Класифікація кадрових документів
Трудові відносини працівника і роботодавця регулюються ТК РФ. Для оформлення (документування) трудових відносин призначена кадрова документація.
? Що таке "документація по особовому складу"? Які документи відділу кадрів слід в неї включати?
Спочатку термін "документація по особовому складу" означав документи, що відображають дані власне особового складу установи, т. Е. Його трудового колективу. В документи з особового складу включали різноманітну за видами, різновидам і обсягами організаційно-розпорядчих та звітно-статистичну документацію по кадрам.
Поступово коло таких документів став переростати межі колишнього розуміння терміна "документація по особовому складу". З розширенням функцій кадрової служби розширився і коло кадрових документів.
В даний час кадрову документацію складають документи, що відображають функції кадрової служби. На рис. 1 представлена система кадрової документації.
Існує кілька нормативних документів, що закріплюють склад кадрової документації. Так, у Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій із зазначенням строків зберігання, затв. Росархивом 06.10.00, визначено наповнення документації по особовому складу. Це різні види документів, що відображають питання прийому, переміщення, звільнення і обліку працівників, а також їх нагородження, атестації, кваліфікації. До них відносяться і інші документи, які характеризують правові, трудові та інші взаємини окремих осіб з державними та іншими організаціями, підтверджують трудовий стаж, оплату праці, зміни в посадовому і соціально-правове становище працівників, отримання освіти учнями і т. Д.
Мал. 1. Система кадрової документації
Варто зазначити, що кадрові документи реалізують не тільки основну функцію управління, а й цілу систему функцій, що пов'язано з полуфункціональностью кадрового документа.
Так, юристи класифікують кадрову документацію з інформаційного призначенням (виділяючи зміст інформації):
- планова;
- облікова;
- фінансова і т. Д.
Крім того, документи розрізняють по їх здатності виступати в ролі правового акта. Наприклад, наказ, з одного боку, засвідчує, підтверджує наявність юридичного факту укладення, зміни або припинення трудового договору, т. Е. Є розпорядчим документом. З іншого боку, наказ реєструє цей факт, а отже, виступає в ролі первинного облікового документа і породжує технологічний ланцюжок облікових і звітних кадрових документів. Тому наказ по особовому складу як вид документа може бути одночасно віднести як до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), але і до уніфікованої системи первинної облікової документації (УСПУД).
У таблиці 1 представлені документи з особового складу, що увійшли в систему УСОРД.
Таблиця 1
Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації
У таблиці 2 представлені документи з особового складу, що увійшли в систему УСПУД.
Таблиця 2
Уніфікована система первинної облікової документації
Зверніть увагу!
5 січня 2004 прийнято постанову Держкомстату Росії № 1, яким затверджено уніфіковані форми первинної облікової документації
з обліку праці та її оплати, в зв'язку з чим постанова Держкомстату Росії
від 06.04.01 № 26 визнано таким, що втратив силу
Слід зазначити, що при створенні кадрових документів УСОРД і УСПУД було порушено одне з основних вимог уніфікації - однократность і однаковість. Це призвело до того, що в Класифікація управлінської документації ОК 011-93 (ОКУД), затв. постановою Держстандарту Росії від 30.12.93 № 299, відбувається дублювання номіналів кадрових документів УСОРД і кадрових документів УСПУД. Постановою Держкомстату Росії від 06.04.01 № 26 затверджено форми документів з особового складу, що увійшли в систему первинної облікової бухгалтерської документації, а частина документів залишилася в системі організаційно-розпорядчої документації.
Останнім часом простежується тенденція оновлення змісту традиційних кадрових документів. Наприклад, все частіше автобіографія замінюється резюме. Особливістю даного документа є виклад відомостей про освіту та трудової діяльності в зворотному порядку, починаючи з цього моменту. У резюме здобувачем можуть бути вказані будь-які додаткові відомості про професійні навички, додаткових спеціальностях, передбачуваному заробіток.
До документації з особового складу умовно можна віднести і особисті доручення, які видаються від імені працівника (довірителя), на отримання зарплати та інших виплат, пов'язаних з трудовими відносинами.
До документів з особового складу відносяться і ті, які входять до особової справи, а також трудові книжки працівників.
Створення кадрових документів на основі межсистемной уніфікації дозволяє не тільки розкрити її можливості, але і створити в майбутньому єдину оптимальну систему документації по кадрам.
Що таке "документація по особовому складу"?Які документи відділу кадрів слід в неї включати?