФЗ в частині обов'язкових реквізитів первинного облікового документа.
На зворотному боці звіту форми АТ-1 працівник через підрядник перераховує зроблені ним витрати, вказуючи реквізити виправдувальних документів і суми. Виправдувальні документи потрібні для кожного з рядків і можуть бути представлені будь-якими документами, що містять вказівку на факт здійснення оплати за ним.
Завантажити бланк авансового звіту можна на нашому сайті за посиланням «Уніфікована форма № АТ-1 - Авансовий звіт (скачати)» .
Бухгалтер перевіряє правильність внесення до авансового звіту сум за представленими виправдувальним документам, при необхідності робить їх розбивку, проставляючи рахунки бухгалтерського обліку. Лицьова сторона звіту також заповнюється бухгалтером. Підзвітній особі видається відривна розписка про здачу авансового звіту.
Невикористані підзвітні суми повинні бути повернені працівником до каси підприємства. Однак якщо працівник не повернув залишок невитрачених по зданому авансового звіту засобів, з 19.08.2017 це не є підставою для невидачі йому грошей під чергові витрати.
У разі виправданого перевитрати (працівник витратив більше, ніж було видано, і це погоджено керівником) грошові суми відшкодовуються підзвітній особі. Всього на авансовому звіті повинно бути 4 підписи: підзвітної особи; бухгалтера, який перевірив звіт; головного бухгалтера і керівника, який його затверджує.
Зразок заповнення авансового звіту ви зможете побачити в матеріалі «Зразок заповнення авансового звіту в 2019 році» .
Бухгалтерський облік авансових звітів
Розглянемо деякі бухгалтерські проводки з обліку авансових звітів.
приклад
ТОВ «Загадка» під звіт з каси видало своєму штатному співробітникові готівкові кошти в розмірі 50 000 руб. на господарські витрати (придбання будівельних матеріалів). Авансовий звіт був зданий працівником у встановлений на підприємстві термін, витрати підтверджені документально. Співробітник витратив 38 000 руб., В тому числі ПДВ 5 797 руб. Решта готівку були повернуті їм в касу підприємства.
У бухгалтерському обліку будуть зроблені такі записи:
- Дт 71 Кт 50 - видача з каси під звіт працівникові за видатковим касовим ордером суми 50 000 руб.
- Дт 10 Кт 71 - оприбутковано придбані підзвітною особою будівельні матеріали за товарною накладною на суму 32 203 руб.
- Дт 19 Кт 71 - виділено ПДВ по придбаних матеріалами в сумі 5 797 руб.
- Дт 50 Кт 71 - повернуті в касу підприємства за прибутковим касовим ордером невикористані підзвітною особою грошові кошти на суму 12 000 руб.
- Дт 68 Кт 19 - ПДВ в сумі 5 797 руб. прийнятий до відшкодування з бюджету (у разі наявності рахунку-фактури від постачальника і виділення суми ПДВ окремим рядком в касовому / товарному чеку, прибутковому ордері).
- Дт 91 Кт 19 - ПДВ в сумі 5 797 руб. списаний на інші витрати підприємства (в разі, якщо він не може бути прийнятий до відшкодування з бюджету через відсутність рахунку-фактури).
Більш докладно про правила відображення ПДВ за авансовими звітами читайте в статті «Порядок відображення ПДВ за авансовими звітами в бухгалтерському обліку» .
підсумки
Авансовий звіт являє собою звід інформації про отримані співробітником грошових коштах, витрачених з цих коштів сумах і залишився невикористаним залишку грошей (або їх перевитрату). Кожна з витрачених сум підтверджується своїм виправдувальним документом, на підставі якого бухгалтер робить відповідну бухгалтерську проводку або проводки, якщо сума вимагає розбивки (наприклад, при виділенні ПДВ або поділі суми, сплаченої одночасно за матеріали і за послуги).
Як оформити авансовий звіт?Чи можна видавати грошові суми під звіт стороннім особам?