Внутрішній опис документів в особовій справі працівника

1. Для чого потрібна опис
2. Зразок опису документів в особовій справі працівника

Опис документів в особовій справі працівника - зразок її ви знайдете в нашій статті. Це вкладиш, де перераховані документи, вкладені в папку з особистою справою, зібрану індивідуально для кожного співробітника. Як скласти опис і в чому вона допоможе кадровику, читайте нижче.

фото:

Для чого потрібна опис

Зразок опису документів в особовій справі працівника

Для чого потрібна опис

Опис являє собою зміст якоїсь справи, перелік документів, зібраних на основі хронології. За ним попередньо можна скласти певний портрет особистості працівника.

Особиста справа формується:

• на кадетів, курсантів;
• держслужбовців (цивільних, співробітників правоохоронних органів, служби МНС і т. п.);
• військовослужбовців;
• працівників підприємств, де є секретні цеху (зокрема, оборонно-промислового комплексу).

Особові справи в установах і органах, де служать зазначені категорії працівників, ведуться відповідно до правил, встановлених відомчими актами (наприклад, наказом ФСТ РФ «Про затвердження Положення ...» від 07.11.2008 № 441-к).

Питання, вести чи ні особисті справи в інших організаціях, залишається на їх розсуд. Якщо прийнято позитивне рішення, всі деталі оформлення справи на працівника, в тому числі яким чином складається опис, якщо вона є, затверджуються в локальному акті підприємства.

Особиста справа працівника включає:

• його автобіографію;
• заповнену анкету;
• заява про прийом на роботу;
• характеристику з попереднього місця роботи;
• копії дипломів про освіту та інших документів, що вкладаються в папку при оформленні на роботу.

Поки людина працює, його особиста справа доповнюється відомостями про заохочення, стягнення, службовими записками, результатами атестації і т. П.

При кожного опису документа в опис вноситься відповідний запис, тим самим вибудовується хронологія інформації.

Таким чином, в особовій справі містяться оригінали і копії документів, про що робиться відповідна відмітка в описі.

Зразок опису документів в особовій справі працівника

Особиста справа і, відповідно, опис заповнюються весь час, поки працівник числиться в організації.

Для кожного документа рекомендується вказувати в описі:

• його дату і номер;
• назва;
• номер листа в особовій справі;
• є документ оригіналом або копією.

Опис засвідчується підписом її упорядника із зазначенням дати складання.

При звільненні працівника його особиста справа відправляється в архів. Воно закінчується заявою про звільнення або іншим документом, де вказана причина звільнення, а також копією відповідного наказу.

Перед передачею особової справи в архів в опису:

• порожні поля перекреслюються буквою Z;
• робиться запис про загальну кількість документів і сторінок;
• ставиться підпис відповідального співробітника відділу кадрів (обов'язково вказується його посада і П.І.Б.) і дата здачі в архів.

Завантажити зразок опису документів в особовій справі працівника можна тут: Зразок опису до особової справи .

Отже, особиста справа містить комплект документів щодо співробітника, що вкладаються в міру їх надходження, т. Е. В хронологічному порядку. Внутрішній опис дозволяє дотримуватися зазначений порядок. У ній коротко відображені всі наявні в особовій справі документи, їх кількість, розташування всередині папки зі справою.

Автор: RusЮріст