План фактний аналіз

Контроль виконання бюджету - одна з найважливіших функцій бюджетування . Сам по собі план або бюджет є лише інструментом управління. Однак керувати ним можна тільки тоді, коли на підприємстві створені механізми, що контролюють виконання планів. Тому дуже важливо під час бюджетного періоду регулярно (тиждень, місяць, квартал) відстежувати фактичне виконання фінансових планів, аналізувати ситуації, коли плани не виконуються, і потім, спираючись на отримані висновки, приймати своєчасні рішення. Контроль бюджету, аналіз того, як виконуються плани, являє собою оцінку ефективності планування і реакцію на нього.

План-фактний аналіз актуальний для більшості фінансових бюджетів , А якщо необхідно більш детальне вивчення причин відхилень від плану, він підійде і для окремих операційних і функціональних бюджетів. Він виконується в масштабі всієї компанії, або для окремих центрів фінансової активності, проектів або напрямків діяльності (це дозволить дізнатися, який саме дає негативні або позитивні відхилення). Так чи інакше, вибір його об'єкта залишається за кожною певною організацією і обгрунтовується завданнями, які ставить керівництво організації.

У багатьох компаніях велику роль відіграє бюджетний комітет. Він контролює відповідність плановим бюджетним показникам центрами фінансової відповідальності і здійснює управління політикою компанії в сфері інвестицій, виробляє стратегію фінансового планування. Як правило, безпосередню участь в таких комітетах приймають топ-менеджери компанії (функціональні директори та керівники бізнес-одиниць), які контролюють бюджетний процес, що дозволяє ефективно і швидко приймати узгоджені рішення щодо змін у фінансових планах, вироблення рекомендації щодо виправлення фінансової ситуації в організації або окремому центрі фінансової відповідальності.

Бюджетні та фактичні цифри повинні приводитися в одних і тих же аналітичних розрізах, з однією і тією ж періодичністю, щоб їх зіставлення завжди було коректним. Відхилення в аналізованих даних допомагають зробити висновки про ефективність або неефективність компанії як в цілому, так і в її окремих структурах. Якщо такі відхилення є і вони великі, то використовується коригування або актуалізація бюджетів.

Підсумки план-фактного аналізу виконання бюджету застосовуються і для розрахунків бюджетів на інші періоди.

Правильно виконуваний даний вид аналізу виконання бюджетів допоможе підвищити точність бюджетування , А також зміцнити фінансово-економічне становище компанії. Це відбувається завдяки тому, що він досліджує не тільки самі причини відхилень, а й пропонує стратегію виправлення ситуації.

Контроль виконання бюджетів, формування звітів, що дозволяють зафіксувати відхилення між плановими і фактичними даними, опис причин цих відхилень, виконання коригування та актуалізації доцільно проводити за допомогою автоматизованої системи. Це дозволить оперативно отримувати інформацію в тих же аналітичних розрізах, в яких сформовано фінансовий план, консолідувати дані , Автоматично розраховувати відхилення фактичних показників від запланованих, фіксувати їх причини і своєчасно приймати рішення щодо усунення небажаних для бізнесу ситуацій.

система БІТ.ФІНАНС містить набір механізмів, що дозволяють не тільки формувати бюджети будь-яких видів і рівнів, а й ефективно контролювати виконання фінансового плану компанії.

До складу цих механізмів входять звіти для проведення план-фактного розбору з деталізацією і угрупованням по будь-яким аналітичних розрізах:

• план-фактний аналіз універсальний;
• план-фактний аналіз;
• план-фактний аналіз по бюджету (залишки по рахунках).

Два останні види звітів призначені для порівняння та аналізу планових (відповідно до бюджету) і фактичних (відповідно до реальних господарськими операціями) даних. Звіт показує абсолютні і відносні відхилення між цими показниками.

Для порівняння декількох сценаріїв з одним «еталонним» сценарієм (наприклад, порівняння декількох планових сценаріїв з фактичним сценарієм) використовується звіт «План-фактний аналіз універсальний». Також в звіті передбачений спеціальний режим «Порівняння даних різних років», який дозволяє порівнювати між собою дані різних бюджетних періодів, наприклад, планові дані минулого періоду з фактичними даними поточного року, або фактичні дані за кілька років.

Так само в систему БІТ.ФІНАНС включено звіт «Сценарне прогнозування», який дозволяє проаналізувати очікуваний виконання бюджету до закінчення бюджетного періоду, з урахуванням вже отриманих фактичних даних.

Крім того, система БІТ.ФІНАНС містить документ «Протокол розбіжностей бюджету», за допомогою якого можна не тільки отримати планові, фактичні дані і відхилення між ними, але також і зафіксувати причини найбільш суттєвих відхилень. Документ проходить узгодження відповідальними особами компанії і має друковану форму для надання результатів план-фактного аналізу керівництву.

Коли знайдені серйозні відхилення при аналізі виконання бюджету, або виявлені помилки, допущені при його складанні, може знадобитися коригування планових даних. Для цього в системі БІТ.ФІНАНС передбачений документ «Коригування бюджету». Документ дозволяє змінити суму бюджету і перенести її на іншу статтю, ЦФО, проект або будь-яку іншу аналітику бюджетування.

Після отримання фактичних даних, наприклад, за перше півріччя поточного року, може виникнути необхідність актуалізувати річний фінансовий план з розподілом відхилень між планом і фактом на що залишився плановий період. Для актуалізації затверджених бюджетів компанії після отримання фактичних даних в системі БІТ.ФІНАНС призначений документ «Актуалізація бюджету».

Можливі різні способи актуалізації: рівномірний або пропорційний розподіл відхилень на планові дані, ручне коректування і актуалізація за довільним профілем з установкою коефіцієнта розподілу відхилень для кожного періоду.

На відміну від коригування бюджету, при актуалізації в системі БІТ.ФІНАНС скориговані планові дані записуються на новий сценарій. Таким чином, в системі залишається первісний затверджений фінансовий план і з'являється новий сценарій з актуалізованими даними. На кожному етапі бюджетного періоду можна порівнювати не тільки планові та фактичні дані, але і затверджений і актуалізований бюджети.

Способів і методик аналізу виконання бюджету досить багато. Можуть порівнюватися абсолютні (рублі, інша валюта, товарні одиниці) і відносні (коефіцієнти, відсотки) показники. Відхилення обчислюються між показниками, запланованими на конкретний період, і по відношенню до якого-небудь базового періоду. Визначається і аналізуватися питома вага окремих статей в кінцевому показнику, проводитися порівняльний аналіз на основі аналогічних цифр по схемам ведення бізнесу компаніях. Всі ці види аналізу, як правило, доповнюють один одного і дозволяють отримати найбільш повну картину причин відхилень фактичної фінансової ситуації в компанії від запланованої.

Використання системи БІТ.ФІНАНС для автоматизації фінансового планування дозволить ефективно здійснювати контроль виконання бюджетів, аналізувати причини виникнення відхилень з деталізацією їх до первинного документа, оперативно актуалізувати і коригувати бюджетні дані, і тим самим значно полегшить прийняття управлінських рішень на будь-якому етапі бюджетного процесу.